Schneider Electric

Beschleunigung von Prozessen über alle Geschäftsbereiche hinweg 

PROBLEM

Um seine führende Position im Bereich Energiemanagement zu halten und auszubauen, musste Schneider Electric bei der Verwaltung von Unternehmensprozessen flexibler werden. Außerdem war die Sicherstellung von Daten-Governance und -Sicherheit für eine über den ganzen Globus verteilte Belegschaft nötig. 

 

LÖSUNG

Die Verwaltung von Lieferantenbestellungen, rechtliche Abwicklungsprozesse, die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Lieferkettenprozesse werden komplett über Box abgewickelt. Die Vertriebsteams können nun unterwegs auf Dokumente zugreifen und Box in Kombination mit DocuSign für das Unterzeichnen von Verträgen nutzen.

Die IT-Abteilung hat die Unternehmensdaten mit granularen Zugangsberechtigungen, Inhaltskontrollen und der Verwendung von Freigabelinks weiterhin fest im Griff.  

 

ERGEBNIS

Schneider Electric hat seine Markteinführungszeit beschleunigt und zudem die Produktivität erhöht. Die Zykluszeiten in den Bereichen Vertrieb, Lieferantenbestellungen, rechtliche Abwicklungsprozesse, die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Lieferkettenmanagement konnten drastisch reduziert wurden. Zudem sorgt das Sichern und Verwalten von Inhalten in Box für weniger Risiken. 

Weltweit gesehen werden bis zum Jahr 2050 rund 2,5 Millionen mehr Menschen von außerhalb in die großen Städte zuwandern. Unser globaler Energieverbrauch wird sich wahrscheinlich um mehr als 50% erhöhen. Dieser gigantische Trend hin zur Urbanisierung und der Klimawandel, der wie ein Damoklesschwert drohend über uns hängt, verlangen nach energieeffizienten Lösungen. Die Energiemodelle ändern sich. Innovationen rund um erneuerbare Energien und lokale Microgrids kommen auf. Parallel dazu sorgen rasante Fortschritte im Internet of Things (IoT) für neue, zukunftsorientierte Möglichkeiten in der Energiebranche.

Schneider Electric ist auf diesem Gebiet schon seit langem einer der Innovatoren und führt die digitale Transformation der Energiewirtschaft und Automatisierung an. Das globale Unternehmen revolutioniert die Branche durch seine IoT-fähigen EcoStruxure™-Lösungen. Einer der Leitsätze des Unternehmens: Life is On™ – ein Leben voller Energie, für alle, jeden Tag. EcoStruxure™ bietet Software und Dienstleistungen, die den Kunden von Schneider Electric helfen, ihre Abläufe und ihren Energieverbrauch optimal zu verwalten – und das von den einfachsten Schaltern bis hin zu komplexen operativen Systemen.

Doch um solche Initiativen zu ermöglichen, muss Schneider Electric auch intern innovativ handeln. Mit einer Belegschaft von über 142.000 Mitarbeitern in über 100 Ländern werden hier Tools benötigt, die eine schnelle und sichere Zusammenarbeit im gesamten Unternehmensnetzwerk ermöglichen.

Arindam Sen, Senior Vice President of Digital Employee Experience bei Schneider Electric, fokussiert sich auf die Umsetzung der digitalen Transformation und leitet sämtliche Initiativen, die in irgendeiner Weise mit der Optimierung von Arbeitsprozessen der Mitarbeiter zu tun haben. Die Transformation der Mitarbeitererfahrung für alle im Unternehmen begann 2012 mit der Bereitstellung von Box, doch das war erst der Anfang. 

Schneider Electric

"Wenn man den aktuellen Status mit dem Zeitraum von vor drei bis vier Jahren vergleicht, hat man es jetzt mit einer völlig anderen Welt zu tun – und das nicht nur in Bezug auf die digitalen Veränderungen. Auch die Menschen haben aus technologischer Sicht eine enorme Transformation durchlaufen." 

Arindam Sen, Senior Vice President of Digital Employee Experience, Schneider Electric

 

Digitalisierte Prozesse für bessere Contentbearbeitung

Im gleichen Maße wie sich Energie effizient durch Systeme bewegen muss, ist es auch bei Inhalten. Die Umstellung auf Box war notwendig, da das vorherige System nicht mehr leistungsfähig genug war. Die Dateien wurden auf gemeinsamen Laufwerken gespeichert und per E-Mail ausgetauscht. Das ursprüngliche Systeme bot keinerlei Flexibilität und auch eine Umsetzung einer Mobile-First- oder Cloud-First-Strategie war damit nicht möglich.

Früher speicherte das Unternehmen 80% seiner Inhalte lokal. Mit Box befinden sich nun 90% des Contents in der Cloud. Über 142.000 Mitarbeiter von Schneider Electric nutzen Box aktiv sowie 100.000 externe Nutzer im erweiterten Ökosystem. Die Einführung wurde durch die Integration von Box und Office 365 unterstützt. Jetzt ist ein einfaches Erstellen, Öffen, Bearbeiten sowie der Austausch von und die Zusammenarbeit an Microsoft-Dateien direkt in Box möglich. 

 

„Die Integration von Box und Office 365 wird bei uns über das gesamte Unternehmen hinweg intensiv genutzt. Sie gehört zu den meist verwendeten Integrationen bei Schneider Electric.“

Arindam Sen, Senior Vice President of Digital Employee Experience, Schneider Electric
 

Generell hat Box dem Unternehmen intuitivere, optimiertere Unternehmensprozesse ermöglicht. Zum Beispiel ist die Erstellung von Angebotsanfragen für Projektmanager normalerweise aufwendig, da sie Zahlen aus verschiedenen Quellen in einem Dokument zusammentragen müssen. Box erleichtert die Kommunikation und die Freigabe verschiedener Dateitypen für Anbieter außerhalb des Unternehmens. Die Vertriebsteams können bei Kundenterminen auf Präsentationen und Marketingmaterial zugreifen, ohne die Dateien im Vorfeld herunterladen zu müssen. Die detaillierten Zugriffberechtigungsstufen sorgen dabei für die notwendige Sicherheit und den Schutz der Daten.

Zudem hat Box Schneider Electric dabei unterstützt, zahlreiche papierbasierte Prozesse zu digitalisieren, darunter faxbasierte Lieferantenbestellungen, rechtliche Abwicklungsprozesse, die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und viele Lieferketten-Anwendungsfälle. All das geht nun schneller von der Hand. Mit Box als Content-Ebene und kohäsiven Prozessen hat Schneider Electric jetzt einen konsistenten Überblick über das unternehmenseigene Ökosystem, das 207 Werke in 44 Ländern umfasst.

 

Best-of-breed-Ansatz für APIs und Integrationen

Arindam Sen arbeitet sehr eng mit Elizabeth Hackenson, CIO bei Schneider Electric zusammen, die die Verantwortung für die Ganzheitlichkeit der Technologie-Vision des Unternehmens innehält. Als großes Unternehmen mit einer langen Geschichte verfügt Schneider Electric über viele technologische Altsysteme und obsolete Prozesse. Elizabeth Hackenson dazu: „Wir haben diesen Monolithen selbst erschaffen. Im digitalen Zeitalter sehen wir nun, dass wir diesen Monolithen auflösen können, indem wir Best-of-breed-Anwendungen über APIs für uns nutzen.“

Schneider Electric arbeitet besonders eng in punkto Integrationen mit Box zusammen. Über gemeinsame Schnittstellen werden jetzt sowohl Box-Applikationen wie auch unternehmenseigene Anwendungen von Schneider Electric genutzt. „Wir nutzen Box intensiv – im gesamten Unternehmen“, erklärt Elizabeth Hackenson. Jetzt können die Benutzer ihre Inhalte direkt aus ihren bevorzugten Anwendungen wie Salesforce und Office 365 über Box austauschen bei gleichzeitiger Wahrung der Governance und brauchen Daten nicht mehr über ungesicherte Emails hin und her schicken.

Da Unternehmen wie Schneider Electric zahlreiche Verträge abschließen, war auch die Integration von Box mit DocuSign eine wahre Offenbarung. Unmengen an Papier und manuelles Unterzeichnen gehören nun der Vergangenheit an; der gesamte Unterzeichnungsprozess läuft elektronisch über DocuSign. 

 

„Wir wollen innovativ sein. Unsere Kunden und Partner erwarten das von uns. Wir müssen immer ganz vorne mit dabei sein und deshalb haben wir uns für Box entschieden.“

 Elizabeth Hackenson, CIO, Schneider Electric

Der richtige Ansatz, um Änderungen innerhalb einer vielschichtigen Belegschaft anzugehen.

Heute sind Box und die verschiedenen Integrationen im täglichen Geschäft von Schneider Electric nicht mehr wegzudenken. Aber der Weg hin zum Cloud Content Management, so Arindam Sen, glich einer transformativen Reise, bei der einige Vorbereitungen notwendig waren, um die Bedürfnisse und demografischen Unterschiede der verschiedenen Benutzergruppen umfassend zu berücksichtigen. Oft wird die Millenium Generation in Unternehmen als Motor und Stütze der heutigen Belegschaft gesehen. Bei Schneider Electric, so Arindam Sen, gehören aber ca. 60% der Angestellten der Generation Babyboomer oder X,Y,Z an. Es gibt also verschiedene Benutzertypen, die bei technischen Änderungen entsprechend unterschiedlich reagieren. Die einen fangen ohne Berührungsängste an, in der neuen digitalen Umgebung zu arbeiten, und für andere stellt dies ein wahrer Paradigmenwechsel dar.

Schneider

Arindam Sen und sein Team verfolgen beim Changemanagement einen aktiven, aber gleichzeitig behutsamen Ansatz. An großen Standorten werden persönliche Schulungen abgehalten, um die Eingewöhnung zu unterstützen; außerdem werden videobasierte Schulungen und soziale Kanäle genutzt, um Mitarbeiter direkt einzubeziehen und mit ihnen zu kommunizieren. „Je mehr Dialog besteht, desto mehr beteiligen sich die Leute auch“, erklärt er. Schulungen werden oft auf fortlaufender Basis angeboten, damit interessierte Mitarbeiter sich noch intensiver in Box einarbeiten können.

 

Umfangreiche Governance für das Content-Ökosystem

Dass Box mit Beigeisterung angenommen wird ist die eine Sache, die hochwertige Data Governance eine andere. Als cloudbasierte Lösung ist Box plattformunabhängig. Dadurch konnte die IT-Abteilung Box schnell und einfach bereitstellen und dabei die volle Kontrolle über sämtliche Unternehmensdaten beibehalten. Die Mitarbeiter von Schneider Electric können Dateien sicher über einen einfachen Link oder eine benutzerdefinierte URL freigeben. Die Inhalte sind kennwortgeschützt. Durch die granulare Kontrolle über die Zugriffberechtigungsstufen kann die IT-Abteilung sensible Daten schützen. Wenn ein Mitarbeiter versehentlich eine Datei an die falsche Person sendet, kann dies ganz einfach rückgängig gemacht werden. Mit den Auditing- und Nachverfolgungsfunktionen in Box kann das IT-Team von Schneider Electric die Aktivitäten aller Benutzerkonten und Dateien nachvollziehen. 

Für Arindam Sen ist Governance ein universelles Anliegen, kein anwendungsbezogenes. In Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung hat er konsistente Inhaltsrichtlinien zusammengestellt. Arindam Sen konnte außerdem Sicherheitsfunktionen etablieren, darunter eine Einschätzungsmöglichkeit der Vertrauenswürdigkeit von Geräten, Multi-Faktor-Identifikation und einen Automatisierungsprozess, der sofort aktiviert wird, nachdem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Dateien, die früher einfach verloren gegangen wären, werden jetzt dem entsprechenden Managern zugewiesen, sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Nichts geht mehr verloren.

 

Die zukünftigen Innovationen der Energiebranche 

Auch in Zukunft wird Schneider Electric Best-of-breed-Lösungen auswählen und prüfen, wie mit Hilfe von Metadaten Inhalte aus Dateien extrahiert werden können. Außerdem ist man gespannt, welche weiteren Automatisierungsfunktionen, die Box bietet, im Unternehmen genutzt werden können. „Wir sind schon seit langer Zeit treuer Kunde von Box“, erklärt Arindam Sen. „Wir begleiten Box bereits seit seinen Anfängen bis heute. Das ist alles ziemlich spannend. Ich freue mich schon darauf, herauszufinden, wie wir Box noch besser nutzen können.“

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