Amteck recurrió a la nube para respaldar el crecimiento rápido y la fuerza laboral colaborativa

Amteck es una empresa de propiedad privada que se dedica a la ingeniería eléctrica y contratación y que posee más de 700 empleados en oficinas y lugares de trabajo en todo Estados Unidos. Durante los últimos 4 años, ha duplicado sus ingresos gracias al crecimiento y a una serie de adquisiciones. Actualmente, se prepara para volver a duplicarlos durante los próximos dos años.

 

Amteck utilizaba un Servidor SharePoint, el cual personalizó en función de sus necesidades de gestión de documentos. Durante su acelerado crecimiento, quedó claro que este servidor ya no satisfacía las necesidades de la empresa. Las aplicaciones diferentes, la falta de interconectividad, las dependencias manuales y los altos costos de personalización colaboraban en que fueran muy engorroso gestionar sus 8 TB de datos.

 

Además, Amteck estaba evaluando el uso de sistemas ERP en la nube con el fin de respaldar el rápido crecimiento proyectado para los próximos años. Para decidirse por un proveedor de ERP, buscaron la mejor manera de satisfacer sus necesidades de gestión de documentos con API nativas que además se integraran con el sistema ERP elegido. 

 

Los obstáculos de Amteck: SharePoint en línea, registros de auditoría y ransomware

 

Cuando decidió cambiarse a un sistema ERP en la nube, Amteck comenzó a evaluar sistemas de gestión de documentos que se integraran fácilmente con otros sistemas y ofrecieran la seguridad necesaria. Si bien, en un principio, pensaron en trasladar su entorno SharePoint desde el lugar donde residía a Office365, pronto descartaron esta opción por ser inviable. Esto se debió a la dotación de recursos y a la personalización necesarias para integrar la solución con su cuenta en las instalaciones y con su software de recuento de trabajos.

 

"Eran muchos los obstáculos que debíamos superar", señaló Drew Phillips, director de TI en Amteck. "SharePoint se centra más en la programación de lo que buscábamos. Necesitábamos un sistema más innovador, que no requiriera un alto nivel de personalización".

 

Durante este período, el equipo de TI de Amteck debió enfrentar dos situaciones desafortunadas que llevaron a determinar las características clave que debía tener el sistema nuevo. 

 

Hombre trabajando

 

En primer lugar, los empleados de TI se dieron cuenta de que sus registros de auditoría no estaban configurados correctamente en los servidores durante el proceso de detección de un cliente. Esto significaba que no podían darse cuenta cuándo los elementos cambiaban ni identificar quién los cambiaba.

 

En segundo lugar, Amteck sufrió un ataque de ransomware después de que un usuario abriera un archivo que causó la propagación del virus a todas las unidades asignadas en la red. Para cuando lograron identificar el problema, casi 150 000 archivos ya habían resultado afectados. Mientras corregían la situación con archivos de respaldo, quedó en evidencia que necesitaban una sólida estrategia de recuperación ante desastres.

 

"Albergamos nuestros propios datos, de manera que la recuperación ante desastres, y todo lo que ella involucra, depende de nosotros", contó Phillips. "Si migramos a la nube e implementamos nuestro sistema ERP, resolveríamos el problema".

 

Implementación de una solución flexible y segura

 

El equipo de TI de Amteck buscaba potenciar su función y tener un rol integral en la misión de la empresa, en lugar de dedicarse exclusivamente a tareas administrativas de programación, personalización y mantenimiento. Para lograrlo, necesitaban una mejor solución de gestión de documentos que no requiriera niveles altos de mantenimiento y personalización.

 

Amteck implementó un programa piloto de Box para 40 usuarios. Este fue el primer paso de un enfoque por fases para reemplazar y modernizar su solución de gestión de contenido empresarial (ECM). Seis meses después, implementaron la solución para toda empresa luego de darse cuenta de que Box ofrecía la flexibilidad y la seguridad necesarias, como por ejemplo:  

  • Funciones de seguridad para el usuario final, como permisos de carpetas y colaboración externa
  • Control administrativo centralizado con un análisis claro que permite visualizar quién accede a qué y cuándo
  • Control corporativo y retenciones legales que simplifican la gestión y retención de documentos, así como las solicitudes de detección electrónica 

 

"El proceso de retención y detección legal fue un factor determinante, y Box Governance es clave. Después de lo que tuvimos que vivir con ese litigio, no nos quedó ninguna duda de que era la opción correcta".

- Drew Phillips, director de TI, Amteck

 

Con las API abiertas, Amteck también puede integrar su sistema ERP en la nube con un mínimo nivel de configuración y personalización. Box se encarga del almacenamiento, la gestión de documentos y la colaboración externa, en tanto que ERP se encarga de la planificación de recursos empresariales: contabilidad, nómina, A/P, adquisiciones y CRM.

 

Ahorros anuales de $100 000, con posibilidad de aumentarlos

 

"Nuestra estrategia de gestión de contenido se convirtió en una estrategia de nube", señala Phillips. Como resultado de la migración a Box, el equipo de TI de Amteck pudo satisfacer con mayor facilidad tanto las necesidades de TI como las de los empleados. Ahora, el departamento de TI puede disfrutar de seguridad y control de acceso centralizados, así como de una experiencia en gestión de documentos y control corporativo mejor y más simple. En el caso de los empleados, se ha optimizado el trabajo en equipo, la colaboración externa y el uso compartido móvil de archivos. 

 

Phillips se siente muy entusiasmado porque "Amteck ahorrará $100 000 un año después de reemplazar los servidores SharePoint y eliminar costos de mantenimiento de equipos y tarifas de licencia". Después de poner en marcha la solución ERP, podrán migrar todos los datos restantes. A medida que Amteck simplifica su base tecnológica, sus ahorros continuarán aumentando.

 

Durante su transición a Box, Amteck se dio cuenta de que planificar para el largo plazo, adoptar nuevos procesos y seguir optimizando su enfoque de la tecnología son clave para que la empresa tenga éxito, tanto ahora como en el futuro.