St. Joseph Health

El sistema de atención médica adopta Box, que cumple con la ley HIPAA, para reducir riesgos y mejorar las prestaciones

Una plataforma segura de uso compartido y colaboración
 

St. Joseph Health (SJH) es un sistema de atención médica católico que administra 16 instalaciones en California, Texas y Nuevo México. SJH, con más de 2400 empleados, ofrece una variedad de servicios de atención médica, incluidos hospitales de cuidados intensivos, atención médica domiciliaria, servicios de rehabilitación, clínicas de atención primaria y programas de bienestar comunitario.

Con sede en Irvine, California, St. Joseph Health compartía información de manera rutinaria en sus 10 comunidades y 3 regiones diferentes. Los sistemas tradicionales de uso compartido de archivos, como servidores de archivos, servicios de gestión de documentos en las instalaciones y herramientas de uso compartido de archivos no autorizados, no resultaban seguros ni efectivos para SJH.

St. Joseph Health necesitaba una solución que permitiera a los empleados compartir archivos y colaborar libremente, pero que además satisficiera sus estrictas necesidades de cumplimiento. SJH también buscaba una solución que se integrara fácilmente en sus servicios existentes basados en la nube, como Salesforce y Workday, y que le permitiera crear sus propias soluciones personalizadas a través de una infraestructura de API abierta.

"Liberar los datos, compartirlos y aplicarlos de forma segura en la nube", explica Bill Russell, director de información de St. Joseph Health. Ese era un plan audaz e innovador, y Box estaba a la altura del desafío.

Sellar las brechas de seguridad y mejorar la movilidad
 

El principal desafío de St. Joseph Health era compartir contenido dentro de las instalaciones y entre ellas y, al mismo tiempo, sellar las posibles brechas de seguridad en el uso compartido de la información médica protegida (PHI). Además, SJH debía ponerle fin a la dependencia que tenían los empleados en modos no seguros de uso compartido de archivos, como unidades USB, servicios gratuitos de uso compartido de archivos personales y archivos adjuntos de correo electrónico.

Esto no solo presentaba riesgos de seguridad, sino que hacía que los datos no estuvieran disponibles para todos los departamentos y socios externos. SJH también usaba servidores de archivos en las instalaciones que hicieron que la búsqueda de información fuese lenta y difícil, y la solución de VPN limitada que tenían imposibilitaba el acceso a los archivos de trabajo desde ubicaciones remotas.

St. Joseph Health también quería aumentar la movilidad, mediante la habilitación del acceso seguro a los archivos en dispositivos móviles. SJH creía en la importancia de la tecnología móvil y, en consecuencia, quería proporcionar esta misma movilidad a todos sus empleados.

"Con Box, puedes obtener todos tus datos en tiempo real, desde cualquier dispositivo", señaló David Baker, vicepresidente de TI de St. Joseph Health. "Es increíblemente rápido y puedes habilitar el trabajo en equipo de inmediato, incluso desde tu teléfono".

Box en todos los dispositivos

 

Una solución que cumple con HIPAA
 

Al centralizar los datos en una única plataforma de gestión de contenido de fácil acceso, Box permitió a los empleados de St. Joseph Health acceder de forma sencilla y segura a la información, en cualquier dispositivo. Dado que Box cumple con la ley HIPAA, toda la PHI estaba protegida y SJH no necesitaba una solución adicional para satisfacer sus necesidades de cumplimiento.

Como principio estándar, Box ejecuta los Acuerdos de asociados comerciales (BAA) de HIPAA y encripta los datos en tránsito y en reposo. Box también ofrece sólidos niveles de permiso de acceso y registros de auditoría, algo esencial para que SJH pueda garantizar que se proteja su contenido y propiedad intelectual.

Asimismo, Box permitió a los empleados crear, sin dificultad, espacios de trabajo seguros y de colaboración con partes externas. Los médicos, proveedores y otros socios pudieron cargar archivos y comunicarse más rápido, lo cual mejoró el nivel de atención brindada a los pacientes.

Mejora de la eficiencia y eliminación de futuros riesgos
 

Después de solo 5 meses, St. Joseph Health implementó más de 9000 usuarios en 14 hospitales de cuidados intensivos y 150 instalaciones ambulatorias. Box fue fácil de instalar y requirió poco mantenimiento en términos de soporte: una gran mejora con respecto a los otros sistemas de TI de salud de SJH, que solían tardar varios años en implementarse por completo.

Box fomentó una colaboración más estrecha entre los empleados y mejoró la calidad del trabajo entre los centros de atención. Los empleados pudieron compartir documentos, hacer comentarios, crear y aprobar trabajos en Box, lo cual les permitió ahorrar tiempo y eliminar la necesidad de buscar correos electrónicos y archivos adjuntos.

Además, Box le dio la posibilidad a St. Joseph Health de dejar de usar gradualmente todas las unidades de redes personales. Mediante las API de Box, el equipo de SJH integró Box en los 3 portales que ofrece: Staff Hub, Clinical Hub y Patient Hub. El personal interno utiliza estos portales como intranets, junto con Box que vincula documentos importantes dentro de ellos.

St. Joseph Health calcula que Box le permitió ahorrar a la compañía millones de dólares, gracias a la protección contra posibles filtraciones de datos. Box le permitió a SJH dejar de usar herramientas no autorizadas de almacenamiento y uso compartido y, al mismo tiempo, mejoró el acceso a la información y a los archivos de pacientes.

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