Amteck se tourne vers le cloud pour appuyer une croissance rapide et la collaboration du personnel 

Amteck est une entreprise privée d'ingénierie et de sous-traitance en électricité qui emploie près de 700 personnes dans des bureaux et des chantiers à travers les États-Unis.  Au cours des 4 dernières années, ses revenus ont doublé grâce à une forte croissance et à une série d'acquisitions.  L'entreprise est aujourd'hui prête à doubler une fois de plus ses revenus sur les deux prochaines années. 

 

Amteck utilisait un serveur SharePoint personnalisé pour répondre à ses besoins en gestion de documents.  Du fait d'un développement rapide, il est devenu clair que ce serveur ne pouvait plus suivre la croissance de l'entreprise.  Avec des applications disparates, un manque d'interconnectivité, une dépendance manuelle et des coûts de personnalisation élevés, la gestion de ses 8 To de données est devenue un processus fastidieux. 

 

En parallèle, Amteck étudiait des systèmes ERP dans le cloud, capables de supporter la croissance rapide attendue pour les prochaines années.  Après avoir réduit ses recherches à un fournisseur ERP, l'entreprise a cherché le meilleur moyen de prendre en charge la gestion de ses documents avec des API natives qui pourraient s'intégrer au système ERP choisi.  

 

Obstacles rencontrés par Amteck : SharePoint Online, le suivi des vérifications et les ransomware 

 

En plus de sa recherche d'un système ERP dans le cloud, Amteck avait commencé à évaluer des systèmes de gestion de documents qui pourraient s'intégrer facilement avec d'autres systèmes et apporter la sécurité nécessaire.  Dans un premier temps, l'entreprise avait pensé migrer son environnement SharePoint sur site vers Office 365, mais elle a rapidement renoncé à cette idée, car ce n'était pas une option viable.  Cela était dû aux ressources et à la personnalisation requises pour l'intégration avec ses comptes existants sur site et son logiciel de calcul du nombre d'emplois. 

 

« Il y avait trop d'obstacles à surmonter, déclare Drew Phillips, directeur informatique chez Amteck.  SharePoint est plus centré sur la programmation que ce que nous recherchons.  Nous voulions un meilleur système prêt à l'emploi qui ne nécessitait pas une personnalisation trop importante ». 

 

Au cours de cette même période, l'équipe informatique d'Amteck faisait face à deux situations problématiques qui ont mis en lumière les fonctionnalités essentielles dont elle avait besoin pour son prochain système.  

 

Employé travaillant 

 

Tout d'abord, lors de son processus de découverte pour un client, l'équipe informatique s'est aperçue que son suivi des vérifications n'était pas bien configuré à travers l'ensemble des serveurs.  Elle n'était donc pas en mesure de savoir quand les éléments avaient été modifiés et par qui. 

 

Ensuite, Amteck a été victime d'un ransomware après qu'un utilisateur a ouvert un fichier, provoquant une faille à travers l'ensemble des disques répertoriés sur le réseau.  Lorsque le problème a été constaté, près de 150 000 fichiers étaient concernés.  Bien que le problème ait été résolu à l'aide de fichiers de sauvegarde, il était clair qu'une solide stratégie de reprise après sinistre était nécessaire. 

 

« Nous hébergeons nos propres données, donc faire face à une reprise après sinistre et tout ce que cela implique repose sur nous, déclare Drew Phillips. Avec une migration vers le cloud associée à notre système ERP, cela serait pris en charge ». 

 

Déploiement d'une solution flexible et sécurisée 

 

L'équipe informatique d'Amteck voulait développer son rôle et s'intégrer à la mission de l'entreprise au lieu de simplement s'occuper des tâches de back-office comme la programmation, la personnalisation et la maintenance.  Pour ce faire, elle avait besoin d'une meilleure solution de gestion des documents qui ne nécessite pas un haut niveau de maintenance ou de personnalisation. 

 

Amteck a déployé un programme pilote Box auprès de 40 utilisateurs, la première étape d'une approche en plusieurs phases visant à remplacer et moderniser sa solution de gestion de contenu de l'entreprise (ECM).  Six mois plus tard, elle l'a déployé à l'échelle de l'entreprise, comprenant que Box offrait la flexibilité et la sécurité nécessaire, avec notamment :  

  • des fonctions de sécurité au niveau de l'utilisateur final, comme les autorisations de dossier et la collaboration externe 
  • un contrôle d'administration centralisé avec des données analytiques qui indiquent qui accède à quoi et quand 
  • une gouvernance et une conservation légale qui simplifient la gestion des documents, la conservation et les requêtes de recherche électronique  

 

« Le processus de conservation légale et de recherche est un facteur clé, et Box Governance est essentiel.  Après ce que nous avons vécu et ce litige, c'était une évidence ». 

Drew Phillips, directeur informatique, Amteck 

 

Grâce aux API ouvertes, Amteck peut également intégrer son système ERP dans le cloud avec seulement une configuration et une personnalisation minimales.  Box fonctionnerait comme un système de stockage, de gestion de documents et de collaboration externe, et le système ERP serait un outil de planification des ressources : comptabilité, salaires, créances, achats et CRM. 

 

Économies annuelles de 100 000 $ et possibilité de faire plus 

 

« Notre stratégie de gestion de contenu est devenue une stratégie basée sur le cloud », affirme Drew Phillips.  Suite à l'adoption de Box, l'équipe informatique d'Amteck peut plus facilement répondre aux besoins informatiques et des employés.  Au niveau de l'informatique, la sécurité et le contrôle d'accès sont centralisés, la gestion des documents et l'expérience de gouvernance sont plus simples et plus efficaces.  Au niveau des employés, cela se traduit par une amélioration de la collaboration en équipe et en externe, ainsi que du partage de fichiers sur mobile.  

 

Drew Phillips est ravi qu'« Amteck puisse économiser 100 000 $ par an après avoir remplacé les serveurs SharePoint et supprimé les coûts de maintenance des équipements, ainsi que les droits de licences ». Une fois la solution ERP lancée, le reste des données sera migré.  À mesure qu'elle continue à simplifier ses piles technologiques, les économies réalisées par Amteck vont continuer à augmenter. 

 

Tout au long de sa transition vers Box, Amteck a appris que prévoir pour le long terme, adopter de nouveaux processus et continuer d'améliorer son approche de la technologie aide l'entreprise à réussir, aujourd'hui et pour le futur.