Klauzula informacyjna Box

Ze skutkiem od 5 października 2026 r.firma Box, Inc. oraz jej spółki zależne (łącznie “Box”, “my”, “nas” lub “nasze”) zaktualizowały Zasady zachowania prywatności firmy Box („Zasady zachowania prywatności”).

Informacje ogólne

Box szanuje prawo Użytkowników do prywatności i zdaje sobie sprawę, jak ważna jest ochrona dotyczących ich informacji. Jesteśmy dostawcą platformy do zarządzania treścią w chmurze, a nasze produkty ułatwiają ludziom dzielenie się pomysłami, współpracę oraz usprawniają ich pracę. W niniejszej Klauzuli Informacyjnej wyjaśniono, w jaki sposób Box zbiera, przechowuje, wykorzystuje, ujawnia i przekazuje informacje (w tym dane osobowe zgodnie z definicją zawartą w RODO), oraz przedstawia dostępne Użytkownikom możliwości wyboru w odniesieniu do ich danych osobowych. Niniejsza Klauzula Informacyjna dotyczy informacji zbieranych, wykorzystywanych lub udostępnianych przez Box podczas wchodzenia przez Użytkowników na nasze strony internetowe lub korzystania przez nich z naszych produktów, aplikacji mobilnych lub usług (zwanych łącznie „Usługami Box”), w tym podczas udziału w wydarzeniach organizowanych przez Box lub w trakcie innych interakcji z nami.

 

Konta biznesowe

W przypadku, gdy Użytkownik korzysta z Usług Box w ramach firmy, podmiotu lub organizacji non-profit (zwanych łącznie „Organizacją”), które zawarły z Box umowę, wówczas w razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami umowy między Organizacją a Box a postanowieniami niniejszej Klauzuli Informacyjnej, pierwszeństwo będą miały postanowienia umowy.

Zmiany niniejszej Klauzuli Informacyjnej

Niniejsza Klauzula Informacyjna może podlegać zmianom. W przypadku wprowadzenia przez Box jakichkolwiek zmian zmieniona zostanie także data wskazana na wstępie niniejszego dokumentu. Jeżeli wprowadzone zmiany będą istotne, przed ich wejściem w życie Box może zawiadomić Użytkownika lub jego Organizację w sposób bardziej bezpośredni za pośrednictwem poczty elektronicznej, bądź zamieścić odpowiednie powiadomienie na swojej stronie internetowej. Zachęcamy Użytkowników do okresowego przeglądania treści niniejszej Klauzuli Informacyjnej w celu uzyskania aktualnych informacji na temat stosowanych przez nas metod ochrony danych osobowych oraz możliwości zapewnienia przez Użytkowników ochrony swojej prywatności.

Informacje o Regionach

Box przestrzega ram ochrony prywatności danych UE-USA, brytyjskiego rozszerzenia ram ochrony prywatności danych UE-USA oraz szwajcarsko-amerykańskich ram ochrony prywatności danych w zakresie przekazywania danych osobowych, które przetwarzamy w imieniu organizacji na kontach biznesowych. Aby uzyskać więcej informacji o Box Inc. Aby uzyskać certyfikat Data Privacy Framework, należy zapoznać się z powiadomieniem Box Data Privacy Framework.
Box stosuje różne mechanizmy międzynarodowego przekazywania danych oraz publikuje informacje dotyczące poszczególnych regionów, z którymi można zapoznać się na naszej stronie Informacje regionalne dostępnej tutaj. Na potrzeby informacji dotyczących poszczególnych regionów, w których rozróżnia się role Administratora i Podmiotu przetwarzającego, Box Inc. jest Administratorem ograniczonego zakresu danych osobowych, takich jak adres e-mail, identyfikatory urządzenia/sesji oraz informacje dotyczące korzystania z konta, w celu udostępniania i zapewniania dostępności Usług Box oraz obsługi określonych interakcji z witryną Box. Z kolei Box pełni rolę Podmiotu przetwarzającego w odniesieniu do danych osobowych przesyłanych lub przekazywanych w ramach Treści klienta (zgodnie z definicją poniżej), takich jak pliki i foldery w instancji Box użytkownika. Informacje na poniższe tematy można znaleźć na naszej stronie Informacje regionalne:

  • Współpraca gospodarcza Azji i Pacyfiku (APEC) - transgraniczne zasady prywatności i uznawanie prywatności dla podmiotów przetwarzających dane
  • Wiążące reguły korporacyjne UE i Wielkiej Brytanii
  • W przypadku użytkowników z UE i Wielkiej Brytanii dodatkowe informacje na temat sposobu gromadzenia i przetwarzania danych osobowych, w tym podstawy prawnej, na której opieramy takie przetwarzanie
  • Przepisy dotyczące prywatności obowiązujące w Stanach Zjednoczonych 

Zbieranie informacji

Box zbiera informacje w następujący sposób:

 

1. Informacje podawane przez Użytkownika

Zbieramy informacje przekazywane nam przez Użytkownika bezpośrednio podczas jego odwiedzin na stronach internetowych Box, dokonywania rejestracji lub korzystania z Usług Box.
 

 

2. Informacje zbierane automatycznie

Zbieramy informacje związane z korzystaniem przez Użytkownika z Usług Box oraz urządzeń służących do uzyskania dostępu do tych usług.
 

 

3. Informacje zbierane z innych źródeł

Zbieramy informacje od osób trzecich, jeżeli Użytkownik umożliwił nam dostęp do informacji pochodzących od tych osób.

 

W niektórych sytuacjach Użytkownik może odmówić podania Box informacji, gdy zostanie o nie poproszony. W razie odmowy podania informacji w przypadku, gdy są one niezbędne w celu świadczenia Usług Box oraz wypełniania przez Box obowiązków, Użytkownik może nie być w stanie korzystać z odpowiedniej Usługi Box / odpowiednich Usług Box. Wspomniane sytuacje obejmują:

  • Prośbę ze strony Box o podanie przez Użytkownika danych osobowych w celu umożliwienia dodania – na prośbę Użytkownika – właściwości lub usług do istniejącego konta;
  • Prośbę ze strony Box o podanie przez Użytkownika danych osobowych w celu utworzenia konta; lub
  • Prośbę ze strony aplikacji zewnętrznej w serwisie Box o podanie przez Użytkownika danych w celu korzystania z oferowanych przez nią właściwości lub usług.

Mogą zaistnieć sytuacje, w których Użytkownik nie może odmówić podania informacji, na przykład w przypadku automatycznego zbierania danych osobowych przez Box podczas korzystania przez Użytkownika z Usług Box. Wszelkie pytania dotyczące przekazywania nam danych osobowych prosimy kierować na adres privacy@box.com

Korzystanie z informacji

Box korzysta z informacji zebranych w celu świadczenia Usług Box. Box będzie przetwarzać i przesyłać informacje na terytorium i do Stanów Zjednoczonych oraz innych krajów i terytoriów, w których działa Box lub upoważnione przez niego osoby trzecie, a w których mogą obowiązywać inne przepisy dotyczące ochrony prywatności niż w kraju zamieszkania Użytkownika. Szczegółowe informacje znajdują się na stronie Informacje o Regionach.

Udostępnianie i ujawnianie danych osobowych

Nie będziemy udostępniać danych osobowych Użytkownika ani Treści osobom trzecim, chyba że Użytkownik wyrazi na to zgodę, w sposób opisany w niniejszej Klauzuli Informacyjnej lub w związku ze świadczeniem Usług Box. Możemy udostępniać informacje: (i) osobom trzecim, sprzedawcom lub innym usługodawcom działającym w naszym imieniu; (ii) zewnętrznym integracjom Box lub innym produktom firm zewnętrznych, których Użytkownik zdecyduje się używać podczas pracy z Usługami Box lub (iii) w razie konieczności – w celu ochrony bezpieczeństwa naszych użytkowników lub gdy jest to wymagane na podstawie przepisów prawa lub procedur prawnych.

Przechowywanie danych osobowych

Dane osobowe Użytkownika będziemy przechowywać przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w niniejszej Klauzuli Informacyjnej oraz w celu świadczenia na jego rzecz Usług Box, a także przez cały czas, kiedy konto Użytkownika jest aktywne lub gdy jest to niezbędne w celu świadczenia usług na jego rzecz. Dane osobowe Użytkownika będziemy przechowywać także w celu wywiązywania się z naszych obowiązków prawnych, rozstrzygania sporów i egzekwowania postanowień zawartych przez nas umów.

Możliwości podejmowania przez Użytkownika decyzji w zakresie przetwarzania jego danych osobowych

Zdajemy sobie sprawę, że dane osobowe są dla Użytkowników ważne i z tego względu Użytkownicy mają możliwość decydowania o sposobie ich wykorzystywania i udostępniania. Użytkownik może w każdej chwili skorzystać z przysługujących mu praw w zakresie ochrony danych osobowych i prywatności, logując się na swoje konto Box i aktualizując swoje preferencje lub kontaktując się z Box pod adresem privacy@box.com.

Użytkownik może m.in.:

  • Aktualizować informacje o swoim koncie, uzyskiwać do nich dostęp oraz je usuwać;
  • Decydować, czy życzy sobie otrzymywać materiały promocyjne i newslettery; oraz
  • Decydować, czy chce udostępniać swoje dane osobowe integracjom Box i z tych integracji korzystać.

Ochrona danych osobowych

Box jest zaangażowany w zapewnianie bezpieczeństwa danych osobowych Użytkowników. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by chronić te dane przed utratą, kradzieżą, niewłaściwym wykorzystaniem oraz dostępem ze strony osób nieupoważnionych, ujawnieniem, zmianą i zniszczeniem. Box przestrzega odpowiednich przepisów prawa dotyczących ochrony danych, prywatności oraz zawiadamiania o przypadkach naruszenia bezpieczeństwa danych.

Do sposobów ochrony danych osobowych Użytkownika przez Box należą m.in.:

  • Szyfrowanie Treści Użytkownika podczas przechowywania ich w centrach danych Box.
  • Ochrona informacji poufnych za pomocą szyfrowania podczas transmisji poprzez publiczny punkt dostępu do Internetu.
  • Ulokowanie serwerów, na których przechowywane są dane osobowe, w kontrolowanym środowisku z ograniczonym dostępem.
  • Stosowanie różnorodnych programów zgodności i bezpieczeństwa.

Nasze zasady względem dzieci

Usługi Box nie są skierowane do osób poniżej 18. roku życia i od osób w tym wieku nie zbieramy świadomie informacji. W przypadku uzyskania przez Użytkownika informacji, że dziecko przekazało nam dane osobowe, prosimy o kontakt z nami pod adresem privacy@box.com. W przypadku powzięcia przez nas wiadomości o przekazaniu nam danych osobowych przez osobę w wieku poniżej 18. roku życia podejmiemy działania w celu jak najszybszego usunięcia tych danych.

Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności, chęci złożenia skargi, zastrzeżeń dotyczących sposobu, w jaki postępujemy z danymi osobowymi, lub chęci zgłoszenia możliwego naruszenia przepisów o ochronie prywatności prosimy o kontakt pod adresem privacy@box.com lub za pośrednictwem naszego internetowego formularza wniosków dotyczących prywatności dostępnego tutaj.
Box odpowie na zapytanie użytkownika w terminie wymaganym przez obowiązujące prawo (np. w ciągu 30 dni).

Więcej informacji na temat Box, Inc. i jej podmiotów zależnych można znaleźć na stronie Box „O nas” dostępnej tutaj.
W celu skontaktowania się z Inspektorem Ochrony Danych w Box prosimy pisać na adres dpo@box.com. W przypadku problemów związanych z ochroną prywatności lub wykorzystaniem danych, które nie zostały przez nas rozwiązane w sposób zadowalający, prosimy o kontakt z naszym amerykańskim zewnętrznym podmiotem zajmującym się rozstrzyganiem sporów (bezpłatnie) pod adresem https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.