Deka Immobilien si espande in Content Cloud

Potenziamento della collaborazione nella gestione sicura delle proprietà

Deka
Deka
INDUSTRY

Real Estate

COMPANY SIZE

600+ employees

YEAR FOUNDED

1966

KEY USE CASES

Product & project planning
Partner collaboration
Contract management

PRODUCTS

Box Zones
Box Shield
Box Relay
Box Governance

INTEGRATIONS

Adobe
Microsoft 365

 

All 650

internal users adopted Box

80%+

users have a 90-day active rate

2x

the volume of business assets created in a decade

CHALLENGE
  • Secure document sharing is table stakes in the real estate business, but was often conducted by email and USB sticks — and even paper copies

  • The 80-90K documents that one single acquisition could produce made it difficult to manage workflows

  • In a time when the company was quickly scaling up business assets, a global pandemic changed everything about the way people worked

OUTCOME
  • The Content Cloud granted the ability to share documents and collaborate securely with both internal and external users

  • With its intuitive interface and targeted user training, Box rapidly experienced 100% adoption in Deka's real estate business

  • As the pandemic hit and employees went remote, "easy and safe" collaboration took on a new meaning

Crescita rapida e globale, anche durante la pandemia

Deka Immobilien è una società specializzata negli investimenti immobiliari all'interno del Deka Group, nonché una delle più grandi e attive al livello internazionale presenti in Europa. Deka Immobilien, azienda di enorme successo e in rapida crescita con un portafoglio esteso e diversificato, ha visto raddoppiare le proprie risorse aziendali in appena dieci anni, un traguardo che l'Head of Organisation & IT Real Estate, il Dr. Frank Hippler, ha affermato essere dovuto semplicemente al fatto di avere una piattaforma in grado di supportare questa crescita.

 

Questa piattaforma è Content Cloud, implementata nel 2019 per favorire lo sviluppo dell'organizzazione. Tale decisione è nata da una filosofia IT che Hippler descrive così: "La trasformazione digitale è un aspetto che, per via della sua portata e della sua complessità, non può essere semplicemente ignorata". Ti raccontiamo come Deka ha iniziato a collaborare con Box per crescere rapidamente e superare le chiusure causate dalla pandemia.

 

Dai documenti statici ai flussi di lavoro in continuo cambiamento

La decisione iniziale di utilizzare Box per la gestione dei contenuti e i flussi di lavoro è stata facile per Deka. "Quando ci siamo trovati a scegliere una soluzione, abbiamo cercato uno strumento che ci consentisse di amministrare e scambiare facilmente i documenti e che offrisse processi all'avanguardia", afferma Markus Klug, Head of Real Estate Processes & ECM. "Ho trovato che fosse questo il grande vantaggio di Box, poiché offre diverse opzioni di interfaccia".

 

L'adozione di Box è stata fluida sin dall'inizio per alcune ragioni principali:

 

  • Versatilità delle tipologie di lavoro offerte da Box in termini di tipi di file, dispositivi e integrazioni delle app
  • Formazione degli utenti mirata
  • Collaborazione più semplice con i partner esterni in tutto il mondo, con i quali acquistano e gestiscono le proprietà

 

La sicurezza non è mai un problema con Content Cloud. Il team IT di Deka utilizza Box Shield per garantire che non venga autorizzato l'accesso da Paesi in cui non sono presenti provider di servizi commissionati. Inoltre, Klug e il suo team monitorano i file per assicurarsi che non si verifichi mai un'estrazione di massa dai documenti.

 

Con l'introduzione di Relay, Box ha consentito al team IT di Deka di scoprire come poter eseguire un mapping dei processi più efficiente con i documenti. Deka era riuscita ad adottare una strategia efficiente per la gestione dei contenuti e la governance. Tuttavia, una crescita così sorprendente, dovuta in particolare alle acquisizioni, è spesso accompagnata da problemi di tipo tecnologico. In più Deka ha dovuto subire una mole ulteriore di difficoltà con la diffusione della pandemia da COVID-19 nel 2020.

Deka

Già predisposta per affrontare una pandemia

Come afferma Klug "Il COVID-19 ci ha colti di sorpresa e non eravamo preparati a lasciare l'ufficio per lavorare da casa". Come le altre aziende, Deka si è trovata costretta a innovarsi in fretta per rendere possibile il lavoro in remoto. Fortunatamente, prosegue "Con Box avevamo già una soluzione che ci permetteva di lavorare sui documenti da casa o dovunque ci trovassimo".  

 

Questo aspetto è stato importante, perché i processi aziendali di Deka generalmente coinvolgono molti tipi di documenti diversi:

 

  • Disegni architettonici
  • File CAD
  • Documenti di certificazioni
  • Documenti finanziari
  • Foto e altri tipi di file multimediali e di grandi dimensioni

 

In realà, se il lavoro riguardasse solo i documenti, Klug afferma che l'azienda sarebbe stata operativa dal primo giorno di pandemia. Ovviamente, durante la svolta pandemica, il team di Klug ha dovuto affrontare anche altre sfide tecnologiche, come riuscire a connettere i dipendenti alle reti. Ma l'aver già implementato Content Cloud ha notevolmente semplificato la risoluzione di altri problemi, poiché i dipendenti di Deka erano predisposti per una collaborazione sicura ovunque.  

Con Box avevamo già una soluzione che ci permetteva di lavorare sui documenti da casa o dovunque ci trovassimo.

— Dr. Frank Hippler, Head of Organisation & IT Real Estate, Deka Immobilien

Box come partner per i contenuti che favorisce la crescita

Deka Immobilien ha adottato Content Cloud prima della pandemia per collegare meglio i contenuti disseminati tra i vari uffici interni e partner esterni, e tale decisione è stata previdente. Oggi, la divisione immobiliare di Deka Group conta circa 650 utenti interni che collaborano in Content Cloud (circa il totale di DEKA Immobilien) e 800 utenti esterni connessi al sistema. Sorprendentemente, oltre l'80% di loro che utilizza account Box Deka registra un tasso di attività di 90 giorni, un ottimo riferimento per la collaborazione media.  

 

Ma forse, la prova più importante è che, sebbene Deka Immobilien abbia raddoppiato il numero di risorse aziendali presenti nel suo protafoglio in oltre dieci anni, le difficoltà tecnologiche che solitamente accompagnano una crescita rapida e le acquisizioni, sono state di gran lunga più semplici da gestire con Box come partner per i contenuti.

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