Lorsque les réalisateurs Robert Kondo et Daisuke «Dice» Tsutsumi ont fait équipe pour créer le court-métrage d'animation «The Dam Keeper», ils étaient déjà bien occupés par leur travail dans un important studio de cinéma. Résultat, ils devaient non seulement trouver un moyen d'optimiser leur disponibilité hors travail, mais aussi de gérer une équipe tout aussi occupée et composée de plus de 70 artistes, animateurs et personnel de production qui avaient tous des horaires différents.

La production cinématographique dépend fortement des révisions : un processus au cours duquel les artistes, animateurs, monteurs et autres membres de l'équipe soumettent leur travail aux réalisateurs en vue d'un retour immédiat. Dans un studio d'enregistrement, les réalisateurs remettent en personne et plusieurs fois par jour leurs commentaires, permettant ainsi aux artistes de reprendre leur travail et de poursuivre la production. L'équipe de production de «The Dam Keeper» cherchait un moyen de répliquer cette procédure en dehors de la structure et de l'environnement d'un studio.

Dans «The Dam Keeper», chaque image est un fichier Photoshop à filtres multiples extrêmement lourd, et le film achevé de 18 minutes a au final nécessité 500 Go de données. En d'autres termes, M. Kondo et M. Tsutsumi avaient besoin de capacités de stockage très importantes.

Les fichiers multimédias très lourds posaient d'autres problèmes : le téléchargement et la visualisation. Les réalisateurs avaient presque toujours besoin de vérifier les propositions image par image, ce qui rendait impossible la prévisualisation. De plus, les téléchargements manuels auraient pris énormément de temps.

En tant que projet mené en parallèle d'une activité principale, les réalisateurs de «The Dam Keeper» avaient besoin que des volontaires travaillent tard le soir, tôt le matin, pendant la pause déjeuner et pendant le week-end. Sachant qu'un grand nombre des membres de l'équipe travaillait sur le projet quand il le pouvait, trouver des disponibilités communes pour se voir était presque impossible.

Malgré leur engagement constant envers le projet, M. Kondo et M. Tsutsumi ne pouvaient évidemment pas être à leur bureau 24h/24 et 7j/7.

Avec un projet aussi riche et demandant une telle force de travail, les priorités absolues étaient axées sur la protection de la propriété intellectuelle et la prévention des fuites de contenu. En effet, lors du chargement des scènes finales du film, M. Kondo, M. Tsutsumi et les producteurs ont refusé aux membres de l'équipe de les voir, car ils voulaient leur en faire la surprise.

L'équipe de production de «The Dam Keeper» connaissait les différents systèmes de stockage dans le cloud, et M. Tsutsumi travaillait déjà avec la technologie FTP sur son site Web personnel. Mais ce qui les préoccupait était aussi bien l'espace de stockage que les fonctionnalités disponibles. Comme certains amis, qui avaient déjà travaillé sur un projet en parallèle, n'avaient «que de bonnes choses à dire» sur Box, l'équipe de production a voulu faire un essai. Box a permis une gestion facilitée des fichiers, ce qui a conduit l'équipe à adopter cette solution.

«Grâce à Box, nous avons bénéficié d'une grande flexibilité en matière de calendrier de production. Nous n'avions pas à être disponibles à tout moment afin de répondre aux demandes des contributeurs. Ceux-ci pouvaient simplement charger leur travail dans Box, et lorsque nous étions disponibles, nous le révisions.»
— Daisuke «Dice» Tsutsumi, réalisateur de «The Dam Keeper»

Grâce à la fonctionnalité de commentaires de Box, la procédure de révision est devenue virtuelle. Les membres de l'équipe devaient simplement charger leur travail et mentionner M. Kondo et M. Tsutsumi. Les réalisateurs recevaient alors une notification instantanée, et pouvaient ensuite afficher et commenter le contenu. En prime, la fonctionnalité de commentaires permettait d'accéder à un registre facilement vérifiable de tous les commentaires : commentaires qui auraient autrement été indiqués à la main et suivis manuellement. Cette fonctionnalité a permis de gagner un temps précieux et d'améliorer fortement la communication.

Les réalisateurs ont opté pour un compte entreprise sur Box, ce qui leur permettait de bénéficier d'un stockage illimité. Ils ont ainsi éliminé la question de l'espace de stockage et du volume des fichiers à charger.

La fonctionnalité Box Sync a permis de synchroniser en continu les ordinateurs de l'équipe et des réalisateurs avec le cloud, permettant ainsi aux réalisateurs de visualiser tous les fichiers en détail sans avoir à se préoccuper de les télécharger.

Comme Box jouait le rôle de «bureau» central pour la production en hébergeant les propositions et commentaires jusqu'à ce que leurs destinataires soient disponibles pour s'en charger, il était pour ainsi dire devenu inutile d'organiser des réunions en temps réel. Chaque personne était libre de travailler à son rythme, sans paralyser la production.

«Nous avons presque entièrement réalisé le film grâce à la fonctionnalité de commentaires de Box.»
— Duncan Ramsay, producteur de «The Dam Keeper»

Les applications Box pour iPhone et iPad ont permis à M. Kondo et M. Tsutsumi de garder le contrôle sur les propositions, où qu'ils se trouvent, pour par exemple remonter un arrière-plan ou une animation, puis écrire un bref commentaire. Ces applications ont permis non seulement d'optimiser le flux de travail, mais ont également été stimulantes en aidant aussi bien l'équipe que les réalisateurs à rester inspirés et ravis tout au long du projet.

Les fonctionnalités de sécurité proposées par Box ont plus que satisfait les besoins de l'équipe de production en matière de protection de leurs contenus. Mieux encore, grâce aux contrôles d'autorisation granulaires, l'équipe de production a pu faire en sorte que seules certaines personnes puissent accéder à des fichiers spécifiques à un instant T. Par exemple, le narrateur du film est un acteur danois, et la production voulait partager avec lui un premier montage du film. L'équipe lui a envoyé un lien Box sécurisé avec autorisation de prévisualisation uniquement, configuré pour expirer après quelques jours. Cet acteur a regardé le film pendant un week-end, puis s'est rendu à la séance d'enregistrement le lundi suivant.

Lorsque M. Kondo et M. Tsutsumi ont lancé le projet, ils n'étaient pas sûrs que celui-ci soit même faisable. Aujourd'hui, après avoir réalisé un court-métrage d'animation de 18 minutes qui a été présenté pour la première fois à l'occasion de la Berlinale 2014, ils ont tous deux le sentiment que ce projet n'aurait pas pu voir le jour sans Box.

La fonctionnalité de commentaires a permis d'améliorer grandement la communication, à tel point que de nombreux participants au projet aimeraient pouvoir intégrer Box à leur espace de travail.

Box a également été utilisé de façons inattendues lors de la production de «The Dam Keeper», par exemple en alimentant la chaîne éditoriale. D'ordinaire, après la création des plans, l'équipe de production les place sur un serveur de fichiers pour permettre au monteur de les récupérer. Pour ce projet, grâce au rôle de «boîte de réception éditoriale» joué par Box, l'équipe pouvait rendre accessible des fichiers au monteur en un clin d'œil, et ce même en plein milieu d'une révision, simplement en étiquetant celui-ci dans Box. 

L'équipe n'hésiterait pas à réutiliser Box dans le cadre d'une future collaboration.