Qu’est-ce qu’une data room ?
Une virtual data room (VDR, ou salle de données virtuelle) est une plate-forme cloud sécurisée qui permet de gérer et de partager les documents sensibles de l'entreprise. Une VDR propose de nombreuses fonctionnalités complémentaires en offrant une excellente ergonomie, une large gamme de certifications ainsi que des mesures de sécurité et de conformité renforcées.
Ce guide complet explique ce qu'est une data room et les fonctionnalités qu’une VDR doit proposer pour gérer votre entreprise de manière sécurisée et efficace.
Virtual data room : définition
La plupart des entreprises ont besoin d'une plate-forme sécurisée pour partager des données et des fichiers avec des tiers externes. Il peut s'agir de clients, de fournisseurs, d’auditeurs, de sous-traitants ou encore de consultants. Des contrôles de sécurité poussés garantissent que les informations sensibles de l'entreprise restent confidentielles et accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés. Les propriétaires des documents peuvent gérer les autorisations de lecture, d'édition, d'impression et de téléchargement pour les utilisateurs. Ils peuvent accorder et restreindre l'accès, suivre les statistiques et télécharger des rapports.
Différences entre une data room traditionnelle et moderne
Les VDR traditionnelles disposent avant tout de fonctionnalités utiles aux opérations de fusion et d'acquisition. Par exemple, certains fournisseurs traditionnels proposent des fonctionnalités qui obligent les utilisateurs à télécharger et à installer des plugins ou des logiciels pour activer certaines fonctions de sécurité. Cet aspect de l'outil peut entraver l'expérience utilisateur ou empêcher totalement les acheteurs ou partenaires potentiels d'accéder à la data room virtuelle. Le logiciel peut être lent, nécessiter un logiciel complémentaire (tel que Java) et être incompatible avec certains systèmes.
Les salles de données virtuelles modernes n'ont quant à elles pas été pensées pour le simple usage des opérations de fusion et d'acquisition. Il s'agit de plates-formes de contenu basées sur le cloud qui mettent l'accent sur une excellente expérience utilisateur et des fonctions de produit étendues. Ces plates-formes répondent à de nombreux besoins, notamment en matière de sécurisation des données. Les VDR modernes présentent en outre la grande majorité des caractéristiques des VDR traditionnelles.
Pourquoi utiliser une data room ?
Une data room offre de nombreux avantages. Elle propose des fonctionnalités étendues et sécurisées pour faciliter la collaboration et des contrôles de confidentialité afin de garantir un partage de données sécurisé.
1. Sécurité et conformité
La data room virtuelle répond aux principaux enjeux de nombreux secteurs. Certains exigent des certifications de sécurité et de conformité règlementaire telles que le RGPD, et une data room est souvent une solution rapide et fiable dans ce contexte.
Des contrôles de sécurité de base sont disponibles pour gérer et suivre l'accès aux salles de données virtuelles. Les administrateurs peuvent accorder différents niveaux d'accès à des fichiers et dossiers spécifiques, tels que l'accès en lecture seule, en téléchargement ou en modification, ou appliquer un filigrane personnalisé à certains documents. La data room détecte et limite également les comportements anormaux (par exemple, si un employé télécharge tous les fichiers de l'entreprise) et les logiciels malveillants.
2. Rapports, audit et analyses
Une data room fournit également des rapports et des analyses pour permettre aux administrateurs de suivre toute l’activité. Ces derniers peuvent utiliser ces fonctionnalités pour surveiller le comportement des utilisateurs et s'assurer que l'utilisation de la data room est appropriée.
3. Collaboration, ergonomie et partage
Une data room offre une expérience utilisateur moderne et des outils de collaboration puissants. Ces fonctionnalités avancées incluent la recherche, l'édition, les commentaires, les annotations et le partage sécurisé des informations sensibles sur toutes les plates-formes. Grâce aux intégrations tierces, à un stockage illimité et à des versions de fichiers illimitées, le travail devient plus simple et plus fluide sans sacrifier à la confidentialité.
4. Signature électronique intégrée
La data room est la meilleure amie des contrats. Qu'il s'agisse d'accords de confidentialité, de contrats avec les fournisseurs, d'accords de fusion ou de documents juridiques, tous nécessitent des signatures. La signature électronique intégrée à la data room permet de gérer ces impératifs en toute simplicité. Les parties peuvent négocier, modifier et signer des contrats directement au sein de la VDR, sur ordinateur ou sur appareil mobile. Tout reste confidentiel et sécurisé.
5. Recherche avancée et traitement de documents
Une data room dispose de fonctionnalités avancées de traitement de documents. Ainsi, elle peut identifier et trouver du texte dans de nombreux types de fichiers tels que PDF et Excel. De plus, elle peut numériser et convertir des documents en PDF consultables.
6. Workflows et processus automatisés
L'automatisation permet à la data room d'agir comme un hub central pour gérer les flux de travail, les approbations et la prise de décisions. Il est notamment possible de développer un processus précis pour signer un accord de confidentialité, gérer les approbations de factures ou autoriser le téléchargement de fichiers.
7. Intégration d'applications et d'API tierces
La plupart des data rooms offrent une intégration de données avec des applications tierces telles qu'Office 365, G Suite et Salesforce. Cela permet aux utilisateurs d'ouvrir, de mettre à jour et de partager leurs données au sein de l'application tout en les conservant sur une plate-forme sécurisée.
8. Application mobile complète
Les meilleures data rooms disposent d'une application mobile conçue nativement pour visualiser, annoter, éditer et partager des fichiers. L'application peut également lire des fichiers multimédias, numériser des documents au format PDF à l'aide de l'appareil photo du téléphone ou enregistrer des fichiers audio.
Pour quelles activités et dans quels secteurs peut-on utiliser les data rooms ?
Toute entreprise, équipe ou personne qui souhaite appliquer un haut niveau de sécurité et de confidentialité pour partager et conserver ses données pourra profiter de l'utilisation d'une data room. La plupart des employés qui collaborent sur des documents sensibles doivent disposer d'une VDR qui gère la sécurité et l’accès facile de toutes les parties concernées.
Voici quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants.
1. Data room M&A : le cas des fusions et acquisitions
Les fusions-acquisitions sont l'une des situations où la data room est particulièrement utile. En effet, les banques d'affaires, les cabinets d'avocats, les cabinets comptables et les dirigeants d'entreprise l’utilisent pour échanger, gérer et évaluer de nombreuses informations sensibles concernant le vendeur et son entreprise. Ils peuvent ainsi suivre toutes les activités et tous les commentaires relatifs aux documents, les télécharger et les imprimer, tout en appliquant des niveaux de protection précis en fonction des autorisations de chaque intervenant.
Les contrats de fusion et d'acquisition peuvent être simples et ne comporter qu'un seul vendeur et un seul acheteur. Mais ils peuvent également concerner des transactions bien plus complexes où des dizaines d'intervenants sont impliqués. Quelle que soit l'ampleur de la transaction financière, les enjeux d'une fusion ou d'une acquisition sont élevés. Les documents confidentiels qui en jalonnent le parcours nécessitent le plus haut niveau de protection. Toute fuite d'informations pourrait perturber, voire faire échouer la transaction. La data room est une mesure de protection simple, sûre et efficace pour centraliser ces données confidentielles, en assurer la confidentialité et le suivi, et faciliter le bon déroulement des opérations de fusion-acquisition.
2. Levée de fonds en capital
Les entreprises qui souhaitent lever des capitaux, par l'émission d'actions ou de dettes, doivent dans cette optique partager des informations sensibles.
Elles doivent donc gérer qui a accès aux informations, documents, données et états financiers. Toute mauvaise gestion des informations confidentielles peut entraîner des retards et des problèmes quant aux financements futurs. Les salles de données virtuelles leur offrent un contrôle total sur l'accès aux documents et aux données tout en leur permettant de communiquer et de collaborer tout au long du processus de financement.
3. Lancement de produit et opérations marketing
Un lancement de produit nécessite de partager des plans et des stratégies marketing avec des fournisseurs, des partenaires et des distributeurs. Il peut s'agir de stratégies de marque confidentielles, de campagnes publicitaires ou de prévisions de ventes. Une fuite des données concernant les détails d'un produit pourrait anéantir un lancement ou donner aux concurrents une longueur d'avance. Une data room virtuelle est le moyen le plus sécurisé et le plus organisé de collaborer en toute sécurité.
4. Partenariats commerciaux
Les entreprises travaillant avec plusieurs partenaires ont souvent un fort besoin de collaboration au quotidien, pour échanger des informations confidentielles, des stratégies ou des projets.
Une salle de données virtuelle permet de gérer en toute simplicité les multiples échanges, notes et modifications sur des documents sans compromettre leur confidentialité, et d’en suivre les évolutions.
5. Contrats commerciaux : contrats-cadres, appels d'offres, demandes de devis
Les entreprises doivent gérer quotidiennement de nombreux contrats avec leurs fournisseurs et sous-traitants. Ces contrats contiennent le plus souvent des données sensibles : nature des services échangés, montants des transactions ou des commissions, délais de paiement, conditions de la transaction, etc. Ces documents doivent donc être manipulés avec soin.
La data room peut être utilisée pour recevoir des réponses à des appels d'offres ou demandes de devis en toute sécurité. Son ergonomie permet à chaque personne autorisée de suivre et de travailler sur les documents dont elle a besoin de manière sécurisée. Une data room permet également de créer un lien personnalisé pour que chaque intervenant soumette ses réponses sans risque d'interférer avec d'autres concurrents. Ainsi, l'entreprise gagne du temps en consultant et en suivant toutes les réponses dans un lieu unique et sécurisé.
6. Accords de confidentialité
Les accords de confidentialité sont un contrat standard entre deux parties qui s'apprêtent à échanger des informations confidentielles. La data room permet de créer des workflows automatisés pour gérer simplement et efficacement tout le processus de consultation, de modification et de signature électronique de ces accords.
7. Gestion de la propriété intellectuelle
Quand une entreprise invente ou développe un projet, produit ou service relevant d'une forme de propriété intellectuelle, elle se doit de le protéger contre le vol. Les marques déposées ou commerciales, les secrets commerciaux, les brevets, les licences et les informations de conception d'un produit font partie des documents les plus sensibles qui nécessitent une protection et une sécurité optimales. Cependant, il est souvent indispensable de partager des documents confidentiels avant de conclure des contrats de vente ou de partenariat. La propriété intellectuelle doit être protégée en toutes circonstances au cours du processus, faute de quoi, l'entreprise propriétaire du projet risque de fortes pertes financières ou commerciales.
8. eDiscovery, gestion des litiges et impératifs juridiques
Lorsqu'une entreprise est confrontée à un litige, elle doit enquêter et collecter des données relatives au dossier. Ces recherches peuvent prendre du temps et être coûteuses, et les équipes impliquées dans le processus doivent être sûres que tous les documents et données sont protégés. Dans certains cas, les entreprises sont également tenues légalement d'observer une durée de conservation des documents et données (eDiscovery). Une data room peut servir de système sécurisé pour stocker et partager des données avec un juriste ou un avocat afin de suivre tout litige en cours.
9. Audit financier
Un audit financier est une vérification de l’exactitude des états financiers d'une entreprise, en général exigée une fois par an. Les audits interrogent toutes les informations et données disponibles de l'entreprise, depuis les sources de revenus jusqu'aux dépenses engagées. Il est donc indispensable de sécuriser les documents confidentiels et les informations sensibles mis à la disposition des auditeurs. La data room permet d'accorder un accès à chaque fichier à mesure des demandes des auditeurs.
10. Recrutement, gestion RH, intégration des employés et ruptures de contrats de travail
Le recrutement est un élément crucial de la gestion RH d'une entreprise. L'intégration des nouvelles recrues est également un processus clé, tout comme l’est le moment délicat de la rupture de contrat. Ces trois processus impliquent de nombreux documents sensibles à protéger. Une bonne gestion des ressources humaines peut compter sur la sécurité d'une data room afin de protéger et de conserver tous les documents et contrats d'un employé.
Comment choisir une data room ? Les fonctionnalités indispensables
De nombreuses options de data room sont disponibles. Les principales fonctionnalités qui font la différence auprès des entreprises sont la sécurité et la conformité, le coût, l'ergonomie et la fiabilité de la solution.
1. Sécurité et conformité
Toutes les salles de données virtuelles ont un niveau de sécurité de base assorti de contrôles d'accès des utilisateurs. Certaines possèdent des niveaux de certification de sécurité parmi les plus élevés au monde (SOC, ISO, FedRAMP, FINRA). Ces plates-formes doivent également permettre aux entreprises de se conformer aux législations, telles que la loi américaine HIPAA si les données incluent des informations de santé protégées ou le RGPD si les données concernent des citoyens de l’Union européenne.
Les meilleures VDR peuvent également contrer les cyberattaques de malware et ransomware, et utilisent des algorithmes pour détecter toute activité anormale.
2. Coût
Une data room ne devrait pas limiter le nombre de pages, de projets ou d'utilisateurs invités, ni le volume de stockage. Certaines des meilleures VDR n'ont pas de limites et des mesures de sécurité très élevées, représentant ainsi la solution la moins chère disponible pour échanger et sécuriser des données sensibles.
3. Ergonomie
Pour rester efficace, l'entreprise moderne doit travailler avec des solutions modernes et faciles à utiliser. Les utilisateurs doivent pouvoir gérer leurs fichiers d'un simple glisser-déposer, disposer d’une application mobile et de capacités de visualisation et de modification simples. L'expérience utilisateur de la data room doit être fluide.
4. Fiabilité
Qu'il s'agisse de son niveau de service, de sa disponibilité ou de son service client, la fiabilité d'une data room ne doit pas laisser de doutes. Pour avancer sereinement, vous devez avoir entièrement confiance en la solution choisie. Consultez les états de service des fournisseurs potentiels, les recommandations faites par vos pairs et les avis d'experts pour choisir la data room virtuelle qui répondra à vos attentes.
Comment créer une data room ?
Le processus permettant de déployer et d'utiliser une data room est très simple. Voici quelques étapes à suivre pour commencer :
- Sélectionnez un fournisseur directement sur son site Web ou en contactant son service commercial
- Ajoutez des collègues à la liste des utilisateurs de la data room
- Créez un ou plusieurs dossiers de projet et des sous-dossiers
- Invitez des collègues à collaborer sur le dossier du projet afin de leur permettre de télécharger et de gérer les documents
- Sélectionnez les fichiers et les dossiers auxquels appliquer un filigrane personnalisé si vous le souhaitez
- Choisissez les niveaux d'accès utilisateur personnalisés et invitez les intervenants externes à votre entreprise dans votre data room
- Suivez l'activité des utilisateurs tout au long de votre projet
- Modifiez ou révoquez l'accès des utilisateurs à mesure que vos besoins évoluent.
Ce qu'il faut retenir sur les data rooms
Les data rooms ont largement évolué ces dernières années. Les VDR traditionnelles ont été conçues pour un type de clients restreint, le plus souvent dans le secteur de la banque d'affaires. Mais la nouvelle génération de data rooms a été conçue pour un très large éventail d'entreprises et de secteurs. Les cas d'usage ne se limitent plus aux spécialistes des opérations de fusion-acquisition et des levées de fonds. Toute entreprise partageant et modifiant des informations confidentielles peut tirer parti d'une data room. Cet outil s'impose aujourd'hui pour gagner en efficacité et en collaboration tout en profitant d'une sécurisation optimale des données sensibles.
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