ChargePoint

Box vous accompagne dans votre croissance

PROBLÈME

Le secteur des véhicules électriques (VE) en plein essor présente un fort potentiel pour ChargePoint, à condition que la société puisse évoluer plus rapidement que ses concurrents. Shadow IT et les partages de fichiers sur réseaux hérités ne suffisaient pas pour accompagner la croissance de l'activité. L'entreprise avait besoin d'une solution sécurisée, respectant la conformité et facile à utiliser, pour appuyer les processus métier sur ses différents sites, ainsi qu'auprès des partenaires et agences externes.

 
SOLUTION

Les employés de ChargePoint utilisent Box comme plate-forme centrale permettant de travailler avec des fabricants, fournisseurs et régulateurs externes. Les commerciaux exploitent l'intégration de Box à Salesforce pour gagner en efficacité lors du processus de négociation. L'équipe juridique gère les processus de contrats dans Box. 

 

RÉSULTAT

ChargePoint a accéléré les délais de commercialisation, car les employés sont plus productifs et travaillent sans entraves dans l'entreprise élargie. Les cycles de ventes et de contrat sont plus rapides. Les coûts et les risques sont réduits grâce au remplacement par Box des solutions sectorielles spécialisées, des partages de fichiers et des applications non approuvées. 

Alors que les véhicules électriques représentaient un marché de niche, de plus en plus de constructeurs automobiles proposent des modèles électriques abordables, notamment Tesla, BMW, Nissan, Chevrolet, Ford, Volkswagen et Kia. Ce marché a donc enregistré une importante croissance ces dernières années. Désormais, en passant devant les centres commerciaux et en empruntant les artères commerciales en ville, on commence à voir des bornes de recharge pour VE, utilisées par un grand nombre d'automobilistes. Sur le plan culturel, nous assistons à une mutation du transport, avec l'essor des voitures électriques et la « mutualisation » des véhicules, devenant des éléments essentiels dans les paysages urbains modernes.

ChargePoint est une start-up axée sur ce marché prometteur en progression rapide (elle en est même l'un des moteurs). Aidant le grand public et les entreprises à effectuer leur transition vers les véhicules électriques, ChargePoint est en train d'établir rapidement l'expérience de chargement interconnecté fluide la plus grande au monde, pour permettre aux propriétaires de VE de les charger plus facilement et de manière plus pratique, en tout lieu. Ce facteur revêt une importance capitale afin d'apporter plus d'efficacité aux détenteurs de VE. « Alors qu'il fallait auparavant recharger son véhicule dans une station-service, nous pouvons de plus en plus souvent recharger les voitures là où elles sont garées », déclare Sasan Vossoughi, DSI de ChargePoint. « Il s'agit autant d'une nouvelle habitude que d'un changement positif pour notre environnement. »

Pour ChargePoint, le fait de posséder un réseau intelligent constitue un avantage concurrentiel. Fondée il y a seulement dix ans, mais occupant une place de leader dans le secteur de la recharge des VE, ChargePoint enregistre désormais une croissance forte, en courbe de crosse de hockey. Sasan Vossoughi sait que cette croissance doit être portée par une pile technologique intégrée pour soutenir la population active actuelle, par des processus internes en évolution constante et par une présence mondiale de ChargePoint.

 

Création d'une expérience fluide pour les employés à l'aide d'outils de premier ordre

À ses débuts, l'entreprise occupait un seul local et les outils de collaboration unifiée n'étaient pas aussi importants, puisque les employés pouvaient se déplacer jusqu'au poste de travail d'un collaborateur pour discuter. Cependant, à mesure qu'augmentait la surface du campus de ChargePoint, avec plusieurs bâtiments, et que l'entreprise ouvrait de nouveaux bureaux à l'international, ces systèmes disparates, parfois redondants et difficiles à contrôler, avaient fini par entraver la collaboration et la productivité. 

À l'arrivée de Sasan Vossoughi, les services informatiques et les fonctions de gestion des contenus étaient disséminés dans l'ensemble de l'entreprise. « Dans cet environnement, chaque groupe faisait les choses à sa manière », explique-t-il. « Certaines personnes utilisaient Dropbox, d'autres s'appuyaient sur des serveurs de fichiers, tandis que d'autres encore faisaient appel à Box. Une grande quantité de contenus était disséminée sur les disques durs d'ordinateurs portables et les utilisateurs se plaignaient de ne pas trouver certaines ressources. »

Compte tenu de la dispersion géographique des employés à travers le monde, Sasan Vossoughi explique : « J'ai dû réfléchir à une manière de préserver notre culture axée sur la collaboration, puis de la soutenir à l'aide d'outils et d'une vision. Il faut mettre en place plusieurs éléments constituant un socle pour aider les employés à collaborer facilement. » Le PDG de ChargePoint avait chargé Sasan Vossoughi de trouver un moyen de bannir les disques durs d'ordinateurs portables de tous les employés, et d'élaborer une solution sécurisée et centralisée destinée à la collaboration sur les contenus. Étant donné que ChargePoint utilise Office 365, OneDrive pouvait être une solution envisageable. Cependant, comme le précise Sasan Vossoughi, « Je n'ai jamais rencontré qui que ce soit qui tenait absolument à utiliser OneDrive. Cette solution pâtit de nombreuses restrictions. Elle fonctionne principalement avec les produits Microsoft, ce qui ne correspond pas aux pratiques professionnelles modernes. Au lieu d'améliorer notre collaboration, cette approche compartimente notre contenu dans des silos, ce qui reproduit les problèmes de fragmentation. »

En fournissant une couche de contenu centralisée et sécurisée, Box représentait une solution intelligente pour la collaboration autour des documents et de processus plus fluides. Désormais, les employés peuvent utiliser les différentes applications qu'ils connaissent bien, comme Slack, Jira, les e-mails et prochainement SFDC, sur l'ensemble de la pile technologique de premier plan de ChargePoint, tandis que Box assure le rôle de couche de contenu unifiée. Comme il l'explique, « Quand on travaille au sein d'une application, il n'est pas nécessaire de la quitter. On peut tout simplement accéder au contenu dans Box à partir de l'application. Cela permet de ne pas nuire à l'expérience utilisateur. » 

 

« La majeure partie d'un service informatique moderne concerne l'intégration. De nos jours, l'élaboration d'une stratégie de numérisation ne se limite pas à assurer l'intégration des composantes ERP et CRM. Elle impose d'assurer une intégration transparente entre toutes les applications, tout en garantissant la collaboration, le contenu et la communication unifiée. »

Sasan Vossoughi, DSI, ChargePoint

 

Après avoir adopté Slack pour les communications informelles, il travaille maintenant à l'intégration de NetSuite et Salesforce à Box pour regrouper l'ensemble des contenus sur une plate-forme unique. En tant que plate-forme centralisée, Box éliminera les risques inhérents à l'utilisation de diverses applications de stockage dans le cloud, tandis que des outils comme Netskope renforceront la détection d'accès potentiels non autorisés. Après la mise en place de tous les éléments du socle, l'étape suivante consistera à fusionner l'ensemble et à utiliser un outil comme Workplace de Facebook pour créer une plate-forme de collaboration et de communication par le biais d'un Intranet.

ChargePoint est une entreprise encore relativement modeste. C'est pourquoi Sasan Vossoughi considère qu'il est important de prendre des décisions technologiques essentielles dès maintenant. « Je dois régler cette question quand nous comptons 500 employés et non pas quand nous en aurons 2 000 », justifie-t-il. « En éliminant ce problème au plus tôt, nous pourrons établir une culture et des habitudes axées sur la collaboration, ce qui permettra à ChargePoint de réussir son expansion sans compromettre son efficacité. »

 

« Si j'avais un conseil à donner, je dirais que la plupart des entreprises se penchent uniquement sur les contenus non structurés à un stade avancé de leur cycle de vie. D'après moi, cela constitue l'une des pires erreurs. »  

 Sasan Vossoughi, DSI, ChargePoint

Faciliter l'adoption de nouveaux processus numériques en renforçant les moyens mis à la disposition des utilisateurs 

Chez ChargePoint, la technologie est considérée comme un avantage concurrentiel. En marge du retour sur investissement qu'elle permet en éliminant les serveurs coûteux et en augmentant la productivité, Box favorise des flux de travail qui aident les employés à accomplir leurs tâches. Chez ChargePoint, 70 % du partage de contenus implique des contenus non structurés. Il est donc essentiel de disposer d'une plate-forme capable de les gérer, tout comme il importe de donner aux employés un moyen de concevoir et de contrôler leurs processus. Étant donné que l'entreprise doit pouvoir collaborer à l'échelle globale sans entraves, il est crucial d'utiliser une plate-forme prenant en charge la gestion des contenus et l'évolutivité.

Pourtant, Sasan Vossoughi prône une stratégie de mise en œuvre progressive et minutieusement échelonnée, afin de déployer une nouvelle technologie en posant des bases solides, dans le but de pouvoir ajouter des capacités avancées ultérieurement. « Nous avons pris le parti de marcher avant de vouloir courir », déclare Sasan Vossoughi. « Le personnel tenait à adopter des flux de travail. Nous avons décidé de commencer avec Box, puis de passer à des fonctionnalités avancées, comme la conservation et les flux de travail. » 

Les solutions technologiques précédentes se montraient frustrantes pour différents groupes, tout en ralentissant les projets. Ainsi, le service juridique avait adopté un système de gestion des contrats. Cependant, au bout de neuf mois, il était prêt à s'en séparer à cause de sa complexité. L'équipe de Sasan Vossoughi a démontré au service à quel point il était facile de créer et d'utiliser des flux de travail dans Box, notamment avec les fonctionnalités de signature électronique via les intégrations de partenaires. Cette présentation a enthousiasmé le service juridique.

Le style de management préconisé par Sasan Vossoughi consiste à prendre des décisions inclusives, en consultant les groupes sur la manière dont certaines technologies pourraient leur apporter une aide optimale. Il décrit ses premières actions au sein de ChargePoint : « Au départ, nous avons organisé des réunions avec différents groupes, en les invitant à nous expliquer leurs besoins et les problèmes qu'ils rencontraient à ce jour. Nous avons adopté cette approche avec différentes équipes : marketing, ventes, opérations, service juridique, finance, ingénierie, etc. » Sasan Vossoughi est très favorable à la méthode consistant à susciter l'adhésion par le biais de démonstrations : « Après avoir vu l'outil en action, les participants nous demandaient quand ils pourraient commencer à l'utiliser. » Il savait qu'en demandant aux employés de changer d'outil, cela optimiserait leurs flux de travail, mais il n'ignorait pas que cette étape nécessiterait un certain niveau d'effort. Ainsi, il leur faudrait nettoyer les fichiers avant l'adoption des nouveaux outils. Il a donc élaboré un échéancier progressif pour faciliter la transition.

Le service marketing de ChargePoint fait partie des utilisateurs enthousiastes à l'idée d'utiliser Box et, à terme, Box Skills. « Il utilise une immense quantité de contenus numériques », explique Sasan Vossoughi, « et va désormais pouvoir le référencer et le retrouver plus facilement. L'avenir de l'IA est une aubaine pour le service marketing. »

 

« Nous sommes une entreprise informatique à l'ère de la participation. Nous recherchons une expérience utilisateur conviviale permettant de collaborer et communiquer dans le cloud, sans pour autant compromettre la sécurité, l'identité, la confidentialité, le stockage, ni la puissance ou la vitesse de calcul. »

 Sasan Vossoughi, DSI, ChargePoint

 

La sécurité et la gouvernance sont des considérations pressantes : pourquoi il importe d'aborder ces deux catégories assez tôt

À la fois leader dans un secteur toujours en train de définir sa nature et société partenaire de fabricants et de prestataires professionnels à l'international, ChargePoint travaille beaucoup sur les problématiques de la conformité, coopérant fréquemment avec des organismes gouvernementaux. L'aptitude à partager des contenus et à collaborer autour, de manière sécurisée dans le cloud, facilite considérablement ce genre de tâches. Comme l'explique Sasan Vossoughi, « L'une des principales raisons nous ayant incités à sélectionner Box réside dans le fait que Box propose, d'après moi, le logiciel de gestion de contenus le plus sécurisé qui soit. Cela m'apporte une certaine tranquillité d'esprit. »

Sasan Vossoughi travaille étroitement avec l'équipe juridique de ChargePoint et son RSSI pour mettre en œuvre des politiques de gouvernance particulières et adopter une nomenclature des informations. « Ces échanges ont débuté tôt », indique-t-il. « Les premières discussions avec Box concernant la gouvernance nous ont véritablement aidés à élaborer ces politiques et saisir ce qu'il nous fallait accomplir. » 

Au sein de Box, Sasan Vossoughi a établi ce qu'il désigne comme un « système vertical à ruissellement vers le bas » selon lequel les contenus sont conservés dans des dossiers assortis de dispositions de sécurité adéquates. « La configuration de nos dossiers empêche tout partage par erreur de contenus qui ne devraient pas être partagés. Nous avons pris le temps de mettre en place une structure correspondante à l'aide d'autorisations de dossiers. Désormais, je n'ai plus besoin de me soucier de l'utilisation et de la sécurité, car tout se déroule au niveau du dossier. » En outre, Box élimine les problèmes de contrôle de version. Il est désormais bien plus facile de partager du contenu pas uniquement avec des employés, mais aussi des fournisseurs et partenaires répartis dans le monde. 

 

« Notre société n'a pas encore effectué son introduction en bourse et nous devons au préalable mettre en œuvre ces politiques. Quand on adopte des outils de premier ordre, cela nous force à prendre en considération ces facteurs au plus tôt. » 

 Sasan Vossoughi, DSI, ChargePoint

 

Alors que la trajectoire de croissance de ChargePoint reflète celle du secteur des VE, Sasan Vossoughi s'enthousiasme du rôle qu'il joue. Les choix technologiques qu'il effectue sont minutieusement pesés. Ces outils n'apportent pas uniquement des solutions comblant les besoins immédiats du personnel, mais s'intègrent bien ensemble, afin de mieux préparer l'avenir. Box joue le rôle de couche de contenu sécurisée qui sous-tend l'ensemble de la propriété intellectuelle de l'entreprise et des contenus réglementés et non réglementés. Ce socle permet à ChargePoint d'assurer non seulement la gestion des contenus, mais aussi la gouvernance, les flux de travail et l'émergence d'initiatives IA futures. 

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