The International Rescue Committee

Amélioration de l'agilité lors des réponses aux crises humanitaires

PROBLÈME

Avec ses 13 000 employés, 10 000 volontaires et 1 000 entreprises partenaires, le réseau de l'IRC doit pouvoir se mobiliser au pied levé en cas de crises mondiales. Cependant, le stack informatique de l'IRC entravait son agilité opérationnelle. Les employés rencontraient des difficultés pour trouver des informations sur l'intranet de l'IRC et pour collaborer avec leurs partenaires sur le terrain. 

 

SOLUTION

L'intranet de l'IRC fonctionne désormais avec la gestion de contenu dans le cloud de Box, ce qui permet aux employés d'accéder instantanément aux informations dont ils ont besoin lorsqu'ils arrivent dans un nouvel endroit. La collaboration entre les équipes internes et avec les partenaires externes de l'IRC s'en trouve facilitée. Les informations sensibles, comme les données relatives aux personnes aidées par l'IRC, sont sécurisées sur Box.

 

RÉSULTAT

L'IRC est désormais en mesure de répondre aux crises humanitaires de manière plus agile, grâce à la productivité et la collaboration instantanées des employés sur le terrain. Les informations sensibles étant protégées, les risques de violations susceptibles de ralentir l'IRC dans sa mission s'en trouvent réduits.

L'International Rescue Committee (IRC) peut se targuer d'un passé brillant : l'organisme caritatif a été fondé par Albert Einstein en 1933 pour aider les Juifs à quitter la France occupée via un lieu sûr à Marseille. Des dizaines d'années plus tard, la mission de l'organisation consiste toujours à aider des personnes et des familles fuyant les crises et les conflits, mais elle agit désormais partout dans le monde. À l'heure actuelle, l'IRC compte 24 bureaux aux États-Unis et 13 000 employés (ainsi que 10 000 bénévoles supplémentaires), dans des régions du monde à la politique instable. Ces activités indispensables et courageuses sont effectuées par le seul groupe qui travaille avec des réfugiés à la fois aux États-Unis et au niveau international.

En 2017, en moyenne, une personne était déplacée toutes les deux secondes, ce qui équivaut à 68,5 millions de personnes dans le monde ayant fui leur lieu d'habitation à cause de conflits. La tâche principale de l'IRC consiste à aider ces personnes, dont les vies ont été détruites par des conflits ou des catastrophes, non seulement à survivre, mais aussi à s'épanouir, à reprendre le contrôle de leur vie et à tout recommencer dans un nouveau lieu. Réussir à connecter un réseau d'employés et de bénévoles, dont un grand nombre travaille dans des endroits où les connexions Internet et téléphoniques sont de très mauvaise qualité, requiert un certain niveau d'habileté opérationnelle. C'est là que Madeleine Fackler entre en scène.

En tant que DSI de l'IRC, Madeleine Fackler supervise l'ensemble des technologies utilisées par l'organisme. Dès son arrivée à l'IRC, elle a insisté sans relâche pur faire augmenter les dépenses en matière de technologie de l'entreprise, de moins de 1,5 % du budget opérationnel total à 1,8 % actuellement. Ce changement revêt une importance capitale dans un secteur où les organismes fonctionnent généralement avec une fraction de la direction et des dépenses informatiques d'une entreprise commerciale. La mise en avant de la technologie permet à l'IRC de mieux relier les membres du personnel entre eux et d'améliorer leur efficacité à coordonner leurs efforts de secours dans le monde entier.

 

« Il y a quelques années, le budget alloué à la technologie était assez faible, comme pour de nombreuses organisations à but non lucratif. Cela n'est plus le cas. »

Madeleine Fackler, DSI, The International Rescue Committee

 

Première étape : une connectivité améliorée

Avant d'arriver à l'IRC, Madeleine Fackler occupait un poste chez Johnson & Johnson. L'IRC étant son premier poste dans le secteur de l'humanitaire, elle a cherché à comprendre ce que l'organisation attendait d'elle en se rendant sur le terrain. Elle s'est rendue dans les avant-postes les plus reculés, en commençant par la frontière entre la Somalie et l'Éthiopie, où elle s'est immergée dans les conditions de travail des employés sur le terrain. À la question « Qu'est-ce qui rendrait votre vie et votre travail plus agréable et plus facile ? », la réponse qui revenait souvent était celle-ci : « J'aimerais pouvoir discuter avec ma famille en vidéo ».  

Par conséquent, l'une des premières initiatives de Madeleine Fackler fut d'améliorer la connectivité de ces endroits reculés. Épaulée par Neal Moffit, son directeur des infrastructures, et par un chef de projet, l'équipe a collaboré avec environ 180 centres dans le monde entier pour établir une norme de base d'une connectivité acceptable. Dès cette première année, la proportion du nombre de sites disposant d'une bonne connectivité de base est passée de 33 % à plus de 96 %.

 

« Pour moi, la technologie permet aux gens de communiquer beaucoup plus efficacement. L'IRC en a reconnu l'importance. »

 Madeleine Fackler, DSI, The International Rescue Committee

 

La connectivité au service de la collaboration

L'amélioration de l'accès Internet n'a pas bénéficié qu'au moral des employés. L'une des autres priorités de l'IRC était d'assurer une connectivité Internet fiable pour partager des fichiers dans le cloud. « Notre personnel est dispersé dans divers pays, continents et fuseaux horaires, explique Madeleine Fackler. L'accès aux informations est tout aussi important pour nos employés en Somalie rurale que pour ceux du nord de la Californie. »

IRC

Par le passé, les difficultés des employés à trier les informations constituaient le plus gros problème rencontré par l'équipe informatique de l'IRC. L'ancien intranet était loin d'être convivial et il était presque impossible d'y trouver ce que l'on cherchait. L'IRC a donc adopté la gestion de contenu dans le cloud de Box afin d'améliorer considérablement cet intranet, nommé RescueNet. Désormais, grâce à l'intégration de la plate-forme de contenu Box avec Interact, la plate-forme de l'intranet, les milliers d'employés disposent d'un accès ultra-rapide à l'information et d'un mécanisme de recherche facile à utiliser. Madeleine Fackler continue : « Comme partout ailleurs, les journées de nos employés sont trop courtes pour accomplir tout le travail qu'il y a à faire. S'ils peuvent tirer parti d'une tâche déjà effectuée par un collègue, leurs propres tâches seront faites en un rien de temps. C'est la raison pour laquelle il est important de mettre en place des mécanismes de partage d'informations. » 

L'IRC a également fait appel à Box en tant que composant clé d'OTIS (Opportunity Tracking and Implementation System), son système personnalisé de suivi des subventions. Les subventions revêtent une importance capitale pour les organismes tels que l'IRC, en particulier au vu de la diminution du financement gouvernemental. Il n'est pas rare qu'il y ait plus de 700 demandes de subventions en cours au même moment. Les employés utilisent OTIS pour toutes leurs interactions avec les donateurs et partagent toutes les informations connexes en un seul endroit, ce qui leur évite de s'enliser dans des recherches prolongées.

 

« Box est notre solution de gestion du contenu. C'est tout. C'est notre plate-forme indispensable. » 

Madeleine Fackler, DSI, The International Rescue Committee

Une collaboration toujours sécurisée

La collaboration entre employés n'est pas la seule chose qui intéresse l'IRC. L'organisme fait appel à près de 1 000 partenaires externes dans le cadre de ses missions. « Nos partenaires sont vraiment importants, explique Madeleine Fackler. Que nous travaillions avec l'HIAS, Save the Children ou le Conseil norvégien pour les réfugiés, la possibilité de partager des informations revêt une importance capitale. »

Il ne faut pas non plus oublier que dans le cadre de ses activités quotidiennes, l'IRC a accès à des informations extrêmement sensibles, en matière de propriété intellectuelle et de données relatives aux personnes qui bénéficient de son aide. La protection du contenu est, par conséquent, primordiale. Grâce aux mécanismes de sécurité intégrés à Box, les utilisateurs, qu'ils soient internes ou externes, peuvent accéder au contenu dont ils ont besoin sans voir, accidentellement ou intentionnellement, le contenu qu'ils ne sont pas censés voir.  

Madeleine Fackler souligne : « Grâce à Box et son excellente sécurité, nous avons l'esprit plus tranquille quant à la transmission des informations. » 

 

Un monde unifié grâce à l'intégration de partenaires

Depuis décembre dernier, l'IRC a ajouté 5 To de données supplémentaires, en partie grâce au succès rencontré par l'utilisation de Box. Madeleine Fackler se consacre maintenant à connecter Box avec SalesForce et Office 365. Lorsqu'elle a pris son poste à l'IRC, elle a décidé de ne collaborer qu'avec une poignée de partenaires technologiques triés sur le volet. Elle a sélectionné avec soin des plates-formes de premier plan qui s'intègrent parfaitement ensemble, puis a dirigé les efforts de gestion et de changement pour inciter l'ensemble de l'entreprise à les utiliser.

IRC + Box

Puisqu'une grande partie des formations se font à distance, de nombreux articles sont postés et des vidéos partagées sur RescueNet. Madeleine Fackler travaille également à démontrer à la direction la valeur des technologies qu'elle choisit. Cela se traduit parfois par des formations pratiques et individuelles pour balayer les hésitations liées à la mise en œuvre et accepter l'utilité de ces technologies. Dans le cadre du programme CCM for Good de Box, des bénévoles prévoient de se rendre en Jordanie pour découvrir le travail de terrain de l'IRC et former les équipes de direction locales aux meilleures pratiques de déploiement et à la gestion du changement.

Le développement actuel de l'IRC repose sur ces deux initiatives technologiques, un accès amélioré et sécurisé à l'information et une collaboration entre les divers volets de l'organisme, afin de continuer à aider les très nombreux réfugiés en détresse du monde entier. « Le nombre de réfugiés ne cesse d'augmenter », souligne Madeleine Fackler. Tant que ce sera le cas, l'IRC continuera d'aider les gens à reprendre leur vie en main et à s'installer dans des endroits plus sûrs, en mettant à disposition des employés éparpillés partout dans le monde les meilleurs outils possible pour réaliser leurs tâches.

 

Box et Box.org sont fiers d'aider l'IRC et des milliers d'autres organismes à but non lucratif travaillant jour et nuit à améliorer la vie d'autres êtres humains. Box fait des dons et propose ses services à prix réduit au profit des organisations à but non lucratif sur Box.org.

Contenu associé