Oxfam

Une assistance encore plus rapide

PROBLÈME

Oxfam éprouvait des difficultés à mettre rapidement en œuvre ses capacités d'assistance, car entre 8 et 12 semaines étaient nécessaires pour établir des bureaux fonctionnels en arrivant dans de nouveaux environnements. Par ailleurs, en raison de la fragmentation de ses systèmes hérités, il lui était difficile de gérer la gouvernance des contenus et d'assurer la conformité aux nouvelles réglementations, comme le RGPD.

 

SOLUTION

Les employés, bénévoles et partenaires assurent instantanément les tâches d'assistance sur Box en arrivant dans de nouveaux environnements. Des politiques de sécurité et de conformité homogènes ont été adoptées pour l'ensemble du contenu centralisé sur Box.

 

RÉSULTAT

Oxfam a accéléré ses capacités à assurer des fonctions d'assistance, car l'organisation peut rapidement mettre en action de nouveaux programmes. Elle a non seulement réduit les risques en matière de conformité et de sécurité, mais peut également réagir plus rapidement aux évolutions des réglementations.

Dans le monde, près d'une personne sur trois vit dans la pauvreté. Par ailleurs, les huit personnes les plus fortunées au monde détiennent collectivement plus de richesses que les 3,8 milliards de personnes les plus pauvres. Ces considérations motivent Michael Duggan, DSI d'Oxfam International, à œuvrer chaque jour en faveur du changement. Cependant, pour lutter le plus efficacement possible contre la pauvreté, la transformation numérique est essentielle. 

Oxfam a été fondée il y a près de 70 ans. Depuis, la mission d'Oxfam a évolué et ne concerne pas uniquement l'assistance directe, mais également la lutte contre la cause majeure de l'injustice et de la pauvreté : les inégalités. Comptant des employés dans plus de 90 pays et réunissant 19 filiales dans sa confédération, Oxfam milite pour la justice sociale, s'attache à changer les lois et pratiques qui emprisonnent les gens dans la pauvreté, élabore des programmes pour aider les populations à faire valoir leurs droits et fait partie des primo-intervenants sur le terrain lors de catastrophes. 

Oxfam et Box

Au fil des ans, Oxfam a acquis de nombreux systèmes technologiques hérités. Chargé de guider l'organisation dans sa transition pour remplacer ses infrastructures héritées lors de sa transformation numérique, Michael Duggan décrit son rôle en ces termes : « Exploiter la technologie pour avoir un impact ». Il veut renforcer l'efficacité d'Oxfam pour que l'organisation optimise son action aux yeux des sympathisants et donateurs, et surtout exerce l'influence la plus forte possible auprès des populations qu'Oxfam soutient.

 

Engagement envers l'innovation numérique

Afin d'optimiser l'impact d'Oxfam à l'ère numérique, Michael Duggan avait compris qu'il lui faudrait effectuer des investissements d'échelle dans le secteur numérique. Il savait également que cette phase nécessiterait un effort collaboratif dans toute l'organisation. L'un des aspects cruciaux de la transformation numérique d'Oxfam concernait l'unification de ses 19 filiales. « Nous avons des origines et des historiques très différents, ainsi que des infrastructures technologiques disparates », précise-t-il. « Nous avons exploité le cloud afin de fusionner nos organisations et d'accroître notre efficacité. » Par exemple, Oxfam utilise à la fois Box et Okta pour assurer l'authentification unique, ainsi que Workplace de Facebook pour permettre les communications entre employés qui utilisent des systèmes de messagerie différents. 

De même, Oxfam intègre des services cloud de premier plan dans ses systèmes hérités afin de renforcer leur utilité et leur ergonomie. Cette approche facilite également le respect des impératifs en matière de conformité, de protection des données et de confidentialité. Michael Duggan a pleinement conscience que le secteur des organisations à but non lucratif présente de nombreux exemples « d'échecs de mise en œuvre technologique », synonyme de gâchis des dons recueillis et d'affaiblissement de l'impact auprès des populations dans le besoin. Michael Duggan précise que le secteur doit élaborer des outils articulés sur l'impact numérique avec des prestataires de services cloud de premier plan, au lieu de créer des systèmes de back-office propriétaires. Les solutions dans le cloud comme celles de Box ont aidé Oxfam à dynamiser et réussir sa phase de transformation numérique. 

 

La technologie pour répondre aux évolutions réglementaires

Avec 19 filiales, 10 000 employés et des dizaines de milliers de bénévoles et d'administrateurs externes, Oxfam sait qu'il lui faut gérer et sécuriser minutieusement les informations relatives à ses sympathisants et à ceux qui participent aux programmes. « Notre organisation agit en faveur du droit, ce qui renforce l'importance de cette considération », explique Michael Duggan. Oxfam doit pouvoir satisfaire tout impératif en matière d'audit et de conformité, tout en donnant au personnel et aux bénévoles d'Oxfam les outils nécessaires pour protéger les contenus sensibles. Pour ce faire, il est crucial d'utiliser les solutions technologiques les plus adaptées. 

« L'entrée en vigueur du RGPD a fait naître des défis pour de nombreuses organisations, notamment celles qui collectent et gèrent de grandes quantités de données non structurées », précise Michael Duggan. Oxfam a commencé à utiliser Box Governance pour faciliter le référencement des contenus et mettre en œuvre des technologies de recherche, afin de mieux respecter ces réglementations et d'autres dispositions similaires.

 

« En exploitant ces types d'outils pour satisfaire nos obligations en matière de conformité, nous pourrons réduire de manière considérable les frais liés aux impératifs de conformité, tout en répondant rapidement et efficacement aux demandes de droits d'accès aux données que nous recevons. » 

Michael Duggan, DSI, Oxfam International

 

Renforcement de l'impact par l'efficacité opérationnelle

Oxfam est une organisation de catégorie 1 en cas d'urgence humanitaire, ce qui signifie qu'elle fait partie des rares agences mondiales habilitées à intervenir à grande échelle lors d'importantes catastrophes humanitaires, comme le séisme et le tsunami qui ont frappé l'Indonésie en septembre 2018. Auparavant, 8 à 12 semaines étaient nécessaires aux équipes pour établir un bureau entièrement fonctionnel. Les données d'Oxfam étaient entreposées sur des serveurs de fichiers qui étaient accessibles uniquement si vous vous trouviez dans les locaux où ils étaient installés. Désormais, ces informations sont disponibles instantanément sur tout appareil, dans le monde entier. « Sur mon téléphone, j'ai accès à 41 téraoctets de documentation d'Oxfam stockée sur Box. Ces données sont collectées dans plus de 90 pays », explique Michael Duggan.

« Il n'existe aucun lieu d'où un employé d'Oxfam ne peut pas accéder à ces informations, à partir du moment où nous lui fournissons une connexion Internet », indique Michael Duggan. « De plus, nous sommes très efficaces pour fournir des connexions Internet. » Lorsque les intervenants arrivent dans leurs aéroports respectifs en vue de leur déploiement, ils ont accès aux informations les plus récentes dont ils auront immédiatement besoin, notamment les ressources de briefing, ainsi que les informations sur les partenaires et les protocoles. Ils peuvent également consulter les informations hors-ligne à l'aide de Box Drive s'ils se trouvent dans une zone où la connectivité n'est pas bonne. Ces capacités ont transformé les capacités d'Oxfam à monter rapidement en puissance et à gagner en efficacité. « Box a révolutionné la donne », précise Michael Duggan.

  

« Lorsque l'intervention a débuté à Palu, sur l'île de Sulawesi, après le séisme et le tsunami, mon équipe a pu immédiatement établir un groupe d'espace de travail dédié, ainsi qu'un dossier Box spécifique pour rationaliser les communications et assurer le suivi des environnements et demandes qui ne cessaient d'évoluer. » 

Jack, Oxfam Australie

Oxfam

En plus de la vitesse d'accès, l'un des autres avantages de Box réside dans sa facilité d'utilisation pour les employés. Dianna Langley, Responsable des espaces de travail numériques pour Oxfam, explique que les équipes sont en mesure de comprendre la structure, d'utiliser les fichiers de manière sécurisée et d'établir des dossiers sans solliciter le personnel informatique. Les processus sur Box sont devenus essentiellement des services clés en main. « Quel que soit l'endroit où survient une catastrophe, notre solution [de gestion des contenus] est désormais à la fois globale, basée sur le cloud et indépendante de toute considération géographique. C'est précisément la configuration nécessaire en situation d'urgence : prédictibilité et facilité d'utilisation. »

À l'avenir, Michael Duggan tient à exploiter Box Skills pour mieux gérer l'immense quantité de vidéos et de photos conservées par l'organisation. Par exemple, lorsque quelqu'un souhaite savoir si Oxfam détient des photos d'une personne donnée ou si un individu particulier figure dans une vidéo d'Oxfam, il se tournera vers une solution telle que Box Skills pour répondre plus rapidement à cette demande. 

 

« Nous avons assurément prouvé que le cloud fonctionnait dans les environnements les plus austères où nous intervenons, ce qui a considérablement renforcé notre capacité à produire un impact. » 

 Michael Duggan, DSI, Oxfam International

Collaboration avec des partenaires humanitaires 

Pour décupler l'impact de son action, Oxfam s'efforce également d'optimiser sa collaboration avec d'autres organisations humanitaires. Qu'il s'agisse de défendre les droits de l'homme, de gérer le soutien technique de programmes de développement ou de partager dans les plus brefs délais des informations relatives à un pays ou une catastrophe, Oxfam utilise Box pour assurer rapidement des tâches de partage et de cocréation. 

« Les frontières entre les différentes catégories sont poreuses quand on intervient après une catastrophe », explique Dianna Langley. Elle précise que Box met à sa disposition des options dans le cadre du partage de dossiers et d'informations avec les autres ONG œuvrant avec Oxfam sur le terrain. Oxfam peut rapidement partager des informations avec des partenaires, tout en conservant un contrôle strict en matière d'accès.  

En plus de pouvoir établir des antennes plus rapidement dans de nouveaux environnements, Oxfam peut également quitter des zones plus rapidement que jamais afin de réagir à des situations d'urgence dans d'autres régions. Grâce à cette capacité à partager des informations facilement et de manière sécurisée avec d'autres organisations qui souhaitent poursuivre ce travail important, Oxfam peut quitter un secteur en cédant la place à un partenaire en un temps record. 

 

« Box nous permet de créer un espace partagé avec nos partenaires pour renforcer notre impact par le biais de l'échange des connaissances. » 

 Michael Duggan, DSI, Oxfam International

 

Garder à l'esprit le versant humain dans la technologie

Alors que la technologie et l'efficacité qu'elle induit laissent entrevoir un potentiel très prometteur, Oxfam insiste sur le fait qu'il faut garder en tête le versant humain. Ainsi, dans les camps de migrants et de réfugiés, Oxfam n'exige aucune identification individuelle. Bien qu'il existe des technologies numériques permettant d'identifier les personnes bénéficiant de l'aide d'Oxfam, l'organisation tient compte du fait que certaines craignent de dévoiler leur identité après avoir fui des zones de guerre ou des différends personnels. Alors que la technologie peut améliorer l'efficacité, Michael Duggan souligne l'importance de comprendre les répercussions, de façon à ce que les organisations n'appliquent pas de solutions sans réfléchir, au risque de mettre en danger les personnes qu'elles tentent d'aider. 

Oxfam

Oxfam précise également que la transformation numérique ne concerne pas uniquement un transfert d'infrastructure en dehors de l'organisation, mais également un transfert de charges de travail. À mesure que l'impact de l'IA et du Big Data se renforce, Michael Duggan reste persuadé que les possibilités offertes par ces technologies suscitent aussi d'importantes responsabilités pour son organisation et les partenaires d'Oxfam. « Oxfam souhaite uniquement collaborer avec des sociétés comme Box, qui ont prouvé leur conscience des répercussions éthiques de la technologie. Nous tenons à pouvoir discuter avec franchise et honnêteté de l'impact et des moyens d'exploiter ces possibilités selon des critères éthiques et humains. » 

À ce titre, Michael Duggan prédit que les entreprises qui remporteront le plus de succès dans le secteur technologique seront celles qui préservent la confiance, pas seulement auprès des organisations utilisant la technologie, mais aussi des clients, sympathisants et participants aux programmes. 

 

« Même si votre technologie est exceptionnelle, même si elle est susceptible de transformer l'efficacité d'un programme ou d'en renforcer l'impact, cela n'a aucune importance si ces qualités s'exercent au détriment de toutes les personnes concernées, en particulier des plus fragiles. » 

 Michael Duggan, DSI, Oxfam International

 

Box et Box.org sont fiers d'aider Oxfam et des milliers d'autres organismes à but non lucratif travaillant jour et nuit àaméliorer la vie d'autres êtres humains. Box fait des dons et propose ses services à prix réduit au profit des organisations à but non lucratif sur Box.org.

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