North Highland

Contenu centralisé, gouvernance améliorée, équipes plus satisfaites

PROBLÈME

Des outils non autorisés utilisés par des employés mobiles dispersés, un manque de gouvernance sur un contenu largement disséminé et la menace constante d'une violation de la conformité ont été une grande source de stress pour l'équipe informatique de North Highland. Et surtout, cela a entravé la collaboration à l'échelle de l'entreprise.

 

SOLUTION

En consolidant tout le contenu de l'entreprise sur Box, le service informatique a pu mieux gérer la gouvernance des contenus et former à nouveau les employés du monde entier afin qu'ils collaborent de manière sécurisée et maîtrisable. L'équipe marketing, pour sa part, est capable de collaborer en toute sécurité avec des acteurs externes sur des fichiers volumineux portant sur la conception. Et la conservation légale intégrée permet à North Highland de verrouiller ses fichiers en se basant sur des paramètres de conformité, sans compromettre le flux de travail des employés.  

 

RÉSULTAT

En centralisant son contenu sensible dans Box, North Highland a amélioré les cycles de collaboration de chaque service de l'entreprise. Parallèlement, l'entreprise a éliminé les risques liés au shadow IT, éliminé le risque de violations accidentelles de la conformité et mis en place des politiques de rétention intelligentes qui peuvent être gérées en toute confiance.

Selon une étude récente réalisée par SkyHigh Networks, les moyennes et grandes entreprises utilisent entre 300 et 400 applications cloud, et jusqu'à 60 solutions de partage de fichiers différentes rien que pour leur travail quotidien. Et 90 % de ces applications sont utilisées sans que le service informatique en soit averti.

Le shadow IT, c'est-à-dire l'utilisation d'outils grand public sans l'approbation adéquate du service informatique, est une tendance inquiétante répandue dans les entreprises. Les entreprises gaspillent de l'argent pour proposer des outils appropriés, qui sont ensuite délaissés par les employés, qui se tournent vers des outils grand public posant problème en matière de sécurité. Le service informatique ne bénéficie pas d'un contrôle adéquat sur le stockage et l'accès aux contenus, exposant les systèmes à des risques de violations ou de piratages des données.

North Highland, une entreprise de conseil internationale comptant plus de 3 000 employés répartis dans 60 pays, travaille auprès de clients issus d'une variété d'industries hautement réglementées. Après un audit de son infrastructure technologique réalisé par SkyHigh Networks, North Highland a découvert que plus de 600 de ses employés utilisaient des solutions grand public, comme Dropbox. Lutter contre ces problèmes de shadow IT s'avérait indispensable afin de respecter les exigences de conformité strictes associées à ses données sensibles.  

North Highland

 

Le passage d'outils non autorisés à des solutions satisfaisantes

Falor et son équipe ont tout d'abord identifié les outils posant problème et ont indiqué aux employés que ces solutions représentaient un danger en matière de sécurité et d'assistance et qu'ils devaient cesser de les utiliser. Falor et son équipe ont cherché une plate-forme de contenu plus adéquate qui satisferait les habitudes et les besoins des, différents utilisateurs tout en satisfaisant aux exigences en matière de sécurité et de conformité.

Par exemple, l'équipe marketing de North Highland avait besoin de partager rapidement et en toute sécurité des fichiers de conception très volumineux avec des acteurs externes à l'organisation. Les emails n'étaient pas un moyen approprié, sécurisé ou même efficace pour l'envoi de tels fichiers. Avec Dropbox et SharePoint, il était tout simplement impossible de donner à l’équipe marketing la possibilité de partager des fichiers tout en contrôlant l'accès aux informations et en protégeant les documents sensibles à l'aide d'un filigrane. Et North Highland devait également se soucier des violations en matière de conformité, en raison de contenus partagés de manière inappropriée.

 Au final, Falor s'est tourné vers Box. En choisissant Box, la solution de gestion de contenu dans le cloud, Falor a pu résoudre les problèmes de shadow IT et de collaboration externe de manière optimale. À l'instar de la plupart des entreprises de conseil, 80 % de la masse salariale de North Highland travaille à distance. En raison des pare-feu clients, des configurations système et des consultants utilisant des ordinateurs portables clients au lieu de l'équipement North Highland, la collaboration était souvent entravée lorsque le contenu était hébergé sur des serveurs sur site. 

 « Box nous a aidé à améliorer la connectivité entre ces groupes et à rendre la collaboration possible », s'exclame Falor. « Cela nous a également permis d'éliminer certains risques associés au stockage d'informations sur d'anciens sites d'équipe qui auraient fourni davantage d'autorisations que nécessaire. »

Des données rationalisées sur un système centralisé

La consolidation du contenu sur une seule et même plate-forme impliquait un autre obstacle pour North Highland : l'équipe informatique a dû faire face à la quantité de données qu'elle avait accumulée. « Nous avions des tonnes et des tonnes de données », commente Falor. « Lorsque nous avons commencé à les parcourir, nous avons constaté que de nombreuses données étaient obsolètes et qu'il existait des versions contradictoires des documents, ou que 50 personnes possédaient un même document avec de petites modifications, ou des versions antérieures. »

Box a permis à North Highland de dédupliquer la bibliothèque de contenus, ainsi que d'améliorer la collaboration et le contrôle des versions des documents et des données. Cela a mis en évidence la véritable importance des données de l'entreprise, ainsi que la manière dont elles étaient stockées et utilisées. « À présent, nous sommes en mesure de déterminer quelles données sont importantes, » explique Falor. Nous essayons également de repenser la manière d'établir une taxonomie commune pour la qualification et le classement les documents. »

 

tablette

Dans le cadre du processus de simplification des contenus, Falor et son équipe ont récupéré des systèmes de stockage d'entreprise plus coûteux pour les reconvertir à d'autres fins adéquates, tout en supprimant les solutions traditionnelles n'ayant plus d'utilité. Il remarque également : « Dans un monde idéal, nous allons profiter du stockage illimité offert par Box et commencer par éliminer certains de ces services, ou du moins les archiver, à l'aide de services ou de périphériques de stockage moins onéreux ».

 

« Nous savons que Box avance dans la bonne direction, puisque ses technologies sont conçues sur mesure et axées sur les besoins. Pour beaucoup d'entreprises et technologies anciennes, on parle plutôt d'adaptation. »

Paul Falor, DSI de North Highland

 

Une amélioration renforcée de la gouvernance

Au cours de ses recherches sur la gestion de contenu dans le cloud avec Box, Falor s'est rendu compte que Box Governance permettrait à North Highland de prévenir les violations accidentelles en matière de conformité, pouvant s'avérer extrêmement coûteuses. « Box Governance nous offre une solution de DLP (prévention des pertes de données) simple et basique », indique-t-il. « Cela nous permet de mettre des noms de domaine sur liste blanche ou liste noire, ce qui s'avère incroyablement utile du point de vue de la collaboration. De plus, la conservation légale et la rétention de documents peuvent nous permettre de convertir davantage de nos serveurs de fichiers. »

 

Ordinateurs portables

Dans les secteurs dépendants de la conformité pour lesquels l'entreprise travaille, la conservation légale permet à North Highland de verrouiller les fichiers, afin qu'ils ne puissent pas être supprimés ou modifiés, sans changer le flux de travail des employés. La rétention des documents impose des règles prédéfinies en termes de conservation et d'élimination afin d'éviter une sur ou sous-conservation des informations, pouvant entraîner des risques de non-conformité ou des responsabilités supplémentaires. 

 

Un accès simplifié aux contenus dans l'ensemble de l'organisation

Mais surtout, Falor et son équipe peuvent désormais être certains que les outils et applications non autorisés n'entraveront plus la collaboration productive et la sécurité chez North Highland. Et ayant l'assurance que Box n'est pas seulement une plate-forme de contenu, mais un partenaire de gestion de contenu dans le cloud, qui met à sa disposition d'innombrables intégrations, dont Office 365 et Okta, North Highland pourra se servir de Box pour atteindre ses futurs objectifs en matière de collaboration et de flux de travail relatif à ses contenus.