Office of the Attorney General, Washington D.C.

Rationalisation des processus des procès

PROBLÈME

Les avocats et le personnel de l'OAG éprouvaient des difficultés à réaliser des tâches de base, comme le passage en revue des preuves lors des procédures d'avant et après procès. Les partages de fichiers hérités sur site et SharePoint ne prenaient pas en charge les intégrations dont avaient besoin les avocats. De plus, ils étaient trop compliqués à utiliser pour la collaboration en interne et avec l'extérieur, et ils étaient difficiles à gérer pour le service informatique.

 

SOLUTION

L'OAG a adopté Box comme plate-forme centrale pour le passage en revue et le partage des preuves des dossiers judiciaires dans le cadre des procès. Box agit comme une couche de contenu unifiée à travers une pile technologique de pointe, avec des outils comme Office 365, Outlook, Adobe Signature, Abacus et Salesforce. L'OAG teste également l'utilisation de Box Skills pour créer des transcripts à partir des caméras portées par les officiers de police.

 

RÉSULTAT

La prestation de services juridiques s'est améliorée, car les avocats et le personnel peuvent se concentrer sur leur travail et non sur la recherche d'informations. La productivité a augmenté et la charge de travail du service informatique s'est réduite. Les risques liés à la sécurité et à la conformité ont également diminué. 

Le film Minority Report dépeint une Washington D.C. futuriste, où la lutte contre le crime repose en grande partie sur une technologie liée à la voyance permettant de prédire qui est sur le point d'enfreindre la loi. Dans la réalité, aussi excitant (et problématique) que cela en a l'air, il n'existe aucun logiciel de voyance utilisé dans le district de Columbia. En revanche, une équipe travaille à faire triompher la justice, à l'aide de technologies de pointe dans le cloud.
Chargé de défendre les lois du district de Columbia, l'Office of the Attorney General (OAG) joue un rôle de conseiller juridique auprès des agences gouvernementales du district et protège les intérêts de sa population. L'OAG a pour objectif de devenir le cabinet d'avocats public le plus efficace et respecté du pays. Pour faire de cette ambition une réalité, ses dirigeants sont actuellement en train d'établir une pile technologique progressive. Outre les précédents cas améliorés par l'intelligence artificielle qui identifient des schémas au sein de contenu critique, l'OAG a mis en place un lieu de travail numérique et zéro papier pour ses 400 avocats et ses 200 employés, grâce à des outils tels que Box, Office 365 et DocuSign. La collaboration est ainsi facilitée, les processus gagnent en fluidité et la mobilité est davantage sécurisée.

Chris Tonjes, DSI de l'OAG, explique : « Je suis particulièrement doué pour réparer ce qui ne fonctionne plus. Certains changements doivent être mis en place rapidement pour permettre au personnel de travailler plus facilement, pour lui faciliter la vie. » Il a pris la tête de la révolution numérique au sein de l'OAG, des tâches de base, comme la collaboration sur des fichiers dans le cloud, à la technologie de pointe telle que l'intelligence artificielle, et ce afin de rendre la justice de façon optimale dans l'un des organismes gouvernementaux civiques les plus en vue des États-Unis.

 

« Quand je pense à tous nos projets potentiels, je les trie en fonction de ce qu'ils vont apporter aux employés. »

Chris Tonjes, DSI, Office of the Attorney General, Washington D.C.

 

Intelligence artificielle : comment passer au niveau supérieur

L'intelligence artificielle a le vent en poupe. Malgré tout le potentiel qu'elle recouvre, il peut être difficile de l'exploiter en raison des contraintes budgétaires et des ressources limitées des entreprises. M. Tonjes dispose d'une vue d'ensemble de la technologie pour l'OAG, à qui il apporte sa vision toute personnelle ainsi que son souci du détail et sa technique pour faire avancer les choses au rythme adapté.

L'utilisation de l'intelligence artificielle pour trier les gros volumes de documents et rechercher certains schémas figure parmi les initiatives actuellement mises en place par l'OAG. Par exemple, l'organisation utilise son intelligence artificielle personnalisée pour repérer les frais facturés en double par les fournisseurs et ainsi éviter de payer deux fois pour des produits ou des services. Autrefois laborieuse et effectuée manuellement, cette procédure est désormais presque entièrement automatisée.

En outre, l'OAG teste actuellement l'utilisation de Box Skills pour créer des transcriptions à partir des caméras portées par les officiers de police, ce qui facilite grandement le passage en revue des preuves par les procureurs lors d'une affaire. Chris Tonjes et son équipe espèrent un jour utiliser Box Skills et l'intelligence artificielle pour des tâches plus complexes, notamment le développement d'une reconnaissance des schémas afin de repérer des individus apparaissant dans plusieurs vidéos, par exemple des témoins ou des récidivistes. « Il est extrêmement important de pouvoir repérer ces liens », explique-t-il.

Box

Outre Box Skills, l'OAG souhaite améliorer ses services directs aux habitants en lançant en 2019 un chatbot fonctionnant avec l'intelligence artificielle. Ce système répondra aux questions sur des sujets communs tels que la pension alimentaire et les problèmes liés à la location d'habitations. Le chatbot aidera les citoyens à remplir des formulaires administratifs et peut-être à charger des documents sur les sites Internet. Outre ses services en matière de justice au pénal, l'OAG s'est engagé à faciliter la résolution des problèmes courants auxquels est confrontée la population et espère pouvoir bénéficier de l'intelligence artificielle.  

 

«Box est une plate-forme idéale pour l'innovation. »

Chris Tonjes, DSI, Office of the Attorney General, Washington D.C.

Pour commencer : une plate-forme de contenu unifiée et sécurisée

Les initiatives de l'OAG liées à l'intelligence artificielle sont passionnantes. Cependant, rien de tout cela ne serait possible sans une pile technologique cohérente permettant de trouver, partager, gérer et sécuriser du contenu pour une collaboration facilitée. La décision de faire appel à Box a été prise suite à un problème plutôt terre à terre : l'OAG s'est retrouvé à court d'espace pour ses serveurs sur site hérités. Lorsque Chris Tonjes est arrivé, l'OAG disposait déjà d'une instance de SharePoint, mais il savait qu'il fallait un outil plus efficace pour permettre aux employés de collaborer de manière efficace sur le contenu. « Il y a eu plusieurs tentatives d'installation de SharePoint ici à Washington D.C., mais elles se sont souvent soldées par un échec et une grande frustration, explique-t-il. Box s'avère beaucoup plus efficace et plus facile à maîtriser. » 

Box a fourni à l'OAG un espace de stockage illimité pour son contenu, ainsi qu'un système d'autorisations plus sophistiqué et un suivi vérifiable pour des questions de gouvernance. Par exemple, les preuves partagées lors des procès peuvent désormais être téléchargées dans Box et partagées comme pièces du dossier, permettant ainsi aux personnes qui en ont besoin d'y accéder avant, pendant et après les procès. Box permet de mettre en place un processus zéro papier placé sous le signe de la collaboration, qui permet également à l'OAG de rester conforme à des règlements très stricts. 

 

« Les documents doivent passer d'une personne à une autre d'une façon ultra sécurisée. Cela sera bientôt la règle dans tous les espaces de travail. » 

 Chris Tonjes, DSI, Office of the Attornery General, Washington D.C.

Box

Des intégrations qui participent à la quête de justice

Pour M. Tonjes, la stratégie de gestion du contenu doit être adaptée à chaque environnement. L'un des principaux avantages apportés par Box (et un facteur de différenciation par rapport à SharePoint) est la facilité avec laquelle il s'intègre à d'autres applications. « SharePoint ne rend pas les intégrations faciles. Depuis que nous utilisons Box et non plus SharePoint, nous sommes davantage capables d'utiliser nos API personnalisées et la charge de travail de notre service informatique a radicalement diminué, » explique-t-il.  

Office 365 demeure l'interface à laquelle sont habitués de nombreux employés de l'OAG. Avec Box, ces fichiers peuvent être instantanément partagés et modifiés. Des intégrations supplémentaires avec Adobe Signature, Salesforce et Abacus rendent les processus plus fluides et plus familiers, sur une plate-forme de contenu robuste et sécurisée. Enfin, l'étroite intégration entre Box et Outlook est une véritable bénédiction pour l'OAG, puisque, selon M. Tonjes, tous les bureaux du département « vivent sur Outlook ».

Il est peu probable que l'avenir de la lutte contre le crime et des procès prenne le chemin de Minority Report, ce qui est loin d'être une mauvaise chose. Mais avec l'intelligence artificielle et la gestion de contenu dans le cloud facilitant les tâches courantes, les agences gouvernementales telles que l'OAG sont mieux équipées pour servir la population et faire avancer la justice.

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