Tous les avantages de la Gestion Électronique de Documents (GED)
Des propositions de projets, de la documentation technique, des dossiers RH, des ressources de formation, des contenus marketing… Votre entreprise repose sur un véritable océan de contenu.
Mais gérer un tel volume et une telle variété est souvent plus difficile qu’il n’y paraît. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous avez besoin d’aide pour gérer tous ces documents.
Un système de gestion de documents offre de nombreux avantages. Il vous permet de simplifier votre organisation, de rationaliser la collaboration et d'améliorer votre transparence. Cet article vous explique tout cela en détail.
Qu'est-ce que la GED ? Définition
Un système de gestion électronique de documents (GED) est un système numérique qui vous aide à gérer l'ensemble du cycle de vie de vos contenus, de la création à la conservation. Ce système offre un cadre de travail qui définit la façon dont les informations importantes circulent dans votre entreprise, rationalisant ainsi vos workflows et vous faisant gagner en productivité.
En fonction de vos besoins, vous pouvez choisir entre un système de GED sur site ou sur le cloud. Avec une GED sur site, vous stockez et gérez tous vos documents sur vos serveurs internes. Bien que cette option réduise considérablement la latence dans la mesure où toutes vos informations sont locales, elle entraîne des coûts initiaux plus élevés et un espace de stockage limité.
Une GED sur le cloud, quant à elle, implique de stocker vos documents sur un serveur cloud externe et de les gérer directement en ligne. Cette approche vous permet de contrôler vos coûts tout en vous laissant la liberté de faire évoluer votre volume de stockage en fonction de vos besoins, vous offrant ainsi l'agilité dont votre entreprise a besoin pour se développer.
Système de gestion électronique de documents vs stockage cloud
Il peut être facile de mélanger les solutions de gestion de documents et de stockage dans le cloud si vous n'êtes encore qu'aux premières étapes de votre approche cloud. Bien que ces deux options disposent de fonctionnalités cloud, elles diffèrent sur plusieurs points essentiels.
Le stockage cloud se contente de conserver vos fichiers dans un emplacement sécurisé. Il s’agit généralement d’applications grand public destinées à un usage personnel. Par exemple, vous pouvez transférer les photos de vos vacances sur un stockage cloud pour libérer de l'espace sur votre téléphone.
Un système de GED vous permet d'aller plus loin que le simple stockage de vos documents dans le cloud. Vous pouvez également éditer vos documents à l'aide de divers outils intégrés :
- Capture de documents et de données
- Partage de fichiers sécurisé
- Automatisation des flux de travail
- Contrôle de version
- Signatures électroniques (e-signatures)
Ces fonctionnalités supplémentaires font d'une GED basée sur le cloud une plate-forme pratique pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.
Les enjeux d'une GED pour l'entreprise
Lorsque vous n’avez pas de processus défini, la gestion des documents de l’entreprise est souvent une tâche herculéenne. Des fichiers importants disparaissent, vos lecteurs réseau se remplissent et vos collaborateurs passent des heures à chercher les documents dont ils ont besoin.
Voici certains des principaux problèmes de gestion de documents auxquels les entreprises sont confrontées.
Une perte d'efficacité due aux silos
Les départements et les équipes utilisent parfois des systèmes différents pour stocker et gérer les documents, ce qui rend l'accès difficile pour les autres.
Des lecteurs réseau encombrés
Sans un système de gestion documentaire approprié, les disques deviennent rapidement pleins et il est difficile d’y retrouver des documents.
Un risque accru d'informatique fantôme
Vos collaborateurs ou équipes peuvent ne pas être satisfaits de votre système de stockage et être tentés d'adopter des logiciels non approuvés par votre équipe informatique. Cela entraîne des problèmes de sécurité et de conformité et vous expose à des risques.
Des bases de données désorganisées
Le manque d'organisation implique que vos collaborateurs travaillent parfois sans avoir toutes les informations nécessaires pour avancer ou prendre de bonnes décisions. Cela nuit à la productivité et augmente les risques.
Si ces problèmes peuvent rester gérables pour les entreprises qui ne traitent pas beaucoup d'informations, celles-ci sont aujourd'hui de plus en plus rares.
Les entreprises génèrent une énorme quantité de données chaque jour, même si elles n’en conservent qu’une petite partie. Trouver un moyen de ne garder que ce dont vous avez besoin et de supprimer ce dont vous n'avez plus besoin est essentiel pour vous éviter de sérieux problèmes sur le long terme.
Choisir un système de gestion documentaire fiable vous permet de vous développer en toute sérénité et d'éviter les risques à la fois réglementaires et commerciaux.
Pourquoi mettre en place une GED ? 10 avantages
Le 21e siècle marque sans conteste l'adoption massive du numérique dans la vie des entreprises, c'est le gage de l’efficacité commerciale d'aujourd'hui. Peut-être travaillez-vous déjà depuis longtemps à votre transformation digitale, ou peut-être venez-vous juste de vous lancer. Quoi qu’il en soit, une GED basée sur le cloud peut contribuer à vous faciliter la vie. En voici certaines des principales raisons.
1. Un accès facilité
La facilité d’accès est l’un des avantages les plus appréciés d’une GED. Ces systèmes suppriment les silos d'informations afin que les utilisateurs n'aient plus besoin d’écumer des systèmes disparates et désorganisés pour trouver les documents qu'ils souhaitent.
De nombreuses solutions de GED avancées offrent également des capacités de recherche intelligente et d’assistance basée sur l’intelligence artificielle, qui permettent de trouver des informations plus facilement que jamais. Ces technologies peuvent analyser et extraire des informations ciblées à partir de documents. Les collaborateurs peuvent alors extraire exactement ce dont ils ont besoin sans avoir à ouvrir et à parcourir de nombreux fichiers différents.
De plus, une GED basée sur le cloud permet aux employés d'accéder à des documents et de les modifier depuis n'importe où, dès lors qu'ils disposent d'une connexion Internet. Qu'ils se connectent du bureau, de chez eux ou de leur café préféré, ils peuvent récupérer rapidement le contenu dont ils ont besoin pour accomplir leur travail.
2. Une productivité améliorée
Les travailleurs du savoir ont souvent l'impression de manquer de temps pour faire toutes les tâches dont ils ont la responsabilité. En moyenne, ils ne passent qu'environ 53,3 % de leur journée à effectuer un véritable travail productif. D'où vient donc tout ce temps perdu ?
Une étude de 2021 a montré que 95 % des salariés perdent jusqu’à 8 heures par semaine pour trouver les informations dont ils ont besoin. La mise en œuvre d'une GED permet aux utilisateurs d'accéder plus facilement aux bons documents afin qu'ils puissent se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
3. Une sécurité renforcée
Vous ne voulez pas que n'importe qui puisse mettre la main sur vos informations les plus sensibles, d'autant plus que le coût moyen d'une violation de données est en augmentation constante. Et nous ne parlons même pas des amendes liées au non-respect des réglementations en matière de cybersécurité telles que le RGPD et la loi HIPAA.
La mise en œuvre d'une GED peut réduire votre risque de violation de données. Les administrateurs GED peuvent accorder ou refuser l'accès aux informations sensibles selon les besoins de chacun et de l'entreprise, pour empêcher tout accès par des personnes non autorisées. Et les fonctionnalités de suivi des utilisateurs enregistrent tout accès aux documents, vous permettant de savoir qui peut voir quelles informations et quand.
De plus, la plupart des systèmes de GED basés sur le cloud utilisent des sauvegardes automatiques, permettant une récupération facile en cas de sinistre.
4. Une organisation plus fiable
À mesure que votre entreprise se développe, le nombre de documents que vous créez augmente également. Sans référentiel centralisé pour stocker tous ces contenus, vous courez le risque de créer des silos d'informations et de perdre des documents importants.
Une GED stocke tous vos documents dans un seul endroit facilement accessible, vous assurant que tout votre contenu suit un même schéma d'organisation logique. Vous pouvez notamment tirer parti de fonctionnalités de catégorisation des documents, telles que les conventions de dénomination des fichiers, le balisage et l'évaluation, qui facilitent considérablement les recherches de documents précis.
5. Un espace de stockage physique et numérique réduit
Avoir trop de documents sur vos serveurs entrave leur efficacité et complique souvent le travail. Transférer vos documents vers une GED libère un espace précieux sur vos emplacements physiques et fluidifie le travail de toute l'entreprise.
Il en va de même pour vos systèmes papier. Toute entreprise qui utilise des documents papier sait qu'une bonne gestion est souvent compliquée. La mise en œuvre d'une GED réduit votre dépendance aux systèmes physiques, vous permettant ainsi de vous débarrasser des classeurs qui prennent beaucoup de place dans vos bureaux. De plus, vous profitez ainsi d'une opportunité de réduire vos coûts et de travailler d’une façon plus écologiquement responsable en limitant les impressions papier.
6. Des mises à jour et des commentaires en temps réel
Il est difficile de partager des connaissances et des avis en utilisant les méthodes traditionnelles telles que les documents et feuilles de calcul stockés localement. Même en ayant recours aux fonctionnalités de commentaires et de suivi des modifications, les erreurs peuvent se produire et il est parfois compliqué de savoir si vous travaillez bien sur la dernière version d’un document.
Une GED basée sur le cloud permet aux utilisateurs de travailler sur le même document simultanément, permettant une communication plus efficace et réduisant le risque de redondance. Tous les intervenants autorisés peuvent apporter des modifications et voir instantanément les actions des autres, et ainsi gagner en efficacité et en temps.
Cela dit, la fonctionnalité de commentaires reste avantageuse pour les environnements asynchrones, notamment pour les personnes travaillant sur différents fuseaux horaires. Si votre personnel travaille à différents lieux du globe, assurez-vous de garder à l’esprit les besoins des différentes équipes.
7. Des modifications et révisions facilement traçables
Modifier des documents envoyés par e-mail était une méthode commune il y a encore quelques années. Mais dans l'environnement de travail actuel, cette méthode s'avère finalement bien peu pratique. Le risque d'erreur humaine est élevé, les allers-retours peuvent être longs et fastidieux.
Travailler avec une GED permet de modifier les documents directement en ligne, ce qui évite à chacun de s'engager dans de longues explications. Il vous suffit d’accorder l’accès aux collaborateurs autorisés pour travailler efficacement.
Les fonctionnalités de contrôle de version garantissent que vous travaillez toujours sur la version la plus récente de vos documents. Une fonction de restauration vous permet également de revenir à une version antérieure au cas où vous constatez une erreur.
8. Une communication améliorée
Une communication claire est essentielle à la réussite de toute entreprise. Une GED rationalise la collaboration et la communication entre les membres de votre équipe, vos clients et vos partenaires commerciaux.
Une GED basée sur le cloud vous permet d'automatiser la distribution de documents en sélectionnant le destinataire, l'heure et le canal de communication appropriés. Vous pouvez également reformater les documents pour qu'ils correspondent aux préférences de vos destinataires en quelques clics, ce qui vous fait gagner du temps et entretient de bonnes relations avec tous vos partenaires.
9. Une conformité facilitée
Se conformer aux réglementations sectorielles et gouvernementales est une véritable gageure si vous ne disposez pas d'un système de gestion approprié. Certains documents importants peuvent facilement passer inaperçus, exposant votre entreprise à des risques de sécurité et de conformité.
Les fonctionnalités de piste d'audit vous aident à prouver aux auditeurs que votre entreprise respecte les normes et réglementations applicables en fournissant une trace des versions des documents, des modifications et des parties impliquées.
Vous pouvez également utiliser une GED avancée pour automatiser les fonctions de conformité pour certains fichiers. Les capacités d’intelligence artificielle et de machine learning vous permettent de catégoriser et de sécuriser facilement chaque document.
10. Une transparence inégalée
La transparence est un facteur souvent sous-estimé d’une bonne gestion documentaire, mais elle compte pourtant parmi ses principaux avantages. Sans un système transparent, vous êtes plus susceptible de rencontrer des problèmes tels que des informations inexactes, des non-conformités et des risques de cybersécurité.
Un système de GED efficace augmente la transparence dans l’ensemble de votre organisation. Tous vos documents se trouvant au même endroit, tout le monde travaille avec les mêmes informations. Les fonctionnalités de suivi des modifications vous permettent de voir ce que chacun fait de vos documents. Enfin, les pistes d’audit vous permettent de vous assurer que vous êtes en conformité avec toutes les normes ou réglementations applicables à votre entreprise.
Les critères à prendre en compte pour choisir une GED
Toutes les solutions GED ne se valent pas. En fonction de vos besoins, vous pourrez notamment vous attacher aux fonctionnalités suivantes au moment de choisir la solution de GED la plus adaptée à votre usage.
La centralisation
Toute bonne solution de GED fournit un référentiel centralisé fiable pour tout votre contenu, des documents Word aux PDF en passant par les fichiers vidéo et audio. Ce référentiel agira comme une médiathèque numérique vous offrant une source unique de vérité et permettra de garantir que vos collaborateurs travaillent avec la version la plus précise et la plus à jour de vos informations.
Les autres avantages d’un référentiel cloud centralisé incluent :
- Un accès facile : dans la mesure où ils n’ont qu’un seul point d’accès, les utilisateurs ne perdent plus un temps précieux à rechercher des documents cloisonnés.
- Une collaboration améliorée : tout le monde peut accéder aux bons documents, les modifier et les envoyer à ses collègues ou partenaires depuis un seul endroit.
- Une sécurité renforcée : si les informations sont toutes regroupées au même endroit, il est plus facile de les protéger en accordant ou en refusant l'accès à certaines personnes, en bloquant la modification de certains documents ou encore en appliquant des mesures de sécurité avancées à certains documents sensibles.
Sélectionnez un système qui permet à vos utilisateurs d’importer dans le référentiel des documents issus de plusieurs sources afin de créer un flux d'informations plus fluide.
Un espace de stockage plus volumineux
L’infrastructure de stockage sur site traditionnelle limite l’espace dont vous disposez pour vos documents importants. Et lorsque l'espace vient à manquer, vous devez investir dans de nouveaux équipements, la plupart restant ensuite inutilisés pendant de longues périodes. Sélectionnez des solutions GED hautement évolutives et basées sur le cloud pour avoir la possibilité de facilement augmenter votre espace de stockage à mesure que votre entreprise se développe.
Des chargements accélérés
L’importation de fichiers vers des systèmes traditionnels peut prendre beaucoup de temps, car l'opération nécessite plusieurs étapes. Une GED robuste simplifie le processus de chargement : il suffit de glisser-déposer les fichiers que vous souhaitez transférer depuis leur emplacement d'origine vers le navigateur. Cette méthode offre un moyen simple et rapide de charger plusieurs fichiers à la fois, vous permettant alors de gagner en productivité.
Un partage de fichiers sécurisé
Les entreprises ont souvent besoin de partager des documents avec leurs clients et partenaires commerciaux, et les employés doivent pouvoir partager de nombreux fichiers au quotidien avec leurs collègues. Une GED dotée de fonctionnalités ciblées de partage de fichiers stocke les documents dans un emplacement central sécurisé et limite la durée au cours de laquelle il est possible d'y accéder. Cela réduit le risque d'utilisation inappropriée des informations. Un système de GED améliore la transparence organisationnelle en gardant une trace des accès aux fichiers (qui, quand, comment).
Des outils favorisant la collaboration
Une collaboration efficace stimule l’efficacité et améliore la culture d’entreprise. Sélectionnez une solution de GED qui permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur le même document en temps réel. Cette fonctionnalité évite les allers-retours par e-mail dès qu'une modification est nécessaire, ce qui peut souvent occasionner confusion et redondances.
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