Comment créer une signature électronique

Il est aujourd'hui assez courant de conclure un contrat ou une vente sans jamais rencontrer son client en personne. Seules les signatures légales peuvent être problématiques.

Les signatures électroniques permettent de résoudre ce problème. Pourtant, seul un tiers des entreprises tirent actuellement parti de ces capacités. Les trois quarts restants attendent que leurs clients et collègues prennent en charge le processus chronophage d'imprimer et de numériser les documents à signer.

Peut-être que l’apprentissage d’une nouvelle technologie est difficile, ou qu’elles ne trouvent pas le temps de s’y consacrer. Quelle qu’en soit la raison, elles perdent une occasion précieuse de rendre la signature de documents efficace, numérique et sécurisée.

En réalité, il est plus facile et beaucoup plus rapide de signer électroniquement des documents numériques que d'imprimer, signer, scanner, copier et envoyer des documents papier. Le processus est également plus sécurisé. Les signatures électroniques sont très utiles pour améliorer l’efficacité des processus commerciaux et se démarquer de la concurrence. Si elles sont intégrées à un système de gestion de contenu dans le cloud (GCC), elles améliorent la sécurité et la commodité du quotidien et de l’ensemble de votre entreprise.

Vous découvrirez dans cet article comment créer une signature électronique, comment la sécuriser, et comment l’intégrer au cycle de vie de votre contenu.

Les signatures électroniques sont-elles sécurisées ?

Les signatures électroniques sont souvent plus sûres que les signatures papier. Les signatures numériques sont chiffrées de bout en bout et peuvent être liées à des contrôles d'inviolabilité. Elles répondent aux exigences d'authentification les plus strictes, et remplacent légalement les signatures manuscrites dans presque toutes les applications professionnelles ou personnelles. En outre, un fournisseur de signatures électroniques vérifié et sécurisé devra offrir une sécurité de niveau bancaire pour protéger les données tout au long de leur cycle de vie.

Une sécurité de niveau bancaire signifie que vous êtes conforme à diverses normes et directives, notamment :

• HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)
• SOC (System and Organization Controls)
• ISO (Organisation internationale de normalisation)
• FedRAMP (Federal Risk and Authorization Management Program)
• DoDIL (Department of Defense Impact Levels)
• ITAR (International Traffic in Arms Regulations)

Ces normes, qui comptent parmi les plus strictes du secteur, permettent d’utiliser les signatures électroniques dans des secteurs très réglementés comme la finance et la santé. Un service de signature électronique de confiance doit employer des centres de données professionnels avec une surveillance 24/7 et des mises à jour régulières. Ces installations surveilleront en permanence les serveurs et disposeront d'équipes d'experts en sécurité des données. Leur activité principale étant la sécurité, ces sociétés offrent généralement une protection supérieure à celle d'une équipe interne. De plus, sans documents physiques, il y a moins de possibilités de vol, de dégradation ou d'accès non autorisé.

De même, les normes et contrôles techniques haut de gamme, notamment le cryptage AES 256-bit et la certification SAS 70 Type II, sont essentiels. Vous pouvez encore renforcer la sécurité d'un document avec l'authentification à deux facteurs (2FA).

Ce processus exige du signataire qu'il confirme son identité avant de signer un document. Box, par exemple, vérifie l'identité par le biais de messages textuels ou de mots de passe fournis par l'expéditeur. Le signataire ne peut pas accéder au document avant d'avoir terminé ce processus.

L'intégrité des documents est un autre élément clé de la sécurité et de la conformité. Une solution de signature électronique doit toujours générer un journal d'audit solide contenant des informations telles que :

• ID du document
• Approbations
• Adresses IP
• Vérifications
• Horodatage

Les audits sont importants pour les opérations internes et la résolution de problèmes, et servent de preuve de conformité pour les organismes de réglementation. Si votre entreprise est soumise à un contrôle, les journaux d'audit fournissent une preuve complète de toutes les activités liées à un document.

Les certificats numériques permettent également de prendre en charge l'intégrité des documents. Ils ajoutent des scellés inviolables au fichier. Ils sont représentés par une croix verte sur les lecteurs PDF pris en charge, et sont émis par des prestataires de services de confiance (TSP). Ils authentifient l'identité des deux parties et lient la preuve au document.

Ces certificats, aussi appelés certificats à clé publique, utilisent la cryptographie pour garantir une méthode de chiffrement plus fiable. Les certificats numériques représentent essentiellement une garantie soigneusement gardée que l'expéditeur est bien celui qu'il prétend être. Son identité est confirmée par une autorité de certification de confiance, et est liée à la clé qui est envoyée dans les métadonnées du document. Cette chaîne de confiance est très difficile à briser.

Ces mesures de protection vous permettent d'avoir l'esprit tranquille, et de savoir que les données sensibles de votre entreprise et de vos clients sont bien protégées. Formulaires de patients, registres de vente, procédures militaires top secrètes,... Les signatures électroniques offrent une sécurité étendue sans sacrifier la commodité.

Les signatures électroniques sont-elles légales ?

Les signatures électroniques ou numériques ont tout autant de valeur que les signatures manuscrites. Aux États-Unis, les signatures du ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce) Act et de l’UETA (Uniform Electronic Transactions Act), en 1999 et 2000, ont établi une règle générale de validité pour la signature électronique, tant que le consommateur a donné son consentement et ne l'a pas retiré.

Dans l'Union européenne, il existe une réglementation sur l'identification électronique et les services de confiance (eIDAS). La plupart des pays développés ont mis en place une législation similaire. Il peut y avoir certaines exigences, notamment la vérification de l'identité du signataire et la création de pistes d'audit. Les signatures électroniques peuvent néanmoins être utilisées sans difficulté à travers les frontières, surtout si votre plate-forme de signature dispose des outils et des garanties nécessaires.

Les autres éléments importants d'une signature numérique sont l'intention et la preuve finale.

• La notion d'intention regroupe les méthodes qui prouvent que le signataire avait pleinement l'intention de signer le document par voie électronique. Pour prouver l'intention, il suffit par exemple de suivre un processus de signature manuelle, ou de cliquer sur une case à cocher pour accepter l'accord.
• La preuve finale ajoute des éléments de preuve et renforce la tenue des dossiers en envoyant des copies à ceux qui en ont besoin et en recueillant les détails de l'audit.

Les signatures électroniques peuvent même vous aider à renforcer la conformité en améliorant la tenue des dossiers. Les documents papier sont sujets aux dégradations, au vol et à la perte. Les documents électroniques peuvent être stockés en toute sécurité sur les serveurs de votre entreprise, ce qui réduit les risques de perte ou de destruction. Un stockage organisé des documents permet également de retrouver facilement ce que l'on cherche, et de répondre aux exigences de conservation.

En résumé, les signatures électroniques sont légales, mais les spécificités peuvent varier d'un endroit à l'autre. Les options et fonctionnalités robustes de Box Sign vous permettent de répondre à pratiquement toutes les exigences en matière de signature électronique.

Comment faire une signature électronique sur un document ?

Il est possible de créer des signatures électroniques de plusieurs façons différentes, et si vous utilisez déjà Box, vous pouvez à la fois signer et demander des signatures électroniques sans quitter le contexte de votre contenu. Avec Box Sign, il suffit d'ajouter des champs de signature, de désigner le signataire et de partager ou d'enregistrer le document pour créer une demande de signature électronique. Vous pouvez ensuite demander une signature électronique à toute personne disposant d'une adresse e-mail, qu'elle utilise Box ou non.

Box vous permet d'inclure des champs pour insérer la signature et la date de la signature, d’ajouter une case à cocher et un champ de texte. Vous pouvez placer ces champs n'importe où sur le document.

D'autres options Box Sign sont disponibles :

• Désignation des champs obligatoires : marquez les champs obligatoires
• Dates préremplies : le document remplit automatiquement la date à laquelle le signataire accède au fichier
• Envoi et réception de données provenant d'autres applications : les ID externes vous permettent d’extraire et d’envoyer des données à d'autres applications comme Excel, par exemple pour ajouter une date de naissance saisie dans un champ de texte
• Dates d'expiration : fixez une date limite de validité de la demande de signature
• Messages de notification : incluez un message personnalisé à l’attention de vos destinataires.
• Rappels automatiques : envoyez des rappels aux signataires s'ils ne complètent pas la demande après une certaine période
• Options de sécurité : ajoutez un mot de passe ou une mesure d'authentification pour confirmer l'identité de votre signataire
• Ordre de signature : si plusieurs personnes doivent signer, vous pouvez choisir dans quel ordre elles le feront
• Champs multiples : si vous avez besoin de plusieurs signatures dans un même document, vous pouvez ajouter plusieurs champs pour le même signataire

Bien que les invites de Box Sign vous guident tout au long de ce processus, voici quelques méthodes basiques pour créer une signature électronique.

1. Télécharger un document à signer vous-même

Si vous avez un document papier ou électronique à signer, vous pouvez le scanner ou le télécharger facilement avec Box. Il vous suffit de glisser et de déposer votre fichier dans Box (ou de le scanner à l'aide de notre application mobile), d'ouvrir le fichier, de vous sélectionner comme signataire, de signer et de choisir l'endroit où vous souhaitez enregistrer la demande. Vous pouvez également ajouter des champs qui ne figurent pas sur le document d'origine, par exemple des cases à cocher et du texte explicatif.

C'est une méthode simple et rapide pour signer des documents qui requièrent uniquement votre signature et qui n'ont pas besoin d'être envoyés à un tiers pour approbation ou révision. Vous pouvez immédiatement enregistrer le document où vous le souhaitez.

2. Envoyer un document à signer par vous et/ou par une autre personne

Tout le monde peut signer électroniquement un document, que la personne concernée fasse partie ou non de votre entreprise, et qu'elle ait ou non un compte Box. Le processus de génération de ces demandes est similaire à celui décrit précédemment, à la seule différence que vous devrez sélectionner « Me and others » (moi et les autres), ou « Only others » (seulement les autres). Ajoutez ensuite les destinataires, notamment ceux qui doivent approuver le document ou en recevoir une copie signée, et attribuez-leur des rôles pour compléter cette étape.

3. Signer un document qui vous a été envoyé

Si vous avez reçu un document à signer via Box, ouvrez le lien depuis votre e-mail, acceptez les conditions générales et signez-le électroniquement. Cliquez simplement sur « Signer et terminer » pour compléter le processus. Nous verrons les différentes façons de signer dans la prochaine section, mais sachez que vous pouvez signer depuis n'importe quel appareil, ce qui est très pratique si vous voulez vous en occuper rapidement pendant la pause-café. Vous pouvez également ajouter une signature en plusieurs endroits du document, ou réassigner le rôle de signataire à quelqu'un d'autre.

Quelle que soit votre façon de procéder, ajouter des signatures électroniques est un processus rapide, surtout si vous pouvez tout faire à partir d'un seul endroit sécurisé. Il existe de nombreuses fonctionnalités pour fluidifier le processus et le rendre plus efficace pour les entreprises, notamment l'envoi en masse, les modèles et l'authentification des signataires.

Comment signer un document électroniquement

En ce qui concerne la signature proprement dite, il existe plusieurs façons de signer un document.

• Signature manuelle : dessinez votre signature sur n'importe quel périphérique avec votre doigt, votre souris ou un stylet.
• Télécharger une image : enregistrez une image de votre signature pour la télécharger facilement en un clic
• Saisie : saisissez votre nom et utilisez une police qui ressemble à une écriture manuscrite

Toutes ces options se valent, le choix relève de la préférence personnelle. L'option la plus authentique consiste à signer avec un stylet, mais il faut le faire à chaque fois. Le téléchargement rapide d'une image vous permet de perfectionner votre signature et de la réutiliser. La saisie est nette et facile, mais pas aussi personnalisée que les deux autres méthodes. Tenez compte de votre flux de travail habituel et des périphériques que vous utilisez. Vous pouvez modifier votre style de signature pour un document particulier, selon votre envie et la nature du document.

Vous devrez également probablement remplir des champs supplémentaires, par exemple cocher une case pour confirmer les conditions générales et renseigner la date. Vous pouvez signer des documents sur à peu près n'importe quel périphérique pouvant accéder à Internet. Les intégrations Box et les interfaces de programmation d'applications (API) vous permettent même de signer et d'envoyer des demandes à partir de votre site web, d'applications personnalisées et de plates-formes populaires comme Salesforce et Microsoft 365.

Quels formats de documents puis-je signer électroniquement ?

En choisissant la bonne plate-forme de signature électronique, vous pouvez ajouter cette fonctionnalité à la plupart des documents, présentations et fichiers texte, ainsi qu'à certains fichiers image. Box vous permet de signer électroniquement les types de documents suivants :

• DOC et DOCX PDF
• XLS, XLSM et XLSX
• PPT et PPTX
• PNG
• JPEG
• TXT

Vous trouverez une liste complète des documents pris en charge par Box sur notre page d’assistance.

Lorsque vous prenez en charge une grande variété de documents, vous garantissez davantage de flexibilité à votre entreprise et à vos clients. Vous pouvez utiliser le type de fichier approprié pour vos projets, afin qu'il réponde aux besoins de chacun et donne une image positive à vos clients. Si vous utilisez déjà Box, vous trouverez dans l'application des options de signature électronique sur les documents pris en charge.

Compléter votre document signé

Une fois le document signé, le travail est rarement terminé. Il vous reste ensuite toute une série de tâches à accomplir, notamment le sauvegarder sur le cloud, recueillir d'autres signatures, faire approuver le fichier final par quelqu'un ou le partager avec d'autres. Il peut s'agir de tâches compliquées, nécessitant de multiples versions déconnectées et échanges d'e-mails, ou d'un simple clic sur un bouton. Cela dépend de la plate-forme de signature électronique que vous utilisez.

Vous trouverez ci-dessous quelques tâches à effectuer une fois votre document envoyé. Elles doivent toutes se dérouler de manière transparente. Une plate-forme intégrée peut vous permettre d'éviter les silos de données, les téléchargements redondants, les réponses lentes et d'autres problèmes liés aux processus déconnectés. Cette approche permet de tirer le meilleur parti de votre solution de signature électronique et d'étendre ses avantages à d'autres domaines d'activité.

1. Sauvegarder vos documents

Vous pouvez prendre le risque d'avoir plusieurs documents sur le périphérique de chaque signataire ou de transporter un disque dur, ou vous pouvez sauvegarder ces documents en un seul endroit dans le cloud. Stocker vos documents directement dans le Content Cloud permet de gagner du temps, d'améliorer la sécurité et de créer une visibilité centralisée pour toutes les personnes qui doivent y accéder. Les mises à jour se font en temps réel, et tout le monde reste sur la même longueur d'onde.

2. Suivre le statut des documents

Si vous avez envoyé un document par e-mail et que vous attendez une image numérisée en retour, vous ne pouvez pas contrôler le document. Le Content Cloud vous permet de faire le point quand vous le souhaitez. Vous pouvez même surveiller le statut de la demande pour savoir qui a consulté, signé, annulé ou refusé le document. Vous pouvez activer les notifications pour recevoir ces mises à jour directement dans votre e-mail.

Le Content Cloud vous permet également de suivre l’évolution de votre contrat, où que vous soyez. Que vous soyez en déplacement chez un client ou en pause déjeuner, vous pouvez « faire irruption » et voir comment les choses évoluent.

3. Envoyer des rappels

Vos signataires ont besoin d'un petit coup de pouce ? Mettez en place des rappels automatiques par e-mail à intervalles réguliers, ou envoyez-en un manuellement.

4. Passer à l'étape suivante du flux de travail

Les signatures électroniques s’intègrent aux outils de flux de travail de Box grâce au routage de documents en série et en parallèle. Vous pouvez facilement automatiser des processus tels que l'envoi d'un contrat pour approbation.

Il est facile et rapide de traiter les documents signés lorsque vous intégrez votre plate-forme de signature électronique au Content Cloud. Box dispose de plus de 1 500 applications connectées et d'outils de développement permettant une personnalisation poussée. Vous pouvez utiliser les signatures électroniques intégrées de manière sécurisée et flexible, que ce soit pour autoriser des utilisateurs via Okta ou pour finaliser des contrats dans Salesforce. Vos clients professionnels apprécient également de signer des documents avec des outils familiers. Créez un flux de travail plus efficace et augmentez la valeur des signatures électroniques pour votre entreprise.

Comment partager votre document de signature électronique

Un document signé doit généralement être envoyé quelque part. Vous devrez peut-être l'enregistrer dans un dossier CMS ou dans le cloud, ou l'envoyer à plusieurs destinataires pour examen, approbation et autres signatures. Vous pouvez signer un document de différentes manières, et le partager de plusieurs façons.

Pour partager des documents, enregistrez-les directement dans le cloud et assignez à vos collègues le rôle de collaborateurs. Il vous suffit de cliquer sur le bouton de partage dans Box et d'ajouter leurs noms ou leurs e-mails. Vous pouvez aussi les ajouter comme destinataires avant d'envoyer la demande de signature. Ils recevront des notifications lorsque des signatures seront ajoutées. Vous pouvez ajouter jusqu'à 35 destinataires.

Pour partager un document avec un client ou une personne extérieure à votre plate-forme de signature électronique, vous devrez lancer une nouvelle demande et suivre les instructions pour ajouter votre fichier et identifier les destinataires. Box utilise un système basé sur les rôles pour les destinataires. Vous pouvez indiquer s'ils signent, reçoivent une copie ou approuvent le document. Vous pouvez également marquer le document pour les signatures en personne, spécifier l'ordre de signature et ajouter des exigences de sécurité telles que 2FA ou des mots de passe.

Ces étapes peuvent être différentes si vous travaillez sur une plate-forme tierce par le biais des intégrations Box.

De nombreuses entreprises utilisent les mêmes contrats avec plusieurs clients et partenaires. Un excellent moyen d'accélérer le processus est d’utiliser des modèles. Si vous enregistrez un modèle sur votre compte Box, vous pouvez passer outre la plupart des étapes de génération du document et aller directement au partage. Les options de partage en masse vous permettent également d'envoyer des demandes individuelles à plusieurs destinataires. Ces fonctionnalités de partage sont très utiles pour améliorer l'efficacité, et peuvent permettre de normaliser les documents et de minimiser les erreurs.

Comment Box rend la signature électronique facile

Recueillir des signatures électroniques représente un excellent avantage concurrentiel. Mais si vous voulez vraiment tirer le meilleur parti de ces capacités, vous devez les rendre transparentes. Box aide vos fichiers, depuis leur création jusqu’à leur suppression, et les signatures électroniques ne sont qu'une partie de ce processus. La puissante plate-forme tout-en-un de Box vous permet de bénéficier des avantages d'une gestion de contenu de bout en bout, ce qui apporte efficacité, facilité de collaboration et visibilité à votre entreprise. Box est conçu pour répondre aux besoins des petites et des grandes entreprises.

Qu'est-ce qui distingue Box Sign ? Pour commencer, nous utilisons une technologie de sécurité de pointe et des outils de permissions granulaires, pour une solution de signature électronique adaptée même aux secteurs les plus réglementés. Nos clients professionnels et entreprises bénéficient également d'un accès illimité aux signatures électroniques. Ils n'ont donc pas besoin d'utiliser leurs signatures avec parcimonie ou de restreindre le nombre d'utilisateurs.

Vous pouvez également utiliser les signatures électroniques au sein de votre infrastructure existante grâce à une vaste gamme de connexions et d'outils de développement. Grâce à sa suite d'outils, sa disponibilité élevée, sa sécurité étendue et sa connexion transparente à tout votre contenu, Box Sign est la solution de signature électronique idéale pour les entreprises.

Pour en savoir plus sur Box Sign et le Content Cloud, consultez ce webinaire ou contactez-nous pour parler avec un membre de l'équipe.

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