Deka Immobilien se amplía en la nube de contenido

Impulso de la colaboración segura en la gestión de propiedades

Deka
Deka
Industria

Bienes raíces

Tamaño de la compañía

600+ empleados

Año de fundación

1966

KEY USE CASES

Product & project planning
Partner collaboration
Contract management

PRODUCTS

Box Zones
Box Shield
Box Relay
Box Governance

INTEGRATIONS

Adobe
Microsoft 365

 

Todos 650

Usuarios internos utilizando Box

80%+

users have a 90-day active rate

2x

the volume of business assets created in a decade

Desafíos
  • Secure document sharing is table stakes in the real estate business, but was often conducted by email and USB sticks — and even paper copies

  • The 80-90K documents that one single acquisition could produce made it difficult to manage workflows

  • In a time when the company was quickly scaling up business assets, a global pandemic changed everything about the way people worked

SOLUTION
  • The Content Cloud granted the ability to share documents and collaborate securely with both internal and external users

  • With its intuitive interface and targeted user training, Box rapidly experienced 100% adoption in Deka's real estate business

  • As the pandemic hit and employees went remote, "easy and safe" collaboration took on a new meaning

Crecimiento rápido y global, incluso en una pandemia

Deka Immobilien es especialista en inversiones en bienes raíces dentro del grupo Deka, y es una de las empresas de inversiones en bienes raíces más grande y activa a nivel global en Europa. Una empresa muy exitosa y de rápido crecimiento con una gran y diversificada cartera, Deka Immobilien ha duplicado sus activos comerciales en tan solo 10 años, un logro que el dr. Frank Hippler, director de Organización y Bienes raíces TI de Deka Immobilien, cataloga como: "fue simplemente debido a que contamos con una plataforma que apoya este crecimiento".

 

Esa plataforma es la nube de contenido, que se puso en acción el 2019 para comenzar el crecimiento de la organización Esta decisión provino de una filosofía de TI que Hippler describe de la siguiente manera: "La transformación digital es algo que, debido a nuestro tamaño y complejidad, no se puede ignorar". Esta es la historia de cómo Deka se asoció con Box para crecer con rapidez, y resistir la paralización de la pandemia.

 

De documentos estáticos a flujos de trabajo fluidos

La decisión inicial de usar Box para administrar el contenido y los flujos de trabajo fue fácil para Deka. "En el momento de escoger una solución, buscamos una herramienta con la que pudiéramos gestionar e intercambiar documentos fácilmente, y que tuviera un procesamiento a la vanguardia para nosotros", menciona Markus Klug, director de Procesos de Bienes raíces y ECM. "Esa es la gran ventaja que veo en Box, debido a las diferentes opciones de interfaces".

 

La adopción de Box fue fluida desde el inicio, por las siguientes razones principales:

 

  • La versatilidad del estilo de trabajo que Box ofrece en términos de tipos de archivos, dispositivos e integraciones de aplicaciones
  • Capacitación centrada en el usuario
  • Una colaboración más sencilla con socios externos en todo el mundo con quienes compran y administran propiedades

 

Con la nube de contenido, la seguridad nunca será un problema. El equipo de TI de Deka utiliza Box Shield para garantizar que no se conceda ningún acceso no autorizado desde países en los que no se hayan contratado proveedores de servicios. Además, Klug y su equipo monitorean los archivos para asegurarse de que no haya nunca una extracción masiva de los documentos.

 

Cuando Box presentó Relay, este permitió que el equipo de TI de Deka descubriera cómo llevar a cabo un mapeo de procesos más eficiente con documentos. Las cosas estaban avanzando con eficiencia para la gestión de contenido y la gobernanza de Deka. Sin embargo, este asombroso crecimiento, en especial por las adquisiciones, a menudo conduce a problemas de crecimiento tecnológico, y Deka Immobilien se vio afectada por una capa adicional de complejidades cuando inició la pandemia de COVID-19 en el 2020.

Deka

Preparada para resistir una pandemia

Según lo describe Klug, "el COVID-19 nos encontró a todos un poco desprevenidos; no estábamos preparados para dejar la oficina ni trabajar desde casa". Como todas las demás empresas, Deka se vio obligada a innovar rápidamente para poner en marcha el trabajo de forma remota. Afortunadamente, menciona, "Con Box, ya teníamos una solución, lo que implicaba que también podíamos trabajar con documentos desde nuestras oficinas en casa, o dondequiera que estuviéramos".  

 

Ese fue un factor importante, ya que los procesos comerciales de Deka generalmente involucran una gran cantidad de tipos distintos de documentos, como los siguientes:

 

  • Dibujos arquitectónicos
  • Archivos CAD
  • Documentación de certificación
  • Documentos financieros
  • Fotografías y otros tipos de medios y archivos grandes

 

De hecho, si el trabajo solo se tratara de documentos, Klug explica que la empresa habría estado lista para trabajar desde el primer día del COVID. Por supuesto, durante el giro que provocó la pandemia, hubo otras complicaciones tecnológicas a las que se tuvo que enfrentar el equipo de Klug, como lograr que los empleados se conectaran a las redes. No obstante, haber tenido ya implementada la nube de contenido permitió sortear fácilmente los demás desafíos, ya que los empleados de Deka estaban preparados para una colaboración segura desde cualquier lugar.  

Con Box, ya teníamos una solución, lo que significó que podíamos trabajar con documentos desde nuestras oficinas en casa o donde fuera que estuviéramos.

— Dr. Frank Hippler, director de Organización y Bienes raíces TI de Deka Immobilien

Box como socio de contenido para el crecimiento

Deka Immobilien se trasladó a la nube de contenido antes de la pandemia para conectar mejor el contenido entre oficinas internas y socios externos dispersos, y esa decisión fue profética. Hoy, la división de bienes raíces de Deka Group tiene alrededor de 650 usuarios internos que prosperan con la nube de contenido (que es completamente de DEKA Immobilien) y 800 usuarios externos conectados al sistema. Impresionantemente, más del 80 % de estos en la cuenta Deka-Box tiene una tasa de actividad de 90 días, una referencia positiva para la colaboración promedio.  

 

No obstante, quizás el punto de prueba más importante es que, dado que Deka Immobilien ha duplicado la cantidad de activos comerciales en su cartera en los últimos diez años, los desafíos tecnológicos que suelen acompañar a adquisiciones y crecimientos rápidos han sido mucho más fáciles de manejar con Box como socio de contenido.

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