DonorsChoose.org

Box mejora el uso compartido de archivos y la colaboración, lo que empodera a DonorsChoose.org

Una solución de colaboración centrada en la tecnología
 

DonorsChoose.org es una organización benéfica con presencia en la web que les permite a los profesores publicar las necesidades de sus alumnos y a los donantes, seleccionar suministros y proyectos específicos para financiar. Desde su creación en el año 2000, DonorsChoose.org ha recaudado más de $300 millones para más de 560 000 proyectos y ha ayudado a 14 millones de estudiantes.

Niños usando un juego de química en la sala de clases

 

El trabajo de DonorChoose.org incluye la ejecución de proyectos, no solo administrar el financiamiento, y ello implica coordinar con gran cantidad de socios externos. Cuando los equipos se dieron cuenta de que sus servidores in situ y herramientas tradicionales para compartir archivos ralentizaban su trabajo y agotaban los recursos, DonorsChoose.org decidió cambiarse a Box.

“Como la interacción entre donantes y profesores tiene lugar en línea, la tecnología es la base de lo que hacemos”, señala Oliver Hurst-Hiller, director de tecnología y gerente de productos en DonorsChoose.org. “Considerando el nivel de impacto social que generamos, es fundamental contar con las mejores herramientas para colaborar y conectarnos”.

Optimización del intercambio, acceso y retención de archivos
 

Con Box, DonorsChoose.org transformó la manera en que sus equipos colaboran y comparten contenido, tanto de manera interna como con socios, lo que les permite recibir donaciones y administrarlas con mayor facilidad.

A menudo, DonorsChoose.org necesita compartir fotos o videos de alta resolución para promover asociaciones. Anteriormente, el personal distribuía archivos grandes por correo electrónico, a veces en varios correos, para permitir una selección. Con Box, DonorsChoose.org simplemente crea una carpeta de recursos compartible con los patrocinadores. Esta mejora ha ayudado a DonorsChoose.org a responder de mejor manera a los socios corporativos existentes, así como a atraer a nuevos socios.

Además, antes de Box, la mayoría de los empleados guardaban los archivos en sus discos duros locales, de modo que quedaban inaccesibles para otras personas. Con Box, todos los archivos se guardan de manera centralizada y cualquier persona que los necesite puede acceder a ellos, lo que mejora la colaboración y la transparencia.

“Contar con un sistema de archivos compartidos es muy importante. Si un miembro del equipo está viajando, de vacaciones o deja la organización, queremos tener acceso a esos archivos”, señala la directora de marketing, Katie Bisbee.

Intercambio de archivos en Box, tanto en el equipo de escritorio como en el teléfono

 

Reducción de tareas que agotan los recursos
 

DonorsChoose.org tiene un equipo de productos y de ingeniería, pero no un equipo de TI interno. Antes de implementar Box, el personal técnico debía asumir inevitablemente la responsabilidad de mantener los servidores y VPN in situ, lo que no es parte de sus deberes típicos.

Durante el primer año de implementación de Box, DonorsChoose.org pudo retirar sus servidores y VPN, lo que permitió ahorrar en costos de software, licencias y enfriamiento, además de cientos de horas que el personal dedicaba a mantener el hardware. Asimismo, encontraron una herramienta segura que al personal técnico le resulta simple de implementar y gestionar, y a los empleados, de adoptar.

Conectamos equipos, profesores y estudiantes
 

Más allá de la gestión de contenidos, Box también ha mejorado la seguridad de DonorChoose.org. Como los usuarios pueden establecer sus propios permisos de acceso en los archivos sin necesitar la ayuda de TI, los equipos pueden compartir documentos en forma segura con las partes interesadas correctas sin preocupaciones. Por ejemplo, el equipo de Finanzas puede compartir de manera segura los presupuestos mensuales con los administradores del equipo, o el equipo de Capital humano puede mover archivos confidenciales a Box.

“Realmente, tenemos una adopción del 100 % y es en este punto donde se desbloquea el poder de Box”, señala Hurst-Hiller. “Ese fenómeno genera un efecto de red”.

Al final, las innumerables formas en que Box respalda el trabajo de DonorsChoose.org facilitan el cumplimiento de la misión de la organización, lo que, en última instancia, beneficia a los profesores y a los alumnos.

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