La Fundación de las Naciones Unidas actúa como enlace entre las Naciones Unidas y el mundo, asociándose con personas, corporaciones y organizaciones sin fines de lucro para ayudar a la ONU a cumplir su misión global fundamental. Junto con sus socios, la Fundación de las Naciones Unidas respalda a la ONU en la resolución de problemas como el cambio climático, la salud mundial, el empoderamiento de las mujeres, la pobreza y el acceso a la energía.

Con más de 240 empleados en Washington D.C. y otros 30 en Nueva York, la Fundación de las Naciones Unidas por sí sola no está particularmente distribuida. No obstante, sus colaboradores externos están distribuidos en todo el mundo y trabajan en proyectos globales específicos.

El personal de la Fundación de las Naciones Unidas antes utilizó una combinación de herramientas aprobadas y no aprobadas para colaborar, como FTP y Dropbox. Sin embargo, la colaboración externa fue imposible con FTP y surgieron inquietudes respecto de la falta de control centralizado del contenido tanto para la transferencia como para el almacenamiento de documentos.

La Fundación de las Naciones Unidas buscó una solución que ofreciera a los usuarios las mismas capacidades de las herramientas genéricas que ya usaban, pero que también ofreciera las funciones de colaboración y seguridad empresarial que exigían los negocios. Box fue una solución que equilibraba ambos factores a la perfección.

Controles de seguridad confiables

Box suministró una sola herramienta centralizada que los equipos de los departamentos adoptaron para la colaboración segura, tanto en forma interna como con contratistas y socios externos. Con Box, ya no es necesario preocuparse por la transferencia de archivos grandes o quién puede tener acceso a datos confidenciales.

“De muchas maneras, Box ha simplificado realmente el intercambio de archivos”, señala Edima Elinewinga, Directora ejecutiva de TI. “Box colabora en forma segura con pares externos y nos ha permitido mantener el control corporativo de nuestro contenido”.

Ahora, varios departamentos de la Fundación de las Naciones Unidas usan Box para mejorar su productividad y gestionar los archivos compartidos.

Por ejemplo, Recursos Humanos, TI y Finanzas usan Box para colaborar con los auditores, quienes revisan continuamente los documentos clave para garantizar el cumplimiento. Comunicaciones y Asuntos Públicos usan Box para compartir información y recursos digitales enriquecidos con los medios de comunicación (lo que incluye archivos grandes y videos de marketing) desde cualquier ubicación y con cualquier dispositivo.

Reducción de la carga de trabajo de TI

La Fundación de las Naciones Unidas usa la integración de Box con Okta para admitir inicio de sesión único (SSO, por sus siglas en inglés) a sus usuarios. Con SSO, la Fundación de las Naciones Unidas ha reducido significativamente la carga sobre el equipo de TI al momento de enviar solicitudes de credenciales olvidadas.

“Esta es una gran ventaja”, señala Elinewinga. “Tenemos numerosas aplicaciones, en forma interna y en la nube. Y para nuestros usuarios resulta un desafío recordar todas las direcciones URL y las contraseñas”.

Asimismo, Box ha eliminado la necesidad de que TI otorgue acceso de red a partes externas mediante la creación de cuentas de usuario y la restricción del acceso a carpetas específicas. También eliminó la necesidad de que el equipo de TI recuerde desactivar estas cuentas cuando terminan las auditorias o los proyectos.

“Simplemente compartimos la dirección URL vinculada a carpetas específicas en Box y los derechos de acceso caducan automáticamente en el plazo establecido”, agrega Elinewinga.

Eliminación de barreras por un bien mayor

Como Box eliminó los obstáculos que enfrentaba la Fundación de las Naciones Unidas, los empleados de todos los departamentos ahora pueden compartir archivos de manera fácil, además de colaborar en forma segura con cualquier persona, a escala global.

“Pueden concentrarse en su trabajo sin preocuparse por si hay espacio en el servidor o no”, explica Elinewinga.

Y mientras más se concentren en su trabajo, más proyectos y bienestar podrá facilitar la Fundación de las Naciones Unidas en todo el mundo.