Box Governance

Gestión del ciclo de utilidad del contenido en la era digital

La gobernanza de información que realmente funciona

Actualiza tu estrategia de gobernanza de información en la era digital con la gestión de contenidos en la nube de Box. La oferta de Box Governance proporcina la gestión preparada de ciclo de utilidad que tu organización necesita para reducir el riesgo sin afectar la productividad: optimiza cómo gestionas el ciclo de utilidad del contenido que faculta los procesos comerciales con programaciones de retención flexibles, conservación de pruebas justificables y clasificación de contenido.

Gestiona las políticas de retención y disposición de documentos

No importa si eres una empresa grande en una industria regular o un nuevo negocio que se traslada a su primera oficina, el desarrollo de una estrategia de gestión de retención preparada sencilla e integral es crítico. Establecer los programas de retención correctos para documentos financieros, archivos de empleados o compromisos con clientes es clave para mantener el cumplimiento de normas con regulaciones que afectan a todos los negocios, como SOX o EEOC. Además, garantiza que los datos críticos que tus clientes, empleados y socios necesitan para realizar el trabajo nunca se pierdan.

Presentar pruebas de forma justificable

Las acciones legales (incluidos los problemas de marcas registradas, la infracción de patentes, las demandas de empleados y las denuncias de clientes) son riesgos para la imagen de todas las empresas. Si no se cuenta con los sistemas correctos para detectar y conservar el contenido relevante con eficacia, los costos y el tiempo gastados en litigios pueden salirse de control rápidamente. Las retenciones legales garantizan que el contenido relevante para un litigio se pueda buscar, auditar y mantener indefinidamente en Box, así como integrar en tu sistema o proceso de eDiscovery.

Automatiza clasificaciones de contenido

A pesar de que manejamos muchísimos archivos todos los días, muy pocos de nosostros sabemos cuán confidenciales son, en qué lugar se encuentran en el ciclo de utilidad del contenido o las políticas que se lesaplican. La clasificación de archivos reduce el riesgo y mejora la productividad debido a que el archivo correcto se adhiere a la política correspondiente y los usuarios no deben pensar constantemente acerca de cuáles son las reglas para trabajar en los archivos que pasan por sus procesos comerciales cotidianos.

Mantente por sobre el desorden

Cada empresa necesita una manera eficaz de reducir el contenido que terminó su ciclo de utilidad y de asegurarse de que las carpetas de los usuarios no sean un completo desorden. Sin embargo, es crítico asegurarse de que únicamente las personas correctas puedan eliminar de manera permanente el contenido para garantizar que solo se borre el contenido correcto. Box Governance te brinda la flexibilidad para eliminar los datos innecesarios, sin afectar tu capacidad de cumplir con las necesidades de retención.

“Una de nuestras razones principales para utilizar Box fue debido a que Box es, en lo que a mí respecta, el software de gestión de contenido más seguro que existe. Nuestra conversaciones iniciales con Box acerca de la gobernanza realmente nos ayudaron a organizar nuestra políticas”.

Sasan Vossoughi, director general de información de ChargePoint

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