7 astuces pour une mise en œuvre réussie

Chaque mise en œuvre est différente et toutes les entreprises présentent un ensemble de paramètres unique. Mais il existe sept tactiques qui garantissent une transition réussie vers le cloud. Box Consulting aide les entreprises de toutes tailles à réaliser un déploiement facile, à profiter de tous les avantages et à réussir à long terme leur transition vers le cloud. Voici certaines des bonnes pratiques recommandées par nos experts Box pour toute entreprise qui met en œuvre une solution dans le cloud.

 

Astuce n° 1 : investissez dans une adoption globale à travers toutes les agences

Pour que la gestion de contenu dans le cloud représente une avancée pour votre entreprise, vous devez encourager activement une adoption complète dans l'ensemble de vos agences, pas uniquement par les services marketing ou ventes, par exemple. Chaque département, équipe et ligne d'activité doit prendre part au processus. Imaginez une équipe essayant de communiquer alors que certains utilisent les e-mails, d'autres uniquement les SMS, et certains, le téléphone. Ce n'est pas très efficace. Box fonctionne de la même manière. C'est un outil beaucoup plus puissant lorsqu'il est utilisé systématiquement par chaque membre de l'équipe pour une collaboration agile.

 

Astuce n° 2 : identifiez et déployez les principaux cas d'utilisation

Il est courant de commencer avec des cas d'utilisation de base, comme le remplacement des disques de stockage sur site. Cela permet de s'assurer que les personnes utilisant des solutions non autorisées de type « Shadow IT », rejoignent le mouvement. Enfin, envisagez de résoudre des cas d'utilisation plus complexes, en vous concentrant sur des éléments comme les espaces de travail d'équipe, la collaboration entre services et la gestion des fournisseurs. Donner la priorité aux cas d'utilisation pertinents pour votre entreprise vous aidera à tirer le meilleur parti de votre solution de stockage dans le cloud. Des choses que vous ne pensiez pas possibles, comme les remplacements de disques, la dématérialisation des opérations et l'accueil exclusivement numérique de nouveaux employés. 

 

Astuce n° 3 : l'itération est la clé

Il existe de nombreuses manières d'utiliser Box, de l'utilisation mobile aux intégrations SFDC et portails fournisseur. Cela peut sembler difficile. Si vous ne savez pas par où commencer, commencez par les cas d'utilisation qui demandent peu d'efforts pour une forte valeur ajoutée, et répétez le processus jusqu'à transformer votre entreprise tout entière. Les mises en œuvre les plus réussies sont basées sur notre concept de « MVP » : produit minimal viable. Commencez par les éléments de base les plus critiques comme la sécurité, la gestion du changement et les cas d'utilisation principaux. Ensuite, répétez pour les cas d'utilisation de « disponibilité générale ». Enfin, accélérez l'innovation et l'ajout de valeur à travers chaque itération successive. 

 

De la disponibilité générale au changement

 

Astuce n° 4 : abandonnez les plates-formes existantes  

Se débarrasser complètement des solutions existantes n'est pas toujours une option réaliste. Parfois, vous devez garder en place une solution en raison des règles de conservation et des systèmes d'enregistrement. Mais prenez le temps de déterminer quels processus et quelles plates-formes peuvent être abandonnés, et leurs données déplacées vers le cloud. Développez une stratégie pour cette migration, définissez vos objectifs de réduction de coûts et établissez un modèle pour migrer les répertoires existants. Box Consulting dispose même d'un service Box Shuttle qui facilite la migration de votre contenu depuis des systèmes existants.  

 

Astuce n° 5 : soyez transparent dans vos communications et attentif dans votre approche de gestion du changement

Box est facile à utiliser, mais le changement est difficile à mettre en place. Prendre le temps de communiquer certaines informations à votre conseiller Box favorisera le succès de la migration et de la mise en œuvre. Par le passé, avez-vous essayé de déployer un service cloud pour l'une de vos organisations internes ? Si oui, qu'est-ce qui a fonctionné et qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Votre entreprise utilise-t-elle actuellement une solution Intranet ? Vous ne savez pas comment déployer Box avec Office 365 ?  Box Consulting peut vous indiquer les bonnes pratiques que de nombreuses autres grandes entreprises ont mises en œuvre avec succès. En communiquant sans détour avec votre conseiller Box, vous pouvez tirer parti des modèles et chiffres que d'autres entreprises ont utilisés.   

 

Astuce n° 6 : tirez le meilleur parti de Box en l'intégrant à votre infrastructure technologique existante

Quand vous adoptez une nouvelle solution de collaboration dans le cloud, imaginez dès le début comment celle-ci va s'intégrer avec les applications clés utilisées au sein de votre entreprise. Si vous faites appel à Box Consulting, par exemple, nous vous aiderons à déterminer les intégrations standard ou personnalisées telles que Salesforce ou les systèmes ERP comme NetSuite et Workday : l'effort que cela va demander, ce que d'autres clients ont fait dans une situation similaire et la pertinence pour votre situation spécifique. Si nous voyons des obstacles, nous ferons preuve de transparence afin de vous donner toutes les informations nécessaires pour vous permettre de prendre votre décision. 

 

Astuce n° 7 : ne réinventez pas la roue, apprenez de ce que les autres clients ont fait

Comment avons-nous transformé la manière dont les entreprises construisent des applications mobiles personnalisées et changé la façon dont les services des ventes utilisent la documentation sur le terrain ? Qu'ont fait les autres entreprises dans des situations similaires à la vôtre ? L'équipe Box Consulting a aidé des dizaines de milliers de clients Box et a tiré de nombreuses leçons sur ce qu'il faut faire et surtout ne PAS faire. Le déploiement d'une solution de gestion de contenu dans le cloud à l'échelle d'une entreprise exige nombre de bonnes pratiques très différentes de celles associées au déploiement d'ECM traditionnels ou existants. Box vous indique ce que d'autres ont mis en place pour faire évoluer la valeur et l'innovation à travers leur parcours clients avec Box. Il est important de savoir non seulement ce que les autres clients ont réussi à faire, mais aussi comment ils l'ont fait, afin d'appuyer de nouveaux modèles commerciaux et de nouvelles interactions clients en utilisant la plate-forme Box. 

 

Si vous êtes déjà client Box, Box Consulting dispose également d'une équipe Transformation qui se concentre en particulier sur les cas d'utilisation en place et à forte valeur, comme la transformation de l'expérience que vous partagez avec vos clients via votre contenu.  

 

Équipe Transformation Box Consulting

 

Regardez la vidéo pour en savoir plus sur la méthodologie de Box Consulting pour la mise en œuvre et le déploiement, ou contactez-nous.

 

 

À propos de Box Consulting 

Box Consulting aide les entreprises de toutes tailles à tirer le meilleur parti de Box. Les packs dédiés à la mise en œuvre et à l'optimisation sont bien définis et orientés vers les résultats. Notre équipe spécialisée est impliquée dans la pérennisation de votre réussite et votre satisfaction. Nous prenons le temps de comprendre votre entreprise et vos objectifs de projet, ainsi que vos cas d'utilisation Box, pour atteindre un taux d'adoption élevé aussi rapidement que possible. Quel que soit le pack choisi, notre équipe vous aidera à intégrer Box aux systèmes et appareils existants et à optimiser la valeur de Box Platform.

 

Box Consulting propose également des services d'aide pour favoriser l'adoption, le déploiement de nouveaux cas d'utilisation, la migration de contenu, l'intégration avec Box Platform et une formation personnalisée. Pour les clients qui veulent complètement transformer leur entreprise et redéfinir toute leur stratégie de gestion de contenu, Box Consulting s'engage à travers des équipes Transformation dédiées pour collaborer à temps plein avec vos propres équipes.