Bulletproof suscite le désir en bousculant les codes

Éliminer les silos d'informations pour unifier huit studios internationaux

Dans le monde très concurrentiel du design international, quelques pixels peuvent déterminer l'avenir d'une marque, qui se chiffre en milliards de dollars. Les agences de création qui soutiennent les plus grandes marques ont beaucoup à perdre.

Bulletproof est une agence de création de premier plan, spécialisée dans la création de plateformes de marque pour des clients prestigieux tels que Diageo, Mondelez, Coca-Cola et Heineken. Les marques qui choisissent de travailler avec Bulletproof le font pour sa réputation en matière de créativité, et ce travail créatif repose sur des choix technologiques adaptés. Comme l’explique Rob Frost, responsable mondial de l’IT chez Bulletproof : « Sans ce “petit rouage” qu’est l’IT, le reste du processus ne peut pas fonctionner correctement. L’IT joue donc un rôle essentiel dans toute entreprise, en particulier dans les industries créatives. »

Rob et Jonny Stewart, Managing Partner de Bulletproof, expliquent comment l'Intelligent Content Management de Box a permis à l'agence d’accélérer ses opérations, d'optimiser ses ressources créatives et, au final, de fournir un travail de grande qualité à ses clients.
 
 

Une puissance mondiale rendue possible par une plateforme de contenu basée sur l'IA

Fondée il y a 25 ans à Londres par deux amis d'école d'art animés par l'énergie et la passion, Bulletproof est devenue une puissance mondiale, avec un réseau de studios à New York, Amsterdam, Singapour, Melbourne, Sydney, Dubaï et Shanghai. Au fur et à mesure que l'agence s'est développée, son infrastructure informatique a été confrontée aux difficultés classiques de croissance du secteur créatif : des fichiers volumineux et les limites des serveurs locaux. Rob explique : « Avant Box, nous avions un problème de fichiers en double. À chaque connexion au serveur, le fichier était dupliqué, et la connexion VPN aux serveurs locaux était lente. »

Le passage d'îlots de serveurs locaux à un écosystème cloud unifié a certes constitué une mise à niveau technique, mais aussi le début de la transformation des flux de travail de l'agence. Aujourd'hui, Bulletproof gère pas moins de 1,2 pétaoctet de données sur Box. Cela inclut des ressources créatives telles que des fichiers Photoshop, des mises en page InDesign et des animations graphiques. Les employés de Bulletproof affichent un taux d'utilisation active de Box de 99 % sur 90 jours, ce qui prouve que la plateforme est devenue la pierre angulaire de leurs opérations quotidiennes.

Comme le dit Rob, « Box a résolu de nombreux problèmes pour nous en termes de collaboration, de téléchargement de fichiers et de vitesse. Et le fait de pouvoir charger des fichiers depuis n'importe où dans le monde a été un avantage considérable pour nous. »
 

Box Hubs, alimenté par l'IA offre un moyen rapide de rechercher des informations

Au-delà de la gestion des fichiers et de la collaboration, Box permet à Bulletproof de passer à un véritable Intelligent Content Management, avec un accès sécurisé aux outils d'IA. Box Hubs est un outil sur lequel l'équipe de Rob s'appuie fortement.

Par exemple, lorsque l’agence a récemment mené un rebranding, Box Hubs a servi d’espace centralisé pour stocker les logos, polices, nouveaux templates et autres fichiers associés. Au sein de ce Hub Box, les équipes pouvaient s’appuyer sur Box AI pour retrouver rapidement des informations et des fichiers, sans avoir à parcourir manuellement les sous-dossiers.

Comme l’explique Rob : « Au lieu de fouiller dans le Hub, il suffit de poser une question. L’outil trouve directement l’information pour vous. » Il ajoute : « Le Branding Hub a servi de projet pilote pour tous les autres Hubs que nous avons ensuite mis en place. »

Cela inclut une plateforme Box dédiée à l’onboarding IT, qui permet aux nouveaux collaborateurs d’accéder facilement à tous les fichiers, guides d’assistance et informations internes dont ils ont besoin pour prendre leurs fonctions. Les nouvelles recrues peuvent interroger Box AI pour retrouver des informations précises ou obtenir des réponses très détaillées à partir des contenus disponibles dans le Hub. Comme l’explique Rob : « Avant, l’intranet n’était jamais mis à jour ; il était complètement figé. Aujourd’hui, avec un Box Hub, tout est constamment à jour. C’est un véritable atout dans l’écosystème d’outils Box. »

Données non structurées converties en ressources structurées prêtes pour l'IA

Grâce à cette base d’Intelligent Content Management, Bulletproof passe progressivement de processus manuels traditionnels à des workflows fluides intégrant l’IA. Auparavant, explique Rob, « nous avions de nombreux ensembles de dossiers différents, donc dans ce sens, il s'agissait de données structurées. Mais ce n'étaient pas des données auxquelles on pouvait accéder rapidement ou de manière collaborative.»

Les contenus étant désormais publiés dans Box Hubs par équipe ou par projet, il est beaucoup plus facile d'appliquer une structure, sous forme de métadonnées, à des données auparavant non structurées telles que des fichiers texte, image et vidéo. Les métadonnées permettent à leur tour d'améliorer la recherche et l'automatisation des flux de travail.

Au total, Bulletproof s’appuie sur l’ensemble de la suite de produits Box pour maintenir cette dynamique :

• Box Drive est l'outil principal des équipes créatives. Remarque : « La plupart du temps, les créatifs ne se rendent même pas compte qu'ils travaillent sur Box. Cela a complètement changé la donne par rapport au travail sur un serveur local. »
• Box Hubs fournit une « source unique de vérité », hébergeant tout, des supports de formation aux ressources de rebranding mondiales, y compris les polices, les logos et les modèles.
• Box Extract aide les équipes à automatiser leurs flux de travail en extrayant les métadonnées du contenu sélectionné.
• Box Sign a remplacé les processus manuels liés aux PDF, permettant aux équipes juridiques et créatives de gérer les accords de confidentialité et les contrats. Rob en souligne l'avantage : « Avant Box Sign, nous avions du mal à savoir où allaient les fichiers. Maintenant, avec Box Sign, nous pouvons spécifier où nous souhaitons que les fichiers soient enregistrés. »
• Box Shield empêche le partage de fichiers inappropriés en dehors de l'organisation.
• Box Zones permet un stockage localisé et permet au service informatique de mettre en place rapidement de nouveaux bureaux.

Intégration facile avec MCP et Copilot Studio

Un élément central de la stratégie IA de l'agence repose sur l'intégration de Box Microsoft Cloud Provider (MCP), qui permet à Microsoft Copilot d'accéder en toute sécurité au vaste référentiel de contenu non structuré dont Bulletproof dispose déjà dans Box et de le consulter. Rob explique : « Box est sécurisé par nature, donc grâce à la possibilité pour Microsoft de communiquer directement via un canal sécurisé,par le biais du serveur Box MCP, il dispose d'un accès direct aux fichiers et dossiers dont vous avez besoin. »

En créant des agents personnalisés dans Copilot Studio, Bulletproof permet aux employés d'interroger les bases de connaissances internes, telles que les chartes de marque et les supports de formation, à travers Box Hubs. Mais ce n'est qu'une première étude de cas. Comme le dit Rob : « Avec le serveur MCP, vous pouvez faire pratiquement tout ce que vous voulez dans les limites et la structure de Box. Le monde vous appartient. »

Éliminer les silos d'informations pour une véritable culture collaborative

Comme l’explique Jonny : « La culture d’entreprise repose avant tout sur les personnes. Vous pouvez entrer dans n’importe lequel de nos studios dans le monde, et dès que vous franchissez la porte, vous ressentez l’esprit Bulletproof. » Cela passe notamment par la mise à disposition d’outils communs pour les équipes à l’échelle mondiale.

Auparavant, avec les serveurs sur site, les poches d'informations et d'activité restaient cloisonnées au sein des différents bureaux de l’agence — des « îlots d'information », comme les appelle Jonny.  « Box a mis fin à tout cela, nous permettant de travailler comme un véritable réseau. »

Au cours des deux dernières années, Bulletproof a connu plus de changements technologiques que durant toute la décennie précédente, mais heureusement, comme le dit Rob : « Avec Box, tout s'est fait en toute transparence. Les gens sont passés de serveurs sur site au cloud. »

« Aujourd'hui, » ajoute-t-il, « nous avons des liens entre toutes les agences sur le plan technologique. Cette unification signifie que nous travaillons à l'unisson. C'est une véritable révolution. »

Une collaboration sécurisée sur laquelle les services informatiques peuvent compter et à laquelle les clients font confiance

« Une équipe créative, c'est un groupe de personnes qui se réunissent pour collaborer », explique Jonny. « Ce sont des personnes qui apportent chacune leur touche et qui, ensemble, sont plus fortes. La collaboration est essentielle. »

Chez Bulletproof, diverses équipes créatives (concepteurs d'emballages, concepteurs 3D et autres divisions spécialisées de l'entreprise) utilisent Box pour télécharger, stocker, partager et collaborer sur des fichiers à l'échelle mondiale. Pour ne citer que quelques exemples :

• Le service client utilise Box pour envoyer des liens vers des fichiers aux clients avec des contrôles d'accès spécifiques, afin que seuls certains utilisateurs puissent ouvrir les fichiers.
• L'équipe juridique et l'équipe des services créatifs utilisent toutes deux Box Sign pour les accords de confidentialité et autres documents et contrats.
• L'équipe financière utilise Excel sur Box pour accéder en toute sécurité aux documents communs.

Et surtout, les clients ont confiance dans la capacité de Box à protéger leur précieuse propriété intellectuelle grâce à sa réputation et à ses certifications de sécurité. « La sécurité est un enjeu majeur », confirme Rob. « Nous voulons nous assurer que le site soit sécurisé au maximum. Avec Box, nous pouvons créer un lien de partage ou même nous assurer que la personne externe doit se connecter pour voir le fichier. Et si elle souhaite charger ou modifier un fichier, elle peut le faire très facilement dans Box, à condition que nous lui accordions les autorisations nécessaires. »

Économies de temps et d'argent

Box apporte une grande valeur créative à Bulletproof, mais aussi une valeur tangible sous forme de gains de temps et d'économies. Rob explique : « Disposer d'un emplacement unique pour le stockage du contenu, avec toutes les données sauvegardées, nous permet d'économiser du temps et de l'argent. Nous n'avons plus besoin de serveur sur site ni de nous soucier des sauvegardes de données, ce qui réduit considérablement notre charge administrative. »

Concrètement, par rapport à l'ancien VPN, et en tenant compte de la réduction des frais administratifs, l'entreprise économise environ une à deux heures par personne et par jour. Et en utilisant Box pour l'Intelligent Content Management au lieu de matériel local, Bulletproof économise environ 10 000 £ par an.

De plus, Box a réduit le nombre de demandes adressées au service informatique. Alors qu'auparavant, les employés devaient contacter le service informatique pour retrouver des fichiers qu'ils avaient égarés, Box permet désormais de rechercher facilement ces fichiers. Il est également beaucoup plus facile de récupérer un fichier supprimé ou une version qui a été écrasée. « Tout fonctionne », déclare Rob. « Le système fonctionne de manière plus cohérente, et ce partout dans le monde. Pour nous, les principaux atouts de Box étaient la facilité d'utilisation et la collaboration sécurisée, mais la simplicité d'administration est également un énorme avantage. »

La créativité à l'épreuve du temps

Bulletproof envisage actuellement de mettre en place des Hubs pour le partage externe avec ses clients. L'entreprise utilise également Box Hubs pour créer des portails alimentés par l'IA destinés aux RH et à d'autres services, et prévoit d'utiliser Box Relay et Box Automate pour l'extraction avancée de métadonnées afin de faire remonter rapidement les données de campagne archivées.

En ancrant ses pétaoctets d'intelligence créative dans Box, Bulletproof ne se contente pas de suivre le rythme de l'évolution numérique. L'entreprise définit l'avenir du storytelling de marque grâce à une disruption sécurisée et alimentée par l'IA.

 

Box est une entreprise très tournée vers l'avenir, qui propose sans cesse de nouvelles idées, de nouveaux produits et des solutions qui profitent à l'utilisateur final. En tant qu'entreprise en constante évolution et croissance, Box grandit avec nous.
 

—Rob Frost, Global Head of IT, Bulletproof