Le monde de l'entreprise a tellement changé que même les start-ups technologiques nées dans un monde numérique sont en train de repenser entièrement la manière dont elles fonctionnent en interne et avec leurs partenaires.

Ce fut le cas d'Udemy, une organisation soutenue par des investisseurs importants de la Silicon Valley qui a bouleversé en 2010 l'enseignement en ligne. Depuis lors, le leader mondial en matière d'apprentissage et d'enseignement en ligne a apporté son aide à plus de 20 millions d'élèves. Les formateurs experts contribuent à la vaste bibliothèque d'Udemy, composée de 65 000 cours dans plus de 5 080 langues, sur des sujets à la demande allant du développement professionnel au développement personnel. Udemy for Business propose des abonnements destinés aux entreprises. Les entreprises abonnées peuvent également contribuer à élargir l'offre de contenus d'Udemy en créant leurs propres contenus propriétaires. Udemy compte des bureaux à San Francisco (États-Unis), Dublin (Irlande), Sao Paulo (Brésil) et Ankara (Turquie).

Sean Youn a rejoint les rangs d'Udemy en 2014. En effet, il soutient la mission de l'entreprise : améliorer les conditions de vie des personnes par l'apprentissage. Son équipe informatique facilite les échanges entre les employés d'Udemy au niveau mondial. Les responsabilités de son équipe informatique sont les suivantes : sélectionner des outils de travail, résoudre les problèmes informatiques et gérer l'intégration et le départ des employés. Toutes ces responsabilités peuvent avoir une incidence sur la productivité des employés et la croissance rapide de l'organisation.

La stratégie de gestion de contenu dans le cloud d'Udemy prend en charge le modèle commercial et la promesse de marque de l'entreprise. La manière dont Udemy gère ses contenus en interne et en externe a des répercussions en termes de revenus et de bénéfices.  

«Le modèle commercial d'Udemy s'inspire des tendances mondiales : développer les technologies et élargir la bande passante, favoriser un commerce transfrontalier ainsi qu'une véritable culture de la collaboration.»

— Sean Young, responsable informatique chez Udemy

Enseignements tirés : lorsque la technologie entrave les performances

En 2016, Udemy a réalisé la nécessité d'une plate-forme de gestion de contenu dans le cloud qui dépasse de loin les solutions informatiques existantes telles que Dropbox. À cette période, les 300 employés d'Udemy avaient besoin d'un accès facilité aux contenus de l'entreprise, que ce soit pour collaborer en interne ou pour aider les clients, formateurs et vendeurs. Lors de l'intégration d'un nouvel employé, l'équipe de Sean composée de responsables informatiques devait accorder manuellement une autorisation d'accès aux contenus de l'équipe.

«Nous partageons souvent de lourds fichiers vidéo au sein de l'équipe et nous passions beaucoup de temps à vérifier que les employés disposaient des autorisations appropriées», explique M. Young.

Malgré les efforts de l'équipe, le nombre de tickets informatiques ne cessait d'augmenter. Les nouveaux employés avaient vécu une intégration poussive et n'avaient pas accès à des ressources essentielles leur permettant d'atteindre rapidement leur vitesse de croisière. Les équipes d'employés avaient également fait part de frustrations en termes de productivité et d'insatisfactions d'ordre moral. L'équipe voulait également garantir la conformité avec les réglementations mondiales en perpétuelle évolution. Les problèmes ne faisaient que s'amplifier à mesure que l'effectif des équipes et la taille des fichiers augmentaient.

Un personnel au niveau mondial stimulé grâce à la gestion de contenu dans le cloud

Udemy a sélectionné Box en tant que nouveau partenaire de gestion de contenu dans le cloud pour augmenter la productivité de ses employés à mesure du développement de l'entreprise, et pour assurer la sécurité en continu de ses informations mondiales. Lorsque Box Services a transféré 4 To de données sur Box, les avantages sont devenus évidents.

Une sécurité fiable des données. L'infrastructure cloud et l'architecture orientée services de Box ont fourni à l'équipe de M. Young la flexibilité nécessaire pour réunir des applications qui stimulent la productivité des employés, permettent de sauvegarder les données locales sur les ordinateurs des utilisateurs et sur des serveurs, et rationalisent le stockage. M. Young déclare qu'il dort mieux la nuit, car il sait que les informations de l'entreprise sont sécurisées.

«L'infrastructure et la redondance de Box nous assurent une tranquillité d'esprit.»

— Sean Young, responsable informatique chez Udemy

Des procédures commerciales numériques. L'équipe informatique de M. Young a automatisé les tâches répétitives grâce aux intégrations natives de Box à Okta pour une connexion unique et à Slack pour des conversations en temps réel. L'équipe informatique ne gère plus manuellement les autorisations au cours de l'intégration et du départ d'un employé. En revanche, les chefs d'équipe d'Udemy peuvent simplement ajouter des utilisateurs à des groupes de service dans Okta et Slack ou en supprimer, et Box attribue les autorisations d'accès à partir de ces emplacements.

«L'intégration et le départ d'un employé sont désormais facilités. Nous pouvons ajouter et supprimer facilement des utilisateurs à mesure des changements requis en matière d'autorisation.»

— Sean Young, responsable informatique chez Udemy

Des équipes plus satisfaites et plus productives. La productivité des employés d'Udemy a fortement augmenté. Les employés actuels font mention de solutions informatiques plus conviviales. Ils apprécient de travailler dans Box et préfèrent cette plate-forme aux solutions Shadow IT. «Il est important que chacun dispose d'outils permettant de se perfectionner et d'être productif», explique M. Young. De la même façon, les nouveaux employés doivent être intégrés rapidement, et l'équipe de M. Young ne reçoit «presque plus aucun ticket concernant l'accès à Box après l'intégration des employés.»

Une gouvernance améliorée. Actuellement, l'équipe de gestion informatique bénéficie d'une bonne visibilité sur la manière dont les données sont partagées avec les employés et les acteurs externes. Comme l'explique M. Young : «Choisir Box a été simple du point de vue informatique. Nous avons désormais une préoccupation en moins.»

«Nous comprenons davantage comment nous partageons nos données et informations au sein et en dehors de l'entreprise.»

— Sean Young, responsable informatique chez Udemy

Dans un monde où les demandes des utilisateurs changent aussi rapidement que l'apprentissage en ligne, les expériences des employés et des partenaires influencent à parts égales les résultats commerciaux. Tout ceci revient à aider les personnes à améliorer leurs conditions de vie. La puissance de transformation de l'enseignement transcende les langues et les cultures. Aujourd'hui, la stratégie de gestion de contenu dans le cloud d'Udemy y contribue également.