Bonnes pratiques pour la migration de contenus ECM existants vers le cloud 

La migration de contenus vers le cloud gagne en popularité en raison de ses nombreux avantages, comme un stockage sécurisé et conforme, la rationalisation de l'infrastructure informatique, des possibilités de gouvernance natives et un partage simplifié.  Pour les entreprises qui envisagent de migrer depuis des systèmes de contenus ECM existants vers un cloud public, ces avantages sont importants.  Ici, nous allons partager les bonnes pratiques pour réaliser la migration depuis des systèmes de contenu ECM existants vers Box, et évoquerons les options de migration offertes par Box Consulting.  

 

Quand envisager la migration depuis un système de contenu ECM existant ? 

 

Depuis toujours, les entreprises achètent des plates-formes ECM auprès d'OpenText, Documentum, Oracle et Microsoft pour relever les défis fondamentaux de la collaboration, du travail et de la gestion des produits, de l'automatisation du processus back-end de gestion et de conservation.  Cependant, le passage aux technologies mobiles, cloud et grand public a incité les entreprises à trouver des applications alternatives qui permettent aux utilisateurs de partager du contenu en toute transparence, tout en offrant un système d'enregistrement sécurisé et conforme.  Vous trouverez ci-dessous certaines des raisons pour lesquelles les entreprises migrent leurs contenus ECM existants vers Box. 

 

  1. Pour offrir aux employés un outil simple à utiliser.  Selon une étude de 2016, plus de 50 % des déploiements ECM ont un taux d'adoption inférieur à celui attendu, contrairement à ce qui avait été anticipé au départ (1).  Bon nombre de ces entreprises voient leurs utilisateurs se tourner vers des services basés sur le Web pour partager des fichiers et travailler ensemble.  À une époque où la mobilité et la collaboration étendue sont omniprésentes, les entreprises recherchent une alternative axée sur le cloud et agile, offrant une expérience utilisateur moderne.   
  1. Pour que l'investissement dans le contenu leur apporte plus de valeur.  Étant donné les dépenses associées aux implémentations ECM, allant du serveur direct et des droits de licence aux coûts de personnalisation, de maintenance et de l'assistance informatique, de nombreuses entreprises veulent simplifier leur structure de coûts.  Les technologies axées sur le cloud, d'un autre côté, sont conçues pour résoudre les besoins de flexibilité et de collaboration évolutive des entreprises.  De plus, ces produits offrent une assistance technique, permettant aux entreprises de créer leur propre stack sans dépenses en capital en amont. 
  1. Pour accélérer la transformation digitale (et permettre aux ressources informatiques de le faire).  L'utilisation de systèmes ECM pour simplement stocker et gérer le contenu n'est plus suffisante.  Les entreprises sont à la recherche de fonctionnalités étendues qui les aident à s'adapter à un environnement d'activité qui change rapidement.  Le pouvoir de créer des applications mobiles personnalisées, permettre des expériences de mise en contexte dans l'application et donner un meilleur aperçu grâce à l'analyse de contenu offre aux responsables informatiques l'outil ECM supplémentaire qui aidera leur entreprise à prospérer à l'ère numérique. 

 

« Migrer du contenu vers le cloud présente de nombreux défis, allant des coûts de bande passante jusqu'à la préservation d'informations contextuelles importantes comme les métadonnées, les plans de conservation et les autorisations utilisateurs.  C'est formidable que Box s'intéresse à ce problème ».  

- Melissa Webster, vice-présidente programme, technologies du contenu et médias numériques, IDC  

 

Comment migrer vos données ECM existantes vers Box 

 

Nous savons que la migration vers le cloud est une tâche complexe, mais nous nous appliquons à fournir les bonnes ressources pour cela soit beaucoup plus simple pour vous.  Vous trouverez ci-dessous notre plan en trois étapes pour aider votre entreprise à migrer des processus spécifiques ou des plates-formes ECM entières vers Box. 

 

1. Analyser votre environnement.  Comprendre comment votre entreprise utilise sa plate-forme de gestion de contenu est important pour migrer les contenus et les processus métiers vers Box.  Déterminer les fonctionnalités nécessaires est important pour une migration réussie. Cette migration peut présenter une opportunité de rationalisation des processus complexes ou d'ajout d'une nouvelle fonctionnalité qui pouvait ne pas être disponible avec votre système précédent.   

 

2. Répertorier le contenu ECM existant et les autorisations vers Box.  Box dispose d'un modèle d'autorisations en cascade qui simplifie le processus d'assignation d'accès aux contenus. De plus, Box Consulting a aidé de nombreuses entreprises à concevoir des structures de dossier et des autorisations lors de la migration depuis d'autres systèmes.  Dans le cadre de ce processus, vous envisagerez la planification de votre structure de dossiers, définirez les autorisations sur les dossiers et sous-dossiers ainsi que les niveaux d'accès de vos collaborateurs. 

 

3. Choisir le bon modèle de migration.  Box offre plusieurs options de migration pour s'adapter aux besoins de votre entreprise. 

  1. Migration autogérée avec Box Sync ou un FTP : les entreprises disposant d'une petite quantité de contenu peuvent utiliser cette méthode pour organiser la migration vers Box. 
  1. Outils partenaires tels que Tervela Cloud Fast Path ou SkySync de Portal Architect : ces produits automatisent une grande partie de la migration et offrent des performances améliorées, ainsi que d'autres fonctionnalités avancées.  
  1. Migration gérée avec Box Shuttle : les migrations importantes ou complexes nécessitent des outils pour migrer le contenu, modifier les autorisations, gérer la bande passante, générer des rapports et programmer des migrations. 

 

Box Shuttle : Migration irréprochable 

 

Box Shuttle est un service de gestion de la migration qui peut être adapté aux besoins spécifiques de chaque client.  Avec Box Shuttle, nous collaborons avec vous pour : 

  • Définir et organiser le projet : nous travaillons ensemble pour créer un plan de migration personnalisé avec des phases clés du début de la conception jusqu'à la livraison, et des conseils pour le déploiement, afin de garantir le bon déroulement de votre migration 
  • Déterminer ce dont vous avez besoin ou non : avec l'analyse de contenu et l'évaluation du cycle de vie, nous travaillons avec vous pour déterminer quel contenu garder, supprimer ou archiver, et pour identifier les exigences de sécurité et de gouvernance relatives aux données sélectionnées  
  • Ajouter des renseignements à votre contenu : nous pouvons appliquer à votre contenu des autorisations d'utilisateurs existantes, des métadonnées, des règles de conservation et autres attributs personnalisés existants tandis que nous déplaçons vos fichiers vers Box 
  • Suivre les progrès réalisés : pendant toute la durée du processus de migration, Box offre une visibilité complète sur le déroulement et laisse aux utilisateurs le contrôle sur leurs données 

 

Si vous envisagez de migrer vos données depuis un système ECM existant vers un cloud public, tirez parti des ressources qui feront de cette opération une réussite pour votre entreprise.  Apprenez-en plus sur nos solutions Customer Success ou inscrivez-vous à notre webinar à la demande: « La manière la plus simple et la plus efficace de pass er au cloud », avec Greg Cannan, directeur des systèmes d'information, Toyota USA. 

 

[1]'You Want an ECM? You Can't Handle an ECM!' (Vous voulez un système ECM ? Ce n'est pas fait pour vous !), Systemscope, 2016