Guide complet de l’automatisation des flux de travail par IA

Parmi les nombreuses applications professionnelles de l'intelligence artificielle (IA), l'automatisation des flux de travail se distingue comme un catalyseur permettant de transformer l'efficacité opérationnelle en résultats financiers. Selon une enquête McKinsey, sur les 25 aspects testés dans des organisations de toutes tailles, la refonte des flux de travail est celle qui a le plus grand impact sur l'augmentation du résultat avant intérêts et impôts (EBIT) grâce à l'IA générative.

Voyons comment l'IA dans l'automatisation des flux de travail favorise des décisions plus éclairées et contribue à réduire le temps consacré aux tâches répétitives, ce qui se traduit par des gains réels dans l'ensemble de vos opérations.

Points forts :

• L'automatisation des flux de travail basée sur l'IA consiste à utiliser l'IA pour minimiser l'intervention manuelle dans les processus métier et permettre des décisions plus rapides et mieux informées basées sur l'analyse du contenu.    
• L'automatisation des flux de travail basée sur l'IA s'appuie sur des algorithmes d'apprentissage automatique, le traitement intelligent des documents et d'autres technologies modernes pour faire avancer le travail sans intervention humaine constante.    
• En mettant en œuvre l'IA pour l'automatisation des flux de travail, vous éliminez les retards dans les validations de documents critiques et reliez les données provenant de différents systèmes, brisant ainsi les silos d'informations entre les services et au sein de l'ensemble de l'organisation.    
• Avec Box, les entreprises de toutes tailles peuvent intégrer de manière transparente l'Intelligent Content Management dans leur stratégie d'automatisation, bénéficiant ainsi de fonctionnalités telles que l'extraction avancée de métadonnées, la génération de documents et l'analyse des données alimentée par l'IA.     

Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail basée sur l'IA ?

L'automatisation des flux de travail basée sur l'IA est une approche visant à rationaliser les processus avec un minimum d'intervention humaine, en tirant parti de l'IA. Les organisations de tous types peuvent adopter cette méthode d'automatisation pour remplacer les systèmes traditionnels basés sur des règles, qui suivent des instructions fixes et prédéfinies pour traiter les données et déclencher des actions. Ces systèmes existants sont souvent incapables de gérer des règles complexes (telles que des dépendances multiples) et de traiter des données non structurées, notamment les PDF, les images et les documents professionnels.

Comment fonctionne l'automatisation basée sur l'IA

L'automatisation des flux de travail basée sur l'IA fonctionne en traitant et en transférant des informations entre les systèmes. Grâce à l'apprentissage machine (ML), au traitement du langage naturel (NLP) et au traitement intelligent des documents, un système alimenté par l'IA peut gérer des tâches telles que l'analyse du contenu d'un CV et l'acheminement du document vers le bon recruteur, même si celui-ci ne respecte pas un format standard. Vous pouvez également utiliser ces systèmes pour extraire des informations de factures, trier les tickets de l'assistance client et acheminer des documents juridiques pour révision.

Découvrez les étapes d'un flux de travail automatisé typique basé sur l'IA.

1. Collecte des données : les systèmes d'IA extraient des informations de vos documents, formulaires et images ; vous pouvez également poser des questions ou faire des demandes.    
2. Traitement des données : l'IA nettoie ensuite les données saisies (en corrigeant les fautes de frappe ou les redondances), catégorise les documents pour faciliter l'analyse et interprète la demande.     
3. Prise de décision : en se basant sur les règles ou les modèles qu'il a appris, le système détermine l'étape suivante, qui peut consister à envoyer un message automatique personnalisé ou à acheminer un contrat pour révision interne.    
4. Exécution des tâches : le système prend en charge les tâches de routine sans intervention manuelle, ce qui permet aux équipes d'éliminer les tâches répétitives telles que la réponse aux tickets de l'assistance client.    
5. Boucle de rétroaction et apprentissage : en s'appuyant sur les résultats passés, l'outil d'IA affine sa précision, offrant ainsi de meilleurs résultats au fil du temps.    

Avec l'adoption croissante des technologies d'IA, en particulier de l'IA générative, et leur potentiel à redéfinir la dynamique du travail, les entreprises mettent en place des flux de travail basés sur l'IA pour rendre leurs processus plus efficaces et moins sujets aux erreurs. Le rapport sur l'état de l'automatisation intelligente montre que 88 % des organisations considèrent l'IA comme la clé d'une automatisation réussie, tandis que 78 % affirment que les gains de productivité constituent l'indicateur clé de performance (KPI) le plus important.

Comprendre l'importance de l'automatisation des flux de travail numériques pour les opérations commerciales

Quels sont les éléments clés de l'automatisation des flux de travail basée sur l'IA ?

L'automatisation des flux de travail basée sur l'IA va au-delà des systèmes de flux de travail de base, en combinant des éléments clés tels que les technologies d'IA, les outils d'automatisation des processus métier et les API pour connecter les plateformes et les applications.

Si votre objectif est de rationaliser les flux de travail, voici un aperçu détaillé des éléments à prendre en compte.

Avantages de l'automatisation des flux de travail basée sur l'IA pour les entreprises

Imaginez qu'une équipe juridique puisse résumer un contrat de 50 pages en un clic et transmettre les fichiers aux bonnes parties prenantes sans échanges d'e-mails. Les validations de contrats seraient plus rapides et simplifiées. De la révision de documents aux flux de travail de gestion de projet, chaque domaine de votre organisation peut bénéficier de l'automatisation alimentée par l'IA.

Découvrez les principaux avantages de l'automatisation des flux de travail basée sur l'IA.

Efficacité opérationnelle accrue

Lorsque les équipes ne perdent pas de temps à rechercher des fichiers et à générer des rapports, elles respectent plus facilement les délais. Grâce à l'automatisation basée sur l'IA, vous utilisez des agents d'IA pour acheminer les informations, traiter les demandes et gérer les requêtes, même en dehors des heures de bureau, ce qui réduit les délais de traitement.

Amélioration de la précision des données

L'erreur humaine est un défi dans la gestion de contenu d'entreprise, en particulier lorsque vous traitez une grande quantité de données non structurées. En mettant en œuvre une plateforme d'Intelligent Content Management dotée d'outils de flux de travail basés sur l'IA, vous standardisez le traitement de l'information, éliminant ainsi les copier-coller manuels. 

Évolutivité

Une plateformemoderne d'automatisation des flux de travail basée sur l'IA vous offre une capacité de stockage dans le cloud flexible pour adapter vos opérations en fonction de la demande. Par exemple, si vous dirigez une entreprise de commerce électronique, vous pouvez traiter davantage de commandes pendant les périodes de pointe sans compromettre la précision.

Prise de décision pilotée par l'IA

Au-delà de la simple exécution de tâches prédéfinies, les systèmes d'automatisation des flux de travail basés sur l'IA vous permettent d'extraire des données clés de votre stockage plus rapidement que vous ne le pensiez.

• Vous avez besoin de consulter un rapport pendant une réunion ? Posez des questions relatives à son contenu.     
• Vous recherchez une clause contractuelle ? Utilisez la découverte de contenu généré par l'IA.     

Vous pouvez même consulter rapidement le profil d'un client pour traiter une demande urgente sans avoir à fouiller dans des dossiers. Dans toutes ces situations, vous pouvez utiliser cette intelligence de contenu pour tirer davantage de valeur de vos données d'entreprise et prendre des décisions opportunes et éclairées.

Découvrez comment utiliser l'IA pour votre entreprise.

Exemples de flux de travail d'IA automatisés

Vous souhaitez améliorer l'efficacité de vos flux de travail ? Vous trouverez ci-dessous des exemples d'automatisation des flux de travail basée sur l'IA que vous pouvez intégrer à vos processus.

• Intégration des employés : utilisez la génération de documents pour rédiger des contrats et accorder un accès instantané aux supports d'intégration.
• Signature électronique des contrats : réduisez le risque d'incohérences et de fautes de frappe en rédigeant et en personnalisant rapidement des contrats à partir de métadonnées (les données sur les données).
• Intégration des clients : créez un flux de travail automatique à l'aide d'outils d'IA pour traiter les données issues des formulaires et déclencher des messages de bienvenue ou des demandes d'assistance, afin de répondre plus rapidement aux nouveaux clients et d'améliorer leur expérience.
• Automatisation du flux de travail documentaire : classez et envoyez les documents aux services concernés, que ce soit pour révision, analyse ou action immédiate.

Découvrez les meilleurs flux de travail automatisés pour votre processus de révision du contenu.

Comment utiliser l'automatisation des flux de travail basée sur l'IA dans votre entreprise

Avant de mettre en œuvre votre stratégie d'automatisation des flux de travail basée sur l'IA, il est essentiel de comprendre les questions clés et les technologies émergentes telles que l'IA conversationnelle et l'IA agentique.

Suivez ces cinq étapes pour créer un flux de travail automatisé robuste basé sur l'IA pour votre entreprise.

1. Identifier les flux de travail critiques à automatiser

Commencez par identifier les tâches les plus chronophages au sein de vos flux de travail. Dans une enquête sponsorisée par Box et menée par ClearPath Strategies, 73 % des entreprises les plus performantes en matière de gestion de contenu ont automatisé des processus auparavant manuels.

Par exemple, vous pouvez mettre en œuvre les flux de travail basés sur l'IA suivants :

• L'analyse des sentiments pour comprendre les réactions de l'audience    
• La génération de documents pour les manuels, les propositions et les FAQ
• Le suivi des réunions pour s'accorder sur les prochaines étapes    

Concentrez-vous sur les flux de travail d'IA qui impliquent de grands volumes de données ou de multiples transferts de tâches. Si vous essayez de tout automatiser d'un seul coup, vous submergerez vos équipes et entraverez le processus d'apprentissage.

2. Choisir une plateforme d'automatisation des flux de travail basée sur l'IA adaptée aux besoins spécifiques de votre organisation

Le marché regorge de générateurs de flux de travail basés sur l'IA, mais tous ne fournissent pas des pistes d'audit des documents pour vous aider à respecter les réglementations du secteur. La plateforme que vous choisirez doit correspondre à vos objectifs spécifiques, tels que l'amélioration de la rapidité et la réduction des risques de non-conformité.

Une prévision de Market Research Future montre que la technologie cloud est étroitement liée à l'adoption croissante des outils d'automatisation des flux de travail basée sur l'IA, ainsi qu'aux plateformes low-code et sans code, sur lesquelles vous pouvez développer une automatisation personnalisée alimentée par l'IA. Ces solutions vous aident à analyser et à traiter les données à grande échelle, quel que soit l'appareil utilisé : assurez-vous donc que votre solution est compatible avec ces avancées.

3. Intégrer votre outil d'automatisation des flux de travail basée sur l'IA à vos systèmes existants

Utilisez des API ou des intégrations intégrées pour connecter votre outil de flux de travail d'IA à votre logiciel de gestion de projet en ligne, votre système ERP ou votre bibliothèque de ressources numériques. En assurant la circulation des données entre les systèmes, vos équipes gagnent du temps et éliminent la charge liée à la saisie manuelle des données et à la vérification des incohérences.

4. Mettre en place des agents d'IA pour l'automatisation des flux de travail

Certains flux de travail basés sur l'IA nécessitent une touche humaine. Par exemple, vous ne devriez pas valider le contenu d'une campagne entière sans l'accord du responsable marketing. Mais les agents d'IA dédiés à l'automatisation des flux de travail peuvent lui faire gagner du temps en examinant le fichier à la recherche d'informations clés et en détectant d'éventuelles incohérences de ton et de style.

Selon un rapport UiPath, 52 % des entreprises considèrent l'automatisation des flux de travail complexes, qui impliquent souvent plusieurs étapes et systèmes, comme l'un des principaux avantages de l'IA agentique. Grâce à cette technologie, vous créez des agents qui agissent en votre nom, récupèrent des informations et répondent aux demandes. 

Par exemple, dans un flux de travail de soins de santé, les agents d'IA peuvent extraire les données des patients du système de stockage de données pour leur fournir des réponses instantanées concernant la couverture et les politiques de rendez-vous sur votre portail patient.

5. Mettre en place des outils de collaboration sécurisés pour l'automatisation des flux de travail basés sur l'IA        

Lorsqu'un flux de travail automatisé par l'IA repose sur la collaboration avec des fournisseurs, des clients ou plusieurs services, vous aurez besoin de politiques de sécurité des données rigoureuses pour protéger vos informations précieuses contre les failles de sécurité et les atteintes à la vie privée.

Les outils de collaboration sécurisés offrent des espaces de travail partagés pour l'édition collaborative de fichiers et automatisent le processus de transfert, réduisant ainsi les frictions dans les flux de travail multipartites. Les meilleures plateformes d'automatisation des flux de travail basés sur l'IA vous permettent de définir des autorisations appropriées pour les fichiers et les dossiers et de chiffrer les documents sensibles afin de sécuriser la collaboration sans réduire l'agilité opérationnelle.

Simplifiez votre travail grâce à l'automatisation intelligente des flux de travail avec Box

Pour tirer le meilleur parti de l'automatisation des flux de travail basée sur l'IA, vous avez besoin d'une solution qui vous permette de travailler au rythme des affaires à l'ère de l'IA. Box, leader de l'Intelligent Content Management, fournit à plus de 100 000 organisations une solution flexible pour exploiter le potentiel du contenu à l'ère de l'IA.

Notre plateforme permet à votre équipe de créer et d'orchestrer des flux de travail de contenu intelligent grâce aux éléments suivants :

• Les outils d'automatisation des flux de travail, grâce auxquels vous pouvez déclencher des actions en fonction des métadonnées extraites via Box Automate.
• Les analyses de données issues de vos documents et images d'entreprise, optimisées par Box AI.
• La génération automatisée de documents à grande échelle avec Box Doc Gen, qui vous permet d'extraire des informations de formulaires, de métadonnées et d'applications pour alimenter vos flux de travail.
• Notre générateur d'agents d'IA, Box AI Studio, qui vous permet de choisir parmi des fournisseurs de modèles d'IA de confiance pour développer et déployer un assistant en quelques minutes.
• Des applications intelligentes sans code via Box Apps, un moyen sécurisé d'accélérer le travail en centralisant les informations critiques pour une récupération facile.    

Contactez-nous pour dynamiser votre entreprise dès aujourd'hui grâce à l'automatisation intelligente des flux de travail.

*Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.