Bonnes pratiques en matière de gestion de contenu pour les petites entreprises
Des avis sur les produits aux formalités administratives des ressources humaines, votre entreprise traite chaque jour d'énormes volumes de contenu et leur gestion demande beaucoup de travail. De plus, il ne suffit pas de se contenter de gérer vos données : vous devez exploiter leur valeur.
Selon un rapport de Salesforce, 94 % des petites et moyennes entreprises se considèrent, dans une certaine mesure, comme des entreprises axées sur les données. Si vous dirigez une entreprise en pleine croissance et que vous comptez exploiter pleinement vos données, vous devez mettre en place un système structuré. C'est là que les solutions intelligentes basées sur l'IA peuvent vous aider : en automatisant les flux de travail et en tirant de vos sources d'information des informations exploitables.
Nous avons élaboré un guide présentant les meilleures pratiques en matière de gestion de contenu pour les petites entreprises, afin que vous puissiez mettre en œuvre des technologies de pointe telles que l'IA pour développer vos initiatives axées sur les données et simplifier vos processus.
Points forts :
- La gestion de contenu dans les petites entreprises consiste à organiser, stocker et partager des fichiers et des ressources au sein de votre entreprise, en utilisant des outils et des processus qui garantissent que tout est facile à trouver et accessible lorsque vous en avez besoin.
- Une stratégie de gestion de contenu vous aide à mettre en place un système organisé pour vos fichiers et vos ressources, ce qui facilite l'accès, renforce la sécurité et optimise l'utilisation des données afin de prendre des décisions éclairées et de favoriser la croissance.
- L'utilisation d'une plateforme centralisée et l'adoption d'outils de collaboration sécurisés constituent des exemples de bonnes pratiques en matière de gestion de contenu pour les petites entreprises.
- Box simplifie la gestion de contenu pour les petites entreprises grâce à une plateforme unifiée offrant une collaboration sécurisée sur les fichiers, un stockage cloud évolutif et des outils basés sur l'IA.
Qu'est-ce que la gestion de contenu pour les petites entreprises ?
La gestion de contenu dans les petites entreprises est une approche stratégique visant à gérer les documents, les fichiers multimédias et autres ressources au sein d'une petite entreprise. Cela englobe les outils que vous utilisez à cette fin, tels que le stockage dans le cloud et les systèmes de gestion de documents, ainsi que la mise en place de directives et de processus visant à rendre le contenu accessible dès que vous en avez besoin.
Contrairement à la gestion de contenu d'entreprise, qui implique souvent des systèmes à grande échelle, la gestion de contenu dans les petites entreprises privilégie des solutions plus pratiques et plus économiques, qui favorisent la croissance et mettent l'accent sur la simplicité et la facilité d'utilisation.
La gestion du contenu dans votre petite entreprise comprend différentes tâches. Par exemple, vous pouvez exécuter les opérations suivantes :
- Créer un système permettant à chacun de savoir quels contenus sont disponibles et où les trouver
- Définir qui peut accéder à vos documents professionnels, aux informations sur vos clients et à d'autres types de contenu en fonction de droits d'accès clairs aux fichiers et aux dossiers
- Rédiger et publier du contenu en ligne (sur des articles de blog, des pages d'accueil et les réseaux sociaux) afin de soutenir les initiatives de votre équipe marketing
- Tenir à jour une FAQ interne ou une documentation pour répondre aux demandes des clients
- Faciliter la collaboration sur les tâches liées aux projets, les révisions de documents et d'autres processus de gestion de contenu
Découvrez nos stratégies éprouvées pour favoriser la gestion collaborative des tâches.
Pourquoi les petites entreprises ont besoin d'une stratégie de gestion de contenu
Lorsque vous créez une bibliothèque numérique pour partager des fichiers avec vos clients, par exemple, vous gérez activement le contenu. Mais si vous le faites sans stratégie commerciale solide en matière de gestion de contenu, les fichiers et les dossiers finissent souvent par être isolés et les flux de travail s'enrayent. Un plan clair vous aide à déterminer :
- le « quoi » (les ressources de contenu à gérer) ;
- le « comment » (les outils et les processus à utiliser) ;
- le « pourquoi » (l'objectif et les buts) qui sous-tendent chaque activité liée au contenu.
Voici trois raisons pour lesquelles vous devriez mettre en place une stratégie de gestion de contenu pour votre petite entreprise.
1. Un système organisé réduit le temps perdu à rechercher des documents
Selon Gartner, 47 % des travailleurs du numérique ont des difficultés à accéder aux données ou aux informations nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches. Lorsqu'un membre de l'équipe perd du temps à chercher les informations dont il a besoin, un effet domino s'enclenche : frustration, retards dans les réponses et projets qui prennent du retard.
En adoptant une approche stratégique de la gestion de contenu pour les petites entreprises, vous mettez en place un système centralisé et structuré pour l'ensemble de vos ressources numériques. Ce cadre permet à tout le monde, des chefs de projet aux commerciaux, d'accéder plus rapidement aux fichiers plutôt que de perdre du temps à chercher des informations.
Restez organisé grâce aux bonnes pratiques en matière de gestion des fichiers numérique.
2. Grâce à un processus d'Intelligent Content Management, vous tirez davantage de valeur de vos données
Selon Congruity 360, 90 % des données d'une organisation sont non structurées, ce qui signifie qu'une grande quantité d'informations précieuses se cache dans des formats tels que les documents et les fichiers multimédias. Une petite entreprise de vente au détail, par exemple, peut disposer de données de vente et d'avis clients remontant à plusieurs années, dispersés dans différents systèmes. Tout ce contenu non structuré recèle une mine d'informations précieuses, mais il est pratiquement impossible de les trouver.
Un processus structuré de gestion de contenu facilite l'analyse des données non structurées, révélant des tendances qui alimentent leurs stratégies de vente et aident à répondre aux questions courantes des clients. Les plateformes Intelligent Content Management facilitent ce processus en extrayant les données clés et en identifiant les tendances, ce qui permet d'élaborer des stratégies de contenu fondées sur des informations fiables.
3. Les plateformes modernes de gestion de contenu vous aident à protéger vos informations sensibles
La sécurité de l'information devrait figurer sur votre liste de contrôle stratégique de gestion de contenu : elle protège vos données sensibles contre les violations et les catastrophes potentielles.
Un système de gestion de contenu efficace destiné aux petites entreprises vous offre le chiffrement des fichiers, des sauvegardes régulières et d'autres mesures de sécurité afin de réduire ces risques au minimum. Les plateformes modernes basées sur le cloud étendent même ces fonctionnalités à l'intégration de vos applications logicielles, renforçant ainsi les mesures de sécurité tout en prévenant les menaces et les violations de la confidentialité des données.
Comprenez l'importance de la protection des données pour les petites entreprises.
Bonnes pratiques en matière de gestion de contenu pour les petites entreprises
Suivez ces cinq bonnes pratiques en matière de gestion de contenu destinées aux petites entreprises afin d'élaborer une stratégie qui évoluera au rythme de votre entreprise et favorisera votre réussite à long terme.
1. Définir vos objectifs en matière de gestion de contenu
Êtes-vous en train de mettre en place un processus de révision de contenu rationalisé, ou vous concentrez-vous principalement sur le déploiement d'outils de collaboration ? La première bonne pratique en matière de gestion de contenu consiste à identifier les types de fichiers les plus importants, les problèmes que vous rencontrez avec vos processus actuels et les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à une stratégie.
Ces réponses vous aideront à faire vos choix technologiques et à définir les structures des flux de travail.Par exemple, si vous travaillez dans une agence de création, vous privilégierez peut-être les fonctionnalités de co-édition, tandis qu'un cabinet de services professionnels mettra davantage l'accent sur la sécurité de l'accès client et la facilité de recherche.
2. Utiliser une plateforme centralisée de gestion de contenu dans le cloud
Zion prévoit une croissance de 7,54 % du marché mondial des systèmes de gestion de contenu (CMS), qui devrait passer de 28,15 milliards de dollars en 2023 à 54 milliards de dollars d'ici 2032. Derrière cette expansion se cache l'importance croissante des données commerciales. Mais sans une gestion adéquate, ces solutions entraînent souvent une fragmentation des données, ce qui rend difficile la localisation des fichiers lorsque l'on en a besoin.
Si la recherche de contenus dispersés sur différentes plateformes prend beaucoup de temps (et entraîne des pertes), l'adoption d'un système de gestion de contenu unifié pour les petites entreprises vous permet de gérer vos ressources numériques de manière organisée et contrôlée. Découvrez les solutions que vous pouvez mettre en œuvre en fonction des objectifs de votre stratégie.
Types de logiciels de gestion de contenu pour les petites entreprises | Objectif | Optez pour cette plateforme dans les cas suivants : |
Vous organisez, stockez et suivez des documents électroniques. | Vous gérez un volume important de fichiers et avez besoin d'une gestion sécurisée des documents pour un partage de contenu plus efficace. | |
Système de gestion de contenu Web (WCMS) pour les petites entreprises | Vous créez et publiez du contenu pour des sites Web. | Vous recherchez une plateforme CMS pour mettre à jour votre site Web et renforcer vos efforts en matière de marketing de contenu. |
Vous centralisez les images, les vidéos et les autres types de fichiers multimédias. | Vous avez besoin d'un système bien organisé pour retrouver vos fichiers multimédias et partager des fichiers vidéo volumineux avec vos collègues | |
Vous stockez vos contenus numériques dans le cloud pour faciliter la collaboration en ligne depuis n'importe quel appareil ou endroit. | Vous recherchez une solution de stockage de données dans le cloud évolutiveet assurez l'interopérabilité entre vos applications et vos outils. | |
Système de gestion des documents | Vous simplifiez la gestion de vos documents d'entreprise tout en respectant les exigences réglementaires. | Vous avez besoin d'un accompagnement en matière de conformité, notamment pour la destruction automatisée des documents et la classification des données. |
Vous automatisez les flux de travail liés au contenu à l'aide de l'IA tout en intégrant des fonctionnalités telles que le stockage de données, le partage de fichiers et les outils de collaboration. | Vous recherchez des plateformes d'IA sécurisées qui vous permettent de rationaliser vos flux de travail, de vous connecter à d'autres plateformes grâce à l'intégration d'applications cloudet de créer des portails facilitant la gestion et l'accès au contenu. |
Découvrez comment l'intelligence des contenus aide votre entreprise à innover et à se développer.
3. Préparer votre contenu pour la recherche et la consultation
Choisir le meilleur système de gestion de contenu pour les petites entreprises n'a d'intérêt que si vous pouvez retrouver rapidement vos fichiers et vos informations. Établissez des conventions de nommage cohérentes pour la classification des documents et appliquez des balises de métadonnées (des étiquettes qui fournissent des informations sur les données). Par exemple, en associant à vos photos des balises indiquant le nom de l'événement, le lieu et la date, vous pouvez filtrer instantanément vos résultats lorsque vous recherchez des images spécifiques.
Découvrez les avantages de la gestion des métadonnées d'entreprise pour la recherche de contenu.
4. Automatiser votre processus de gestion de contenu
En tant que chef d'une petite entreprise, vous gérez probablement vos activités seul ou avec une petite équipe. En automatisant les tâches et les flux de travail de votre processus de gestion de contenu, vous gagnez du temps sur des activités telles que la transmission de documents pour révision et l'envoi de mises à jour à vos partenaires.
Vous pouvez également étendre l'automatisation à vos pratiques de sécurité, notamment en utilisant des journaux d'audit pour surveiller les modifications apportées à vos documents et en programmant des sauvegardes en ligne automatisées afin de renforcer les meilleures pratiques en matière de prévention des pertes de données.
Découvrez les autres avantages de la sauvegarde dans le cloud pour les petites entreprises.
5. Favoriser une collaboration sécurisée sur les documents et les projets
Une enquête menée par Storyblok révèle que 58 % des entreprises considèrent les outils de collaboration comme les fonctionnalités les plus essentielles des plateformes CMS. Lorsque vous recherchez le logiciel de gestion de contenu adapté aux petites entreprises, privilégiez les outils de collaboration sécurisés afin d'éviter les problèmes liés aux modifications non autorisées ou aux versions incompatibles. Il peut s'agir par exemple des fonctionnalités suivantes :
- Contrôle des versions des documents : enregistre les modifications apportées aux fichiers afin de garantir la traçabilité lors de l'édition collaborative.
- Espaces de travail dans le cloud : facilite l'accès contrôlé aux informations sensibles en permettant la création de portails de fichiers sécurisés.
- Partage sécurisé de liens : accorde l'accès au contenu aux personnes autorisées qui reçoivent un lien, ce qui vous permet de définir des dates d'expiration pour une utilisation temporaire.
- Verrouillage des fichiers : empêche les autres utilisateurs de modifier un document pendant qu'un autre utilisateur travaille dessus, évitant ainsi les écrasements et les suppressions accidentels.
Développez votre activité en toute confiance grâce au meilleur système de gestion de contenu pour les petites entreprises
Pour tirer pleinement parti de ces bonnes pratiques en matière de gestion de contenu, vous avez besoin d'une solution permettant de créer, de modifier et de collaborer sur des fichiers en toute sécurité. Box, leader dans l'Intelligent Content Management, vous offre une plateforme unifiée qui vous permet de tirer parti de la puissance de l'IA et de révéler la valeur cachée de vos données.
Avec Box pour les petites entreprises, vous bénéficiez d'un espace de stockage illimité, de signatures électroniques et d'outils d'IA qui s'adaptent à la croissance de votre entreprise. De plus, Box vous permet de protéger chaque contenu avec le même niveau de sécurité et de conformité auquel font confiance les leaders mondiaux, et nous assurons la sécurité des flux d'informations entre toutes vos applications.
Contactez-nous pour discuter des meilleures pratiques en matière de gestion de contenu et des solutions adaptées à votre petite entreprise.
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