Box Governance

デジタル時代のコンテンツライフサイクル管理

確実な情報ガバナンス

Boxのクラウドコンテンツ管理機能は、デジタル時代の情報ガバナンス戦略を支援します。Box Governanceは、組織の生産性を犠牲にすることなくリスクを低減させる、インプレースのライフサイクル管理を可能にします。柔軟な保持スケジュール、防御可能な証拠開示のためのデータ保存、コンテンツの分類といった機能が含まれており、業務プロセスに必要なコンテンツライフサイクルの管理を効率化します。

ドキュメント保持と廃棄ポリシーの管理

厳格な規則を持つ業界の大企業にとっても、新興・小規模企業にとっても、シンプルかつ包括的なインプレース保持を可能にするコンテンツ管理戦略は極めて重要です。財務文書や従業員ファイル、顧客エンゲージメントに関する情報について、適切な保持スケジュールを設定することは、あらゆるビジネスに影響をおよぼすSOXやEEOCなどに対するコンプライアンス維持に不可欠な要件となります。また、保持スケジュールを設定しておくことで、顧客や従業員、パートナーによって使用される業務上の重要なデータの紛失を防ぐことができます。

防御可能な証拠開示をサポート

商標問題、特許侵害、従業員訴訟、顧客からの苦情に関する訴訟は、あらゆる企業が直面しうるリスクです。莫大な訴訟コストを回避するためにも、コンテンツを効率的に識別し、保持するための適切なシステムが必要です。Box Governanceのリーガルホールド機能は、訴訟に関連するコンテンツを、Box上で無期限に検索、監査、保持すること、および、eDiscoveryシステムやプロセスとの統合を可能にします。

コンテンツ分類の自動化

私たちは日々、大量のファイルを扱っていますが、それらのファイルの機密性や、コンテンツライフサイクルにおいて現在どのステージにあるのか、あるいは、適用されるポリシーはどのようなものなのかについて、詳しく理解している人は多くありません。ファイルを分類することで、適切なファイルが適切なポリシーに常に準拠するようになり、リスクの軽減と生産性の向上につながります。ファイルを扱うたびに、そのファイルに適用されるべきルールは何かといったことを、各ユーザーが心配する必要がなくなり、日常業務の負荷が軽減します。

不要になったコンテンツを適切に破棄

いかなる組織にも、ライフサイクルを過ぎたコンテンツを削除する効果的な方法が必要です。ユーザーのフォルダが不要なコンテンツでいっぱいになることを防がなければなりません。ただし、コンテンツが誤って削除されてしまう事態を防ぐために、コンテンツの完全な削除は、特定の人にのみ許可された行為であることが重要です。Box Governanceは、データ保持のニーズを満たしつつ、不要なデータを削除することができる柔軟な方法を提供します。

「Boxを選択した最大の理由の1つは、私が知る限り、Boxが最もセキュアなコンテンツ管理ソフトウェアだったからです。ガバナンスに関するBoxの助言は、社内ポリシーの策定に大いに役立ちました。」

チャージポイント CIO ササン・ヴォソウギ氏

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