Boxが提供するコラボレーション、セキュリティ、コンテンツ管理機能を、Box Governanceにより強化することができます。Box内の機密コンテンツの保護を強化し、訴訟に対する防御のためのディスカバリ機能を有効にし、ファイルの保持と廃棄スケジュールを簡単に設定することができます。Box Governanceは、ユーザーが業務を行う能力に影響を与えることなく、組織がクラウドのコンテンツを効果的に管理するために必要な機能を提供します。
規制が強い業界の大企業であれ、初めて店をオープンする小さな店舗であれ、シンプルでしかも包括的な記録のシステムを構築することが非常に重要です。財務文書や従業員ファイル、顧客エンゲージメントに対して適切なリテンションスケジュールを設定することは、日々の業務に影響を与えるSOXやEEOCなどの規則順守に不可欠です。また、顧客や従業員、パートナーが業務に使用する重要なデータが紛失するのを防ぐことができます。
商標問題、特許侵害、従業員訴訟、顧客からの苦情に関する訴訟は、すべての企業が直面するリスクです。関連コンテンツを効率的に発見して保持するための適切なシステムを配置しなければ、訴訟にかかわるコストと時間は手に負えないレベルになってしまいます。リーガルホールドにより、訴訟に関連するコンテンツをBoxで無期限に検索、監査、保持し、eDiscoveryシステムまたはプロセスに統合することができます。
データセキュリティは、各企業のコンテンツ戦略の最重要課題と位置づける必要があります。あらゆる企業が、セキュリティ違反や漏洩からのリスクに加え、リスクへの対応から発生する副次的な影響やコストの問題にさらされています。事前対応策としてファイル共有オプションを制限し、ファイルの機密性を視覚的に示しておくことは、予期せぬデータ漏洩の防止に大いに役立ちます。個人情報、従業員レコード、映画のラフカット、新製品の仕様が含まれるコンテンツについてポリシーを設定しておくことで、コンプライアンス関連リスクやデータ漏洩のリスク、さらにはリスク処理関連のコストを最小限に抑えることもできます。
小規模のオンラインストアであれ、大規模の医療組織であれ、不適切なコンテンツがアップロード(またはダウンロード、共有)されたときにそれに気づき、そのコンテンツを削除したりユーザーに適切に対応したりするためのアクションを起こすことは、どの企業のデーターセキュリティにおいても非常に重要です。
どの企業にも、ライフサイクルを過ぎたコンテンツを削除する効果的な方法が必要です。これにより、ユーザーフォルダがコンテンツでいっぱいになるのを防ぐことができます。ただし、削除してよいコンテンツだけが削除されるように、適切な人だけがコンテンツを完全に削除できるようにすることが重要です。リテンションニーズを満たす能力を損なうことなく、柔軟に不要なデータを削除します。
チーム、小規模ビジネス、大企業のいずれであっても、コラボレーションのために安全なドメインがどれかを特定することは、データの盗難や漏洩のリスクを最小限に抑えるために欠かせません。情報が誤って競合他社と共有されないようにし、従業員がやり取りするのは、安全だと確認された顧客、パートナー、サードパーティだけとなるようにしてください。
ガバナンスとコンプライアンスについて、御社組織の戦略と、AIIMの2017年夏のレポートで必要とされる戦略を、このインフォグラフィックで比較してください。
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