St. Joseph Health

Les professionnels de la santé font confiance à Box, conforme à la norme HIPAA, pour réduire les risques et améliorer les prestations de santé

Une plate-forme sécurisée de partage et de collaboration
 

St. Joseph Health (SJH) est un système de santé catholique comptant 16 établissements répartis entre la Californie, le Texas et le Nouveau-Mexique. Plus de 2 400 employés travaillent pour SJH, offrant un ensemble de services de santé tels que des hôpitaux de soins de courte durée, des soins à domiciles, des soins de réadaptation, des cliniques de soins primaires et des programmes de santé communautaires.

Basé à Irvine en Californie, St. Joseph Health avait pour habitude de partager des informations entre ses 10 communautés, réparties dans trois régions différentes. Les systèmes traditionnels de partage de fichiers comme les serveurs de données, les services de gestion de documents sur site et les outils de partage de fichiers non autorisés n'étaient ni sécurisés, ni efficaces pour SJH.

Il fallait à St. Joseph Health une solution qui permette aux employés de partager des fichiers et de collaborer librement, tout en tenant compte des exigences strictes en matière de conformité. SJH recherchait également une solution pouvant s'intégrer facilement aux services existants basés dans le cloud, tels que Salesforce et Workday, et leur permettant de mettre au point leurs propres solutions personnalisées grâce à un cadre API ouvert.

« Libérer les données, partager les données, envoyer les données en toute sécurité dans le cloud », explique Bill Russel, Directeur des Systèmes d'Information chez St. Joseph Health. C'était un projet audacieux et innovant, et Box a été à la hauteur de la tâche.

Combler les failles de sécurité et améliorer la mobilité
 

Le principal défi pour St. Joseph Health était de partager du contenu au sein des établissements et entre ceux-ci, tout en comblant les éventuelles failles de sécurité posant problème dans le cadre du partage de Renseignements Personnels sur la Santé (RPS). Il fallait aussi que les employés de SJH arrêtent de se fier à des formes non sécurisées de partage de fichiers, telles que les clés USB, les services gratuits de partage de fichiers et l'utilisation d'e-mails avec pièces jointes.

En plus de représenter un risque en matière de sécurité, ces pratiques rendaient les données inaccessibles d'un département à l'autre et pour les partenaires externes. SJH utilisait également des serveurs de données en ligne avec lesquels il était lent et difficile de trouver des informations, et avec leur solution VPN limitée, les documents de travail étaient inaccessibles depuis des sites distants.

St. Joseph Health souhaitait également améliorer la mobilité, et donc permettre un accès sécurisé aux fichiers depuis des appareils mobiles. SJH souhaitait faire de la mobilité une priorité, et offrir cette mobilité à tous ses employés.

« Avec Box, on a accès à toutes nos données en temps réel, n'importe où et sur n'importe quel appareil », explique David Baker, vice-président du département informatique chez St. Joseph Health. « C'est très rapide, et vous pouvez travailler en équipe, même depuis votre téléphone. »

Pour tous les appareils

 

Une solution conforme à la norme HIPAA
 

En centralisant les données sur une plate-forme de gestion de contenu unique et facile d'accès, Box a permis aux employés de St. Joseph Health un accès simple et sécurisé aux informations dont ils ont besoin, sur n'importe quel appareil. Comme Box est conforme à la norme HIPAA, tous les RPS sont en sécurité et SJH n'a pas besoin d'un dispositif supplémentaire pour répondre aux exigences de conformité.

Box respecte systématiquement l'accord de partenariat HIPAA avec ses clients et chiffre les données en transit et à l'arrêt. Box offre également des autorisations d'accès strictes et des journaux d'audit, des éléments essentiels pour garantir à SJH la protection de ses données et de sa propriété intellectuelle.

Box a également permis aux employés de créer facilement des espaces de travail sécurisés et collaboratifs avec des tiers externes. Les médecins, les fournisseurs et les autres partenaires ont pu commencer à charger des fichiers et à communiquer plus rapidement, améliorant ainsi la qualité des soins prodigués aux patients.

Efficacité améliorée, risques futurs évités
 

Au bout de cinq mois seulement, St. Joseph Health comptait plus de 9 000 utilisateurs répartis entre 14 hôpitaux de soins de courte durée et 150 centres ambulatoires. L'installation de Box a été facile, et la maintenance nécessaire est minime : une avancée considérable par rapport aux systèmes informatiques précédents de SJH, dont la mise en place complète avait pris plusieurs années.

Box a favorisé une collaboration plus étroite entre les employés et a amélioré la qualité du travail effectué entre les établissements. Les employés ont pu partager des documents, faire des commentaires, créer et approuver des travaux dans Box, gagnant ainsi du temps et évitant de devoir rechercher des e-mails ou des pièces jointes.

Box a également permis à St. Joseph Health d'éliminer tous les lecteurs réseau personnels. À l'aide des API Box, l'équipe de SJH a intégré Box aux trois portails disponibles : le centre du personnel, le centre clinique et le centre des patients. Ces portails sont utilisés comme intranet par le personnel interne, Box liant les documents importants qu'ils contiennent.

St. Joseph Health estime que Box lui permet d'économiser des millions de dollars en protégeant les établissements contre les violations potentielles de données. Box a permis à SJH d'éliminer l'utilisation d'outils de partage et de stockage non autorisés, tout en améliorant l'accès aux informations et fichiers des patients.

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