従業員記録管理

従業員記録管理を標準化

従業員記録のセキュリティとコンプライアンスを確保

ほとんどの企業には従業員記録管理にかかわる組織がありません。そのため、訴訟問題が発生したり従業員リクエストがあった場合に、人事部門が手作業で紙のコピーやハードドライブを探さなければなりません。さらに、従業員は自分の個人記録にアクセスすることができないため、やはり人事部門の業務が増えてしまいます。こうした機密性の高い記録をデジタルリポジトリで管理しなければ、ガバナンスを適用したり厳格なコンプライアンス基準を満たすことはほぼ不可能です。Boxを利用すれば、簡単に従業員記録を維持し、労働法の順守と従業員による各自のファイルへのアクセスを確実なものとすることができます。 ビジネスについてはコンプライアンスを、従業員については満足度を確保しましょう。

人事ファイルの検索をデジタル化および最適化

人事コンテンツすべてをクラウドに保存すれば、リクエストや従業員関連の訴訟があった場合に、必要とされている適切なファイルを手早く取り出すことができます。

機密性の高い従業員記録のセキュリティ確保

きめ細かい権限付与およびアクセス統計により、適切な人物に適切なファイルアクセス権を付与

コンプライアンス基準に準拠

外部の請負業者、臨時社員、ベンダー向けの関連従業員記録を管理することで、地方、国内、海外の労働法に準拠可能

人事エクスペリエンスのカスタマイズ

ユーザー向けにカスタムの人事エクスペリエンスを構築し、オンボーディングやトレーニングなどを簡略化できます。

主な機能

コンテンツへのアクセスの制御

グローバルなセキュリティ管理、7つのきめ細かいファイル権限、監査ログ、電子透かしの設定などにより、不必要なファイルアクセスを回避し、機密性の高い従業員記録を確実に保護します。

コンプライアンスの確保

保持機能や廃棄機能などの自動化されたガバナンス機能が、雇用均等委員会(EEOC)で定められた規制、公正労働基準法(FLSA)、その他の国際法の準拠に効果を発揮します。

メタデータでコンテンツの場所を迅速に特定

Box SkillsがBox内の各コンテンツにメタデータを自動的に生成するため、従業員はキーワードを使用してコンテンツを簡単に検索して特定できます。

ファイルプレビュー

場所やデバイスにかかわらず、120種類を超えるファイルのプレビューが可能です。 

オンデマンドアクセス

従業員がデスクトップやモバイルデバイスから直接、Box内に保存された重要な記録にアクセスできるようにします。

分析の追跡

Boxの管理コンソールから、ファイルのアクティビティと使用状況を追跡したり、レポートを生成してエクスポートしたりすることができます。

Box APIでカスタマイズ

Box Platformの信頼性の高いAPIおよびSDKのスイートを使用して、ユーザー向けにカスタマイズした人事ポータルを構築できます。

インサイトの抽出

Box Skillsを使用して、納税申告書、契約書、履歴書などの従業員記録から、機械学習により主な詳細を自動的に分類して抽出