人事のオンボーディング

従業員のオンボーディングプロセスを効率化

オンボーディングプロセスの迅速化により、スタッフの稼働を短期間で開始

どの従業員のオンボーディングにおいても、その進捗は機密ドキュメント(W-2やパスポートのコピーなど)の処理によって示されます。こうしたドキュメントは、手作業で選り分け、整理しなければなりません。 こうした記録は一般的に複数のシステムに分散しており、場合によっては物理的な部屋に紙のドキュメントとして保管されていることもあるため、間違いが起こりかねません。新入社員にとっても、電子メールの添付ファイルやリンクとして送られてくる無秩序なドキュメントを処理しなければならないため、オンボーディングは多くの場合ストレスのたまる作業です。 

 

Boxなら、シンプルで繰り返し可能なプロセスを作成し、オンボーディングプロセスを効率化することができます。つまり、人事チームはオンボーディングサイクルを短縮し、間違いを減らし、セキュリティを高めて、最初から最後まで素晴らしい新規採用活動を行うことができるのです。

従業員のオンボーディングの自動化

新入社員はオンボーディング資料に即座にアクセス可能、人事チームはドキュメントと機材を自動プロセスで管理

機密性の高い記録とオンボーディングファイルの一元化

人事の書類からオリエンテーション資料まで、コンテンツを一か所で共有、編集、管理して新規採用プロセスを簡略化

新規採用コンプライアンスの確保

すべての必須作業の完了状態を先見的にモニタリングし、組み込みの保持機能および監査機能を活用

従業員のライフサイクルの標準化

人事メタデータテンプレートを利用して各種コンテンツを迅速に特定し、簡単にレポートできるように従業員データを分析

"We're always looking to make the technology of onboarding people easy [...] A lot of the Box interaction is invisible to them. But behind the scenes, there's plumbing that puts it together."

- Ravindra Sunku, Director of IT, StitchFix

主な機能

カスタムワークフローの構築

Box Relayでカスタムワークフローを構築して従業員のオンボーディングを自動化し、エンドツーエンドのプロセスを大幅に迅速化すると同時に社内の負担を軽減

eSignatureツールの統合

DocuSignなどのツールを利用して電子署名のために内定通知書を送信し、戻された文書をBoxに保存

コンプライアンスの確保

FLSA、EEOC、その他の従業員ファイル保持基準などの規制に準拠するために、保持機能および廃棄機能を展開

コンテンツへのアクセスの制御

グローバルなセキュリティ制御機能、きめ細かいファイル権限設定、組み込みの保持機能および監査機能を導入

カスタムのオンボーディングエクスペリエンスの作成

Box APIおよびSDKを使用した優れたアプリの構築

セキュリティの優先順位付け

従業員のPIIなどの機密情報を、安全かつ確実に管理

部門を超えた共有とコラボレーション

従業員を招待して、オンボーディングファイルでの共有とコラボレーションを実現

ファイルのプレビュー

120種類を越えるファイルを直接ブラウザでプレビューできるため、切り替えの必要性が減少

オンデマンドアクセス

Boxに保存しているすべてのファイルにデスクトップまたはモバイルから直接アクセスして管理

分析の追跡

管理コンソールのレポート機能を使用して、各ファイルのオンボーディング活動に関するレポートを追跡、生成、エクスポート

インサイトの抽出

Box Skillsを使用して、機械学習によりW-2フォーム、契約書、合意書、身元確認書類などのオンボーディングドキュメントから情報を抽出して分類

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