シュナイダーエレクトリック

多様な事業の業務プロセスを高速化 

課題

シュナイダーエレクトリック(Schneider Electric)は、エネルギー管理分野のリーダーとしての優位性を維持するために、業務プロセスを改善する必要がありました。また、世界中に分散する事業所におけるデータガバナンスとセキュリティを確実にする方法を模索していました。 

 

ソリューション

ベンダーの注文管理、法務ワークフロー、従業員記録の管理、サプライチェーンプロセスはすべてBoxで行われます。営業チームは、外出先からでも必要な情報にアクセスできるため、BoxやDocuSignを使用して契約を締結することができます。

IT管理においては、アクセス権限、コンテンツ制御、リンク共有をきめ細かく設定できることで、会社の機密データの綿密な保護が可能になりました。  

 

成果

シュナイダーエレクトリックは、販売、ベンダー注文管理、法務プロセス、従業員記録管理、サプライチェーンのユースケースなどに関わるサイクルを劇的に短縮することで、市場投入までの時間を短縮し、生産性を向上させました。また、Boxでコンテンツを保護および管理することによって、リスクが軽減しました。 

2050年までに、全世界の250万人が大都市圏に移動し、世界のエネルギー消費量は50%以上増加すると考えられています。 このような巨大都市化に向かうトレンドと気候変動の脅威によって、エネルギー効率の高いソリューションには大きな期待がかかります。再生可能エネルギーや、マイクログリッドの分野でのイノベーションによって、エネルギーモデルは変化しつつあります。IoT(モノのインターネット)の急速な進歩は、エネルギー分野においても、新たなデバイスの実用化を現実のものにします。

この分野で長年にわたって変革をもたらしてきたシュナイダーエレクトリックは、エネルギー管理と自動化のデジタル変革をリードしています。同社は、IoT対応のEcoStruxure™ソリューションによって業界に革命を起こしています。Life is On™をスローガンに掲げ、あらゆる場所で、すべての人に、あらゆる瞬間にサービスを提供することを保証します。最もシンプルなスイッチから複雑な運用システムに至るまで、EcoStruxure™は、同社の顧客が業務とエネルギー使用を管理する方法を改善するためのソフトウェアとサービスを提供しています。

これらのイニシアチブをサポートするには、社内も革新的でなければなりません。100か国以上に142,000人以上の従業員を抱える同社は、組織全体で迅速かつ安全なコラボレーションを可能にする技術ツールを必要としていました。

同社のデジタル従業員エクスペリエンス担当上級副社長を務めるアリンダム・セン(Arindam Sen)氏は、 デジタル変革の推進にあたって従業員が関わるあらゆるイニシアチブを指揮しています。2012年からのBoxの導入は、従業員エクスペリエンスの変革のほんの始まりに過ぎません。 

シュナイダーエレクトリック

「現在と3~4年前では世界が違います。私たちは従業員エクスペリエンスだけでなく、技術的な面でも変革を進めてきました。」 

シュナイダーエレクトリック デジタル従業員エクスペリエンス担当上級副社長 アリンダム・セン氏

 

デジタル化でコンテンツフローを改善

コンテンツもエネルギーと同様にシステム内で効率的に利用される必要があります。共有ドライブに保存されたコンテンツをメールでやり取りするのがかつてのやり方でしたが、この旧来のシステムに対する不満がBoxへの移行を後押ししました。旧来のシステムに俊敏性はなく、モバイルファーストの戦略やクラウドファーストの戦略をとることは不可能でした。

現在はBoxの導入によって、オンプレミスでホストされていたコンテンツの80%をクラウドへ移行する作業が90%完了しており、142,000人以上の従業員がアクティブなBoxユーザーです。今後100,000人のユーザーを追加する予定です。Boxの採用はBoxとOffice 365の統合によって促進されました。Box上でMicrosoftのファイルを直接作成することが可能で、編集や共同作業も容易に行うことができます。 

 

「BoxとOffice 365の統合によるメリットを社内全体で享受しています。最も頻繁に利用しているソリューションの1つです。」

シュナイダーエレクトリック デジタル従業員エクスペリエンス担当上級副社長 アリンダム・セン氏
 

Boxは、より直感的で柔軟な業務プロセスの構築を可能にします。例えば、提案依頼書(RFP)の作成では、通常の場合、複数のソースから数値を収集して1つのドキュメントにまとめる必要があり、プロジェクトマネージャーにとってはストレスの多い作業です。Boxを使用することで、さまざまな種類のファイルを社外ベンダーと簡単に共有できるため、負担が軽減します。また、営業部門は、顧客との会議中にプレゼンテーションやマーケティングの資料にアクセスできるため、それらを事前にダウンロードしておく必要がなくなります。さらに、データのセキュリティと保護を確保するためのきめ細かい権限設定が可能です。

Boxはまた、紙ベースのプロセスの多くをデジタル化するのに役立ちました。FAXによる注文管理、法務プロセス、従業員記録管理、サプライチェーンのユースケースなどに関わるサイクルが劇的に短縮されました。44か国に展開する207の工場でも、Box上にコンテンツレイヤーとして構築されたプロセスにより、エコシステム全体で一貫したビューを取得できるようになりました。

 

ベストオブブリードの統合を可能にするAPI

セン氏は、同社の総合的な技術ビジョンを指揮するCIOのエリザベス・ハッケンソン(Elizabeth Hackenson)氏と密接に協力しています。長い歴史から、同社は旧来の技術やプロセスを数多く有していました。「それらは巨大な岩のような存在でした。」とハッケンソン氏は言います。デジタル時代に対応するためには、この岩を破壊して、APIを活用してベストオブブリードのアプリケーションに移行する必要があります。」

シュナイダーエレクトリックがBoxをパートナーに選んだ理由の1つは、統合によって、社内で構築したカスタムアプリケーションとBoxが展開したAPIの両方を使用できることでした。「社内全体でBoxを大いに活用しています。」とハッケンソン氏は言います。Boxによって、SalesforceやOffice 365などの使い慣れたアプリケーションのコンテンツを共有できるようになったため、以前のように電子メールに頼る必要がなくなりました。

また、契約手続きが業務の大きな部分を占める同社にとって、BoxとDocuSignの統合も大きな変化をもたらしました。かつて多くあった紙ベースの署名手続きや手作業を必要としていたプロセスは廃止され、契約書への署名はDocuSign内で電子的に行えるようになりました。 

 

「私たちは今後もイノベーションを推進していきます。お客様やパートナーからの期待がかかっています。Boxとの提携は、常にテクノロジーの最先端を目指す私たちにとって必然のできごとです。」

 シュナイダーエレクトリック CIO エリザベス・ハッケンソン氏

働き方改革への貢献

Boxは今ではシュナイダーエレクトリックの日々の業務に深く浸透していますが、クラウドコンテンツ管理への移行を検討した当初は、さまざまなユーザー層を考慮する必要があったとセン氏は言います。ミレニアル世代は、今日の働き方を変える先駆者としてしばしば脚光を浴びます。しかし、セン氏によると、シュナイダーエレクトリックのような歴史のある会社の従業員の60%は、非ミレニアル世代というのが実状です。そのため、テクノロジーの変更や移行においてユーザーの関わり方は一様ではなく、直感的にデジタル環境に飛び込むユーザーと、パラダイムシフトに直面するユーザーが混在しています。

シュナイダーエレクトリック

セン氏のチームは、このような変更に対して積極的かつ忍耐強くアプローチすることにしています。大規模な対面トレーニングの実施や、動画ベースのトレーニングの配信、SNSによるコミュニケーションなどの手段を通じて、現場の人々を支援しています。「対話の機会が増えるにつれ、参加する人も増えました。」とセン氏は言います。トレーニングは継続的に提供され、社内のBoxユーザーのニーズに応えています。

 

確実なガバナンスをコンテンツエコシステムに

データガバナンスの徹底も重要な要件の1つです。Boxはクラウドベースのソリューションであるため、プラットフォームには依存しません。そのため、すべての企業データを厳密に制御しながら、Boxを迅速に実装することができます。シュナイダーエレクトリックの従業員は、簡単なリンクまたはカスタムURLを使用することで、ファイルをセキュアに共有できます。コンテンツはパスワードで保護されており、アクセス権限もきめ細かく制御できるため、機密データは厳重に保護されます。仮に、誤ってファイルを送信してしまった場合でも、そのアクションは取り消すことができます。同社のIT部門は、Boxに固有の監査機能や追跡機能を組み込み、ユーザーアカウントやファイルのアクティビティの確認に使用しています。 

セン氏は、ガバナンスは各アプリケーションに閉じた課題ではなくエコシステム全体の課題であると考えています。そのため、法務部門と協力して一貫したコンテンツポリシーを設定しています。また、デバイストラスト、多要素認証といったセキュリティ機能を導入し、さらに、従業員の退職に伴う手続きの自動化を実現しました。退職者が保有していたファイルの所有権は担当マネージャに移ります。退職者のファイルが放置されるようなことはありません。

 

エネルギー産業の未来に向けて 

シュナイダーエレクトリックは、将来を見据えたベストオブブリードのソリューションを模索し続けます。コンテンツからメタデータを引き出し、Boxの自動化機能を活用することもその1つです。「Boxとは彼らの設立当時からの長い付き合いがあります。」とセン氏は言います。「彼らの成長と共に、私たちも現在の状況を作り上げました。喜ばしいことです。私たちは今後もBoxをさらに活用していきます。」

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