Deka Immobilien skaliert in der Content Cloud

Unterstützung der sicheren Zusammenarbeit bei der Immobilienverwaltung

Deka
Deka
BRANCHE

Immobilie

UNTERNEHMENSGRÖSSE

600+ Mitarbeiter

GRÜNDUNGSJAHR

1966

HAUPTANWENDUNGSFÄLLE

Produkt- und Projektplanung
Zusammenarbeit mit Partnern
Vertragsmanagement

PRODUKTE

Box Zones
Box Shield
Box Relay
Box Governance

INTEGRATIONEN

Adobe
Microsoft 365

 

Alle 650

internen Benutzer haben auf Box umgestellt

Über 80 %

der Benutzer verfügen über eine Aktivitätsrate von 90 Tagen

2 x

das Volumen des in einem Jahrzehnt geschaffenen Betriebsvermögens

DIE HERAUSFORDERUNG
  • Der sichere Austausch von Dokumenten ist in der Immobilienbranche eine Selbstverständlichkeit, erfolgte jedoch häufig per E-Mail und USB-Stick oder sogar in Papierform

  • Die 80 bis 90.000 Dokumente, die bei einer einzigen Akquisition anfallen können, erschweren die Verwaltung der Workflows

  • In einer Zeit, in der das Unternehmen sein Geschäftsvermögen schnell vergrößerte, veränderte eine weltweite Pandemie die Arbeitsweise der Mitarbeiter

 

DIE LÖSUNG
  • Die Content Cloud ermöglicht den sicheren Austausch von Dokumenten und die sichere Zusammenarbeit mit internen und externen Nutzern

  • Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der gezielten Benutzerschulung wurde Box im Immobiliengeschäft der Deka schnell zu 100 % angenommen

  • Als die Pandemie ausbrach und die Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiteten, bekam "einfache und sichere" Zusammenarbeit eine neue Bedeutung

Global und schnell wachsen – selbst in einer Pandemie

Deka Immobilien ist der Spezialist für Immobilieninvestments innerhalb der Deka-Gruppe und eine der größten global agierenden Immobilien-Investmentgesellschaften in Europa. Als schnell wachsendes und sehr erfolgreiches Unternehmen mit einem riesigen, diversifizierten Portfolio hat die Deka Immobilien ihr Geschäftsvermögen in nur zehn Jahren verdoppelt, eine Leistung, die Dr. Frank Hippler, Leiter Organisation & IT Real Estate, Deka Immobilien, sagt: „was einfach weil wir eine Plattform haben, die dieses Wachstum unterstützt."

 

Diese Plattform ist die Content Cloud, die 2019 eingeführt wurde, um das Unternehmen für sein weiteres Wachstum zu positionieren. Die Entscheidung fiel aus einer IT-Philosophie heraus, die Hippler so beschreibt: "Die digitale Transformation ist etwas, das aufgrund unserer Größe und Komplexität nicht einfach ignoriert werden kann."

Hier erfahren Sie, wie die Deka mit Box zusammenarbeitet, um schnell zu wachsen - und um Pandemieausfälle zu überstehen.

 

Von statischen Dokumenten zu fließenden Workflows

Die initiale Entscheidung, Box für Content Management und Workflows einzusetzen, fiel Deka leicht.

"Bei der Auswahl einer Lösung haben wir nach einem Tool gesucht, mit dem wir Dokumente einfach verwalten und austauschen können, wobei für uns die Prozesse im Vordergrund stehen", sagt Markus Klug, Leiter Immobilienprozesse & ECM. "Das ist der große Vorteil, den ich bei Box durch die verschiedenen Schnittstellenmöglichkeiten sehe."

 

Die Vielseitigkeit von Box in Bezug auf Dateitypen, Geräte und App-Integrationen - zusammen mit gezielten Benutzerschulungen - sorgte bei der Deka von Anfang an für eine reibungslose Einführung. Auch die Zusammenarbeit und Kommunikation mit externen Partnern auf der ganzen Welt, mit denen die Deka Immobilien kauft und verwaltet, wurde dadurch erleichtert. Mit Box Shield stellt das IT-Team der Deka sicher, dass kein unberechtigter Zugriff aus Ländern erfolgt, in denen keine Dienstleister beauftragt wurden. Darüber hinaus überwachen Klug und sein Team die Dateien, um sicherzustellen, dass es niemals zu einer Massenextraktion aus Dokumenten kommt.

 

Mit der Einführung von Relay gelang dem IT-Team von Deka eine effizientere Abbildung der Prozesse mit Dokumenten. effizientes Content Management und zuverlässige Governance. Aber beeindruckendes Wachstum, insbesondere durch Übernahmen, führt oft zu technologischen Wachstumsschmerzen. Darüberhinaus wurde Deka Immobiliendurch die COVID-19-Pandemie im Jahr 2020 mit einer zusätzlichen Komplexitätsschicht konfrontiert.

 

Deka

Bereits für eine Pandemie gerüstet

Klug beschreibt es so: "Wir alle wurden von COVID-19 überrascht und waren nicht darauf vorbereitet, das Büro zu verlassen und von zu Hause aus zu arbeiten." Wie jedes Unternehmen war auch die Deka gezwungen, schnell zu innovieren, um die Arbeit aus der Distanz leisten zu können. Glücklicherweise", sagt er, "hatten wir mit Box bereits eine Lösung, die es uns ermöglichte, auch von unseren Homeoffices aus oder wo auch immer wir waren, mit Dokumenten zu arbeiten."

 

Das war wichtig, denn die Geschäftsprozesse der Deka umfassen in der Regel viele verschiedene Arten von Dokumenten - von Architekturzeichnungen über CAD und Zertifizierungen bis hin zu Finanzdokumenten.  Auch Fotos, andere Medien und großen Dateien kommen ins Spiel.

 

Wenn es bei der Arbeit nur um Dokumente ginge, so Klug, wäre das Unternehmen vom ersten Tag von COVID an betriebsbereit gewesen. Natürlich gab es während des Pandemie andere technologische Herausforderungen, denen sich Klugs Team stellen musste, z. B. die Anbindung der Mitarbeiter an Netzwerke. Aber mit der bereits vorhandenen Content Cloud war es wesentlich einfacher, diese Herausforderungen zu meistern, da Deka-Mitarbeiter für eine sichere Zusammenarbeit von überall aus bestens gerüstet waren.

Mit Box hatten wir bereits eine Lösung, die es uns ermöglichte, von zu Hause oder von unterwegs aus mit Dokumenten zu arbeiten

— Dr. Frank Hippler, Head of Organisation & IT Real Estate, Deka Immobilien

Box als Content-Partner für Wachstum

Die Deka Immobilien wechselte bereits vor der Pandemie zur Content Cloud, um Inhalte zwischen den verteilten internen Büros und externen Partnern besser zu vernetzen. Heute hat die Immobiliensparte der Deka-Gruppe rund 650 interne Nutzer, die sich in der Content Cloud wohlfühlen (das sind 100 % der DEKA Immobilien) - und 800 externe Nutzer, die an das System angeschlossen sind. Beeindruckend ist, dass mehr als 80% der Nutzer des Deka-Box-Kontos 90 Tage lang aktiv sind - ein guter Richtwert für eine durchschnittliche Zusammenarbeit.

 

Aber der vielleicht wichtigste und überzeugendste Punkt ist, dass die Deka Immobilien in den letzten zehn Jahren die Anzahl der Geschäftswerte in ihrem Portfolio verdoppelt hat und die technologischen Hürden, die normalerweise mit schnellem Wachstum und Akquisitionen einhergehen, mit Box als Content-Partner wesentlich einfacher zu bewältigen waren.

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