DonorsChoose.org

Die gemeinnützige Organisation DonorsChoose.org verwendet Box: Verstärkter Schwerpunkt auf die Berufung

DonorsChoose.org ist eine webbasierte Wohltätigkeitsorganisation. Lehrer können dort ihren Bedarf fürs Klassenzimmer einstellen und Spender bestimmte Materialien und Projekte auswählen, die sie finanzieren möchten. Seit seiner Gründung im Jahr 2000 hat DonorsChoose.org über 300 Millionen US-Dollar für mehr als 560.000 Projekte beschafft und 14 Millionen Schülern geholfen.

„Da die Interaktion zwischen Spendern und Lehrern online stattfindet, ist die Technologie grundlegend für unsere Arbeit. Angesichts unserer sozialen Reichweite ist es immens wichtig, dass wir die besten Tools für die Zusammenarbeit und die Herstellung von Kontakten verwenden."

— Oliver Hurst-Hiller, Chief Technology Officer und Head of Product1>

Zur Arbeit von DonorChoose.org gehört der Abschluss von Projekten, nicht nur die reine Geldvermittlung; dies beinhaltet die Koordination mit zahlreichen externen Partnern. Als die Teams bemerkten, dass ihre unternehmensinternen Server und die herkömmlichen File Sharing Tools zeitaufwändig waren und Ressourcen verschlangen, entschied man sich bei DonorsChoose.org für Box. 

 

Verbessertes File Sharing, Zugriff und Speicherung

Mit Box hat DonorsChoose.org die Art und Weise der Zusammenarbeit und der Freigabe von Inhalten verändert – sowohl intern als auch mit Partnern – und ermöglicht somit einfachere Spenden und mehr Freigiebigkeit. Bei DonorsChoose.org müssen oft Fotos oder Videos mit hoher Auflösung geteilt werden, um Partnerschaften zu bewerben.

Früher haben Mitarbeiter große Dateien per E-Mail versendet, mitunter in mehreren E-Mails, um eine Auswahl zu ermöglichen. Mit Box wird bei DonorsChoose.org nun ganz einfach ein Ordner mit den Ressourcen erstellt, der dann an Sponsoren freigegeben werden kann.

Durch diese Verbesserung kann DonorsChoose.org besser auf vorhandene Partner eingehen und neue anwerben. Außerdem haben die meisten Mitarbeiter vor dem Einsatz von Box Dateien auf ihren lokalen Festplatten gespeichert, sodass Andere keinen Zugriff darauf hatten.

Mit Box werden alle Dateien zentral gespeichert und sind für alle zugänglich, die sie benötigen; dadurch werden Zusammenarbeit und Transparenz verbessert. „Es ist sehr wichtig, ein File Sharing System zu haben. Wenn ein Teammitglied auf Dienstreise oder im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt, müssen wir Zugriff auf diese Dateien haben“, sagt Chief Marketing Officer Katie Bisbee.

 

Weniger ressourcenintensive Aufgaben

Bei DonorsChoose.org gibt es ein Produkt- und Technikteam – kein internes IT-Team. Vor der Implementierung von Box musste sich das technische Personal um Wartung und Pflege der hausinternen Server und VPN kümmern, was eigentlich nicht zu seinen eigentlichen Aufgaben gehört.

Innerhalb eines Jahres nach der Implementierung war DonorsChoose.org in der Lage, die Server und VPN abzuschaffen und damit Kosten für Software, Lizenzen und Kühlung sowie hunderte Arbeitsstunden für die Wartung der Hardware einzusparen. Außerdem ist nun ein sicheres Tool vorhanden, das sich unproblematisch vom technischen Personal implementieren und verwalten lässt und das eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern hat.

 

Teams, Lehrer und Schüler werden verbunden

Neben Content Management hat Box auch die Sicherheit bei DonorChoose.org verbessert. Da Benutzer die Zugriffsberechtigungen für Dateien selbst einrichten können, ohne dass die Hilfe der IT erforderlich ist, können Teams Dokumente sorgenfrei und sicher für die richtigen Personen freigeben. Das Finanzteam kann beispielsweise Monatsbudgets auf sichere Weise für Teamleiter freigeben und das HR-Team kann vertrauliche Dateien in Box speichern.

"Wir haben Box tatsächlich zu 100 % angenommen und damit wirklich die volle Leistungsfähigkeit freigesetzt. Dadurch ist ein Netzwerk-Effekt entstanden."

— Oliver Hurst-Hiller, Chief Technology Officer und Head of Product1>

Letztlich wird die Mission von DonorsChoose.org durch die vielfältige Unterstützung von Box gestärkt und die wahren Gewinner sind dabei die Lehrer und ihre Klassenräume.