Flex

Flex verwendet Box und Office 365 zur Steigerung der Produktivität

Flex ist ein mit 26 Mrd. US-Dollar dotierter multinationaler Technologiehersteller und Anbieter von Supply-Chain-Lösungen mit weltweit 130 Standorten in 35 Ländern. Bei mehr als 200.000 Mitarbeitern ist es entscheidend, dass jederzeit von jedem Gerät auf Inhalte zugegriffen werden kann, damit Produkte in kürzester Zeit und kosteneffizient vermarktet werden können.

Anfangs wollte Flex nur die Anzahl der firmeninternen FTP-Server verringern und das Content Management modernisieren. Durch die Migration der Daten in die Cloud konnten die Betriebskosten gesenkt und die Speicherung, der Zugriff und das Teilen von Dateien optimiert werden – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.

Flex benötigte außerdem eine Lösung für die Schwierigkeiten mit OneDrive. Die Mitarbeiter waren auf Microsoft Office 365 als Produktivitätstool angewiesen und die Probleme mit der in Office 365 integrierten Speicherung von Inhalten verschlechterten sowohl die Produktivität als auch die Zusammenarbeit.

„Produktivität ist der Schlüssel. Dafür zu sorgen, dass unsere Mitarbeiter jederzeit und von jedem beliebigen Gerät auf die erforderlichen Daten zugreifen können, ist absolut entscheidend.“

— Gus Shahnin, CIO, Flex

 

Eine Drehscheibe der Produktivität und Zusammenarbeit

Während der anfänglichen Nutzung von Box migrierte Flex 50 % seiner Daten in die Cloud und schaffte 1.500 FTP-Server ab. Mit Box als zentraler Drehscheibe für alle Inhalte konnten die Mitarbeiter schnell von jedem Gerät aus auf ihre Dateien zugreifen und Inhalte sicher und effizient an externe Stellen freigeben.

Zur Lösung der Probleme mit der Zusammenarbeit führte Flex die Integration von Box und Office 365 als zentrale Produktivitätsplattform ein. Box fungiert als die zentrale Cloud Content Management Plattform, nahtlos integriert mit Office, Outlook und SharePoint.

„Mit OneDrive gab es Synchronisationsprobleme, eine Menge Schwierigkeiten mit der Admin-Verwaltung und viele Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit“

— Gus Shahnin, CIO, Flex

Durch die Integration von Box und Office 365 wurden Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit behoben, sodass die Mitarbeiter im globalen Netzwerk Dateien in über 120 verschiedenen Formaten in Echtzeit bearbeiten und gemeinsam nutzen können. Die zentrale Synchronisierung und Steuerung durch eine App gewährleistet außerdem, dass Mitarbeiter immer an der richtigen Version arbeiten. 

Zusätzlich sind die Mitarbeiter von Flex nun in der Lage, auf ihre Office-Dateien zuzugreifen, sie freizugeben und gleichzeitig auch Zugriffsberechtigungen festzulegen. Die granularen Berechtigungen und die transparente Freigabesteuerung in Box gewährleisten, dass die Mitarbeiter von Flex ihre Dateien an die richtigen Personen und auf der richtigen Zugriffsebene freigeben können.

 

Der Mittelpunkt ihrer IT-Landschaft

Flex erreichte eine schnelle Akzeptanz von Box im gesamten Unternehmen und wird derzeit von 70.000 Mitarbeitern genutzt. Flex geht davon aus, dass die hohe Nutzerfreundlichkeit und die einfache Verwaltung von Box der Grund für die hohe Akzeptanz ist – insbesondere im Vergleich zu anderen vorher eingesetzten Lösungen.

Box hat nicht nur die Sicherheit bei der Freigabe von Dateien erhöht, sondern auch die Produktivität im gesamten Unternehmen und bei externen Kunden gesteigert. Mit Box als zentraler Drehscheibe für Cloud Content Management erhalten die Mitarbeiter von Flex eine standardisierte Methode für die Zusammenarbeit.

„Es ist wirklich sehr wichtig, dass wir auf eine bestimmte Plattform standardisieren“, sagt Shahin. „Wir können uns nicht erlauben, auf verschiedenen Plattformen zu agieren. Damit könnten wir nicht skalieren und somit nicht effizient arbeiten.“

Da bei Flex nun alle Box verwenden, um Dateien zu speichern, freizugeben und darauf zuzugreifen, ist es möglich auf firmeninterne Server zu verzichten. Gleichzeitig werden Firmen, mit denen Flex arbeitet, dabei unterstützt ihre Produkte effizient zu vermarkten. Das ultimative Ziel von Flex ist es Box als Mittelpunkt ihrer IT-Landschaft zu etablieren. Mit der steigenden Zahl an Box-Partnern sieht Flex das Potenzial zur Nutzung unterschiedlicher Integrationen zur Steigerung von Produktivität und Sicherheit.