Das International Rescue Committee (IRC)

Mit mehr Flexibilität auf humanitäre Krisen reagieren

PROBLEM

Das Netzwerk des IRC besteht aus 13.000 Mitarbeitern, 10.000 freiwilligen Helfern und 1.000 Partnerorganisationen und muss im Falle globaler Krisen augenblicklich mobilisiert werden. Doch dem IT Stack des IRCs fehlte gerade diese operative Flexibilität. Mitarbeiter hatten immer wieder Schwierigkeiten, Informationen im IRC-Intranet aufzufinden oder sich mit Partnern vor Ort zu vernetzen. 

 

LÖSUNG

Nun bildet Cloud Content Management von Box das Rückgrat des Intranets des IRC und gewährt Mitarbeitern sofortigen Zugriff auf die Informationen, die sie beim Eintreffen an einem neuen Einsatzort benötigen. Für die Teams des IRC ist jetzt die Zusammanearbeit – sowohl intern wie auch mit externen Partnern – unproblematisch. Sensible Personendaten sind in Box sicher hinterlegt.

 

ERGEBNIS

IRC kann schneller auf humanitäre Krisen reagieren, da Mitarbeiter sofort tätig werden und vor Ort zusammenarbeiten können. Sensible Daten sind geschützt und so das Risiko von Datenschutzverletzung erheblich reduziert. In diesem Punkt gibt es für das IRC kaum noch Einschränkungen, um seiner Mission zu folgen.

Das International Rescue Committee (IRC) blickt auf eine glorreiche Vergangenheit zurück: Die Organisation wurde 1933 von Albert Einstein gegründet, um Juden aus dem besetzten Frankreich über ein Safe House in Marseille in Sicherheit zu bringen. Jahrzehnte später besteht die Mission der Organisation immer noch darin, Personen und Familien bei der Flucht aus Krisen- und Konfliktgebieten zu helfen. Allerdings hat sich diese Vision ausgeweitet und ist nun global aufgestellt. Heute verfügt das IRC über 24 Zweigstellen in den USA und 13.000 Mitarbeiter (plus 10.000 zusätzliche freiwillige Helfer) in politisch instabilen Regionen rund um die Welt. Es ist eine wichtige, mutige Aufgabe für die Gruppe, die sich sowohl in den USA als auch international intensiv um Flüchtlinge kümmert.

Im Jahr 2017 wurde durchschnittlich alle zwei Sekunden eine Person vertrieben – 68,5 Millionen Menschen sind wegen Konflikten auf der Welt aus ihrer Heimat geflüchtet. Das IRC konzentriert sich darauf, dafür zu sorgen, dass jene Menschen, deren Leben durch Konflikte und Chaos erschüttert wurden, nicht nur überleben, sondern das Flüchtlinge die Kontrolle über ihr Leben zurückgewinnen und an einem neuen Ort von vorne beginnen können. Viele Mitarbeiter und freiwillige Helfer arbeiten an Orten mit schlechter Internet- und Telefonverbindung. Um hier eine Vernetzung einzurichten, ist ein gewisses Level an operativen Fähigkeiten erforderlich. An dieser Stelle kommt Madeleine Fackler ins Spiel.

Als CIO des IRC untersteht Madeleine Fackler die gesamte Technologie der Organisation. Seit sie beim IRC ist, hat sie sich dafür stark gemacht, die Technologieausgaben der Organisation von weniger als 1,5% des operativen Gesamtbudgets auf aktuell 1,8% mit steigender Tendenz zu erhöhen. In einem Bereich, in dem Organisationen normalerweise mit nur einem kleinen Bruchteil an IT-Experten und -Ausgaben gegenüber einem gewinnorientierten Unternehmen auskommen muss, ist dies ein signifikanter Sprung. Durch die Priorisierung auf Technologie kann das IRC seine Mitarbeiter besser vernetzen und deren Effektivität bei der Koordinierung von Rettungsmissionen rund um die Welt verbessern.

 

„Wie viele gemeinnützige Organisationen haben wir vor einigen Jahren nicht wirklich viel Geld in Technologie investiert. Das hat sich geändert.“

Madeleine Fackler, CIO, International Rescue Committee

 

Der erste Schritt: bessere Konnektivität

Als Madeleine Fackler von ihrer vorherigen Position bei Johnson & Johnson zum IRC kam, bestand eine ihrer ersten Aufgaben darin, für bessere Konnektivität im humanitären Sektor zu sorgen. Deshalb wollte sie im ersten Schritt ein umfassendes Verständnis dafür bekommen, wie sie die Organisation am besten unterstützen könnte. Sie begann damit, Außenposten an abgelegenen Orten zu besuchen, und startete in Äthiopien an der Grenze zu Somalia. Dort konnte sie sich persönlich ein Bild über die Bedingungen verschaffen, unter denen die Mitarbeiter des IRC vor Ort arbeiteten. Sie fragte sie danach, was ihnen das Leben und den Job erleichtern würde, und erhielt Antworten wie „Ich würde einfach gerne meine Familie im Videochat wiedersehen.“ 

Daher bestand eine der ersten Initiativen von Madeleine Fackler darin, die Konnektivität an abgelegenen Einsatzorten zu verbessern. Im Team mit ihrem Infrastructure Senior Director Neal Moffitt an der Spitze und einem Projektmanager arbeitete sie an ungefähr 180 Standorten rund um die Welt, um einen Basisstandard für akzeptable Konnektivität zu etablieren. In diesem ersten Jahr konnte Madeleine Fackler den Prozentsatz der Standorte mit erfolgreich aufgebauter Basiskonnektivität von 33 auf über 96% erhöhen.

 

„Ich glaube, es ist die Technologie, die es Menschen ermöglicht, wesentlich effektiver untereinander zu kommunizieren. Das ist für das IRC zu einem Lebensmotto geworden.“

 Madeleine Fackler, CIO, International Rescue Committee

 

Konnektivität im Dienste der Zusammenarbeit

Ein besserer Internetzugang fördert nicht nur die Mitarbeitermoral. Die Möglichkeit, Daten in der Cloud zu teilen, hängt von einer zuverlässigen Internetkonnektivität ab – und das hatte für das IRC eine sehr hohe Priorität. „Die Leute sind über all diese Länder, Kontinente und Zeitzonen weit verstreut“, sagt Madeleine Fackler, „und die Möglichkeit, auf Informationen zuzugreifen, sind für Mitarbeiter im ländlichen Somalia genauso wichtig wie für diejenigen in Nordkalifornien.“

IRC

In der Vergangenheit bestand ein großes Problem für die Mitarbeiter darin, Informationen zu suchen und zu finden – eine Herausforderung, dem sich das IT-Team stellte. Das alte Intranet der Organisation bot eine unpraktische Benutzeroberfläche, mit der es außerordentlich schwierig war, bestimmte Dinge zu finden. Daher ging das IRC zum Cloud Content Management von Box über, um das Intranet des IRC, das „RescueNet“, drastisch zu verbessern. Mit Box als Content-Plattform integriert mit der Intranetplattform Interact hat man jetzt die Möglichkeit, Informationen schnell an Tausende von Mitarbeitern gleichzeitig weiterzuleiten. Außerdem können die Mitarbeiter nun einen einfachen Suchmechanismus nutzen, um Content zu finden. Madeleine Fackler resümiert: „Für Mitarbeiter in unserer Branche, wie auch überall sonst, hat der Tag nie genug Stunden, um anstehende Arbeiten zu erledigen. Wenn Mitarbeiter das nutzen können, das jemand anderes bereits vorbereitet hat, brauchen sie nur Nanosekunden. Deshalb ist es wichtig, dass wir für sie Mechanismen zum Informationsaustausch finden.“ 

Box wurde auch als wesentlicher Bestandteil in OTIS (Opportunity Tracking and Implementation System) integriert, dem eigenen System des IRC zur Nachverfolgung von Förderungen. Förderungen sind für eine Organisation wie das IRC äußerst wichtig – insbesondere bei nachlassender staatlicher Förderung – und es ist nicht ungewöhnlich, dass mehr als 700 Förderungsanträge gleichzeitig in Bearbeitung sind. Mit OTIS können Mitarbeiter beliebige Interaktionen mit einem Spendengeber durchführen. In einer einheitlichen Plattform sind alle förderungsbezogenen Informationen hinterlegt, was ihnen die Suche nach bestimmten Inhalten und den Austausch wesentlich erleichtert.

 

„Box ist unsere Lösung für Content-Management. Punkt. Box ist unsere grundlegende Plattform.“ 

Madeleine Fackler, CIO, International Rescue Committee

Sichere Zusammenarbeit – zu jeder Zeit

Nicht nur die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern ist dem IRC wichtig. Im Verlauf ihrer Missionen arbeitet die Organisation mit fast 1.000 externen Partnern zusammen. „Partner sind für uns sehr wichtig“, erklärt Madeleine Fackler. „Ob wir mit HIAS, Save the Children oder der norwegischen Flüchtlingshilfe zusammenarbeiten – Informationen teilen zu können, ist absolut entscheidend.“

Fakt ist aber auch, dass das IRC im Verlauf des täglichen Geschäfts mit hochsensiblen Daten von hilfsbedürftigen Personen umgeht, die in Bezug auf geistiges Eigentum und des Datenschutzes besonders behandelt werden müssen. Es ist also äußerst wichtig, den Content zu schützen. Die in Box integrierten Sicherheits- und Zugriffsmechanismen sorgen dafür, dass sowohl interne als auch externe Benutzer nur Zugangsrechte auf den Content haben, den sie benötigen. Dadurch wird verhindert, dass Inhalte versehentlich oder absichtlich in falsche Hände gelangen.  

„Eine der großartigen Dinge an Box ist“, erklärt Madeleine Fackler, „dass wir uns aufgrund der integrierten Sicherheitsmaßen wesentlich sicherer fühlen, wenn wir Informationen weiterreichen.“ 

 

Eine vereinte Welt durch integrierte Partner

Seit Dezember 2018 hat das IRC weitere 5 TB Daten hinzugefügt, sicherlich auch zum Teil bedingt durch die erfolgreiche Nutzung von Box. Jetzt arbeitet Madeleine Fackler daran, Box mit Salesforce und Office 365 zu verknüpfen. Als sie beim IRC anfing, traf sie bewusst die Entscheidung, sich auf die Zusammenarbeit mit einigen wenigen geeigneten Technologiepartnern zu konzentrieren. Dabei achtete sie sorgfältig darauf, dass sie nur führende Plattformen, die auch miteinander integrierbar sind, in Betracht zog. Im nächsten Schritt leitete sie dann entsprechende Maßnahmen innerhalb des Change Managements ein, damit die Technologie der gesamte Community der Organisation letztendlich zur Verfügung steht.

IRC und Box

Viele Schulungen müssen natürlich extern erfolgen, was bedeutet, dass viele veröffentlichte Artikel und Videos über RescueNet geteilt werden müssen. Madeleine Fackler konzentriert sich außerdem darauf, den Wert der von ihr ausgewählten Technologien dem oberen Management zu präsentieren. Das bedeutet aber auch, persönliche praktische Schulungen für diese Führungskräfte der Organisation durchzuführen. Nur so lassen sich Bedenken gegenüber der Einführung und Nutzung neuer Technologien ausräumen und eine gemeinschaftliche Investitionsentscheidung treffen. Als Teil des Programms CCM for Good fördert Box den Einsatz von Freiwilligen auf ehrenamtlicher Basis in Jordanien. Sie haben die Möglichkeit, mehr über die dortige Arbeit des IRC vor Ort zu erfahren und bieten an, lokale Führungsteams in optimalen Implementierungspraktiken und Change Management zu schulen.

Besserer, sicherer Zugriff auf Informationen und organisationsübergreifende Zusammenarbeit sind die beiden Technologieinitiativen, die das IRC auf seinem Weg unterstützen, der enormen Zahl an verzweifelten Flüchtlinge auf der Welt weiterhin zu helfen. „Traurigerweise ist dies eine Wachstumsbranche“, erklärt Madeleine Fackler. So lange das IRC besteht, wird es Menschen dabei helfen, die Kontrolle über ihr Leben zurückzugewinnen und an sichereren Orten neu anzufangen. Diese Mission wird durch die Unterstützung der weit verstreuten Mitarbeiter mit den bestmöglichen Tools für ihre Arbeit ermöglicht.

 

Box und Box.org sind stolz, das IRC und Tausende anderer gemeinnütziger Organisationen zu unterstützen, die täglich für ein bisschen mehr Menschlichkeit sorgen. Box spendet und unterstützt gemeinnützige Organisationen unter Box.org.

Weitere Inhalte