Intuit

Der Aufbau eines optimalen, sicheren digitalen Arbeitsplatzes

PROBLEM

Unternehmen, die die Digitalisierung erfolgreich vorantreiben, sind Vorreiter und legen die Meßlatte für die Erwartungen der Kunden höher. Aus diesem Grund kann kein Technologieunternehmen einfach so weitermachen wie bisher. Intuit suchte einen Technologieansatz, um Mitarbeiter, Prozesse und Technologie zu vereinen und um innerhalb der verschiedenen Kundensegmente hervorragenden Service bei gleichzeitigem Schutz der zugehörigen, sensiblen Finanzdaten anzubieten. 

 

LÖSUNG

Intuit nutzt Box als einheitliche Content-Ebene mit Best-of-breed Technologie-Integrationen, darunter Office 365, G Suite und Slack. Das On- und Offboarding von Saisonmitarbeitern läuft schnell und sicher ab. Sensible Daten sind durch Box gut geschützt, wobei Intuit über die unabhängige Kontrolle von Kodierungsschlüsseln verfügt. 

 

ERGEBNIS

Intuit kann jetzt hervorragenden Service für verschiedene Kundensegmente bieten, da die Mitarbeiter am digitalen Arbeitsplatz effektiver zusammenarbeiten können und damit produktiver sind. Neue Mitarbeiter können durch das einfachere Onboarding über Box ihr Potenzial schneller einbringen. Zudem sind die Kundendaten in Box gut geschützt und das Risiko, gegen die Datenschutzverordnung zu verstoßen, wesentlich reduziert.  

Ein millionenstarker, globaler Kundenstamm von Kleinunternehmen. Die Verarbeitung jedes zwölften Zahlungsschecks weltweit. Einige der bekanntesten Finanzprodukte auf dem Markt, darunter TurboTax, Quickbooks und Mint. Im Laufe seiner 35jährigen Geschäftstätigkeit ist Intuit auf 9.000 Mitarbeiter in acht Ländern rund um den Globus angewachsen. Seit 17 Jahren konnte sich das Unternehmen in Folge einen Platz unter den Fortune 100 Best Companies to Work For sichern.

Intuit ist also alles andere als ein Startup. Aber das Unternehmen erhebt den Anspruch, sich in punkto Innovation wie ein Startup zu verhalten und zu positionieren. Da FinTech-Unternehmen vermehrt ihr Dienstleistungsangebot um Steuererklärungen erweitert haben und dadurch empfindlich in den Kompetenzbereich von Intuit eindringen, muss das Unternehmen jetzt schnell und agil sein. Intuit ist nicht gewillt, sich auf seinen Lorbeeren auszuruhen: Das Unternehmen hat sein Produktportfolio um einige neue Lösungen erweitert, über die TurboTax-Benutzer Steuerexperten kontaktieren können, und arbeitet zudem an einem hochmodernen digitalen Arbeitsplatz. 

Der SVP und CIO von Intuit, Atticus Tysen, ist verantwortlich für den Aufbau des digitalen Arbeitsplatzes. Mit moderner Technologie sollen Angestellte unterstützt, das Unternehmen für Arbeitnehmer attraktiver gemacht und die Arbeit an den innovativen Produkten von Intuit vorgetrieben werden. Er sorgt jeden Tag dafür, dass die IT von Intuit nicht nur den Anforderungen der Benutzer, sondern auch den Forderungen nach Compliance und Sicherheit gerecht wird. 

 

„Das Tolle an der Arbeit für Intuit ist die Möglichkeit, den Wohlstand von Menschen in aller Welt zu fördern. Als CIO habe ich die Ehre, jeden Tag zusammen mit 9.000 Mitarbeitern genau dieses Ziel zu verfolgen.“

Atticus Tysen, SVP und CIO, Intuit

Die Verfolgung einer „One Intuit“-Strategie im gesamten Ökosystem

Das Unternehmen arbeitet schon seit 2012 an einer „One Intuit“-Strategie, die ein einheitliches Ökosystem für Mitarbeiter, Prozesse und Technologien vorsieht. Um sich in Startup-Manier konstant weiterzuentwickeln, muss Intuit mit hervorragenden Technologiepartnern, die offene Plattformen und ausgereifte APIs anbieten, zusammenarbeiten. 

Mit seinen zahlreichen verschiedenen Produkten war es Intuit möglich, sich erfolgreich auf die Bedürfnisse dreier verschiedener Kundengruppen zu konzentrieren: Konsumenten, Freiberufler und kleine Unternehmen. Dieser vielseitige Kundenstamm bietet zwar Möglichkeiten, stellt das Unternehmen aber auch vor die Herausforderung, die Dienstleistungen für diese verschiedenen Zielgruppen in einem komplexen Ökosystem zu vereinen.

Die Partnerschaft von Intuit und Box besteht schon seit den frühen Bemühungen des Unternehmens, seine Inhalte zentral in der Cloud zu speichern und die Verwendung von Daten im Unternehmen nachvollziehbarer zu gestalten. Box kann dazu beitragen, die Idee von „One Intuit“ real umzusetzen, da Content nicht mehr innerhalb von Datensilos vorliegt, sondern auf einer einzigen Plattform gespeichert und zugänglich wird. Als einheitliche Content-Ebene bietet Box ein kooperatives System für Dokumentenverwaltung. Intuit hat so einen besseren Überblick darüber, wie bestimmte Daten im Unternehmen genutzt werden. Und dies hilft wiederum, die Datennutzung zu optimieren und Kundendaten ausreichend zu schützen. „Lösungen wie Box helfen uns dabei, Grenzen zu überwinden. Wir können alles mit jedem teilen, behalten aber jederzeit die Kontrolle über den Datenaustausch“, erklärt Atticus Tysen.

 

„Box gewährt uns einen Einblick in die Datennutzung im Unternehmen. Wir haben jetzt die Möglichkeit, unser Versprechen bezüglich des Datenschutzes gegenüber unseren Kunden einzuhalten.“

 Atticus Tysen, SVP und CIO, Intuit

Schneller System-Einstieg für bessere Zusammenarbeit

Es gibt einige, saisonabhängige Geschäftsbereiche bei Intuit. Im Laufe des Jahres lassen sich inbesondere in der Verbrauchssteuergruppe sowie in der Gruppe der Kleinunternehmen und Selbstständigen verschiedene Spitzenzeiten beoachten. Intuit stellt Tausende von Saisonmitarbeitern ein, die während dieser Spitzenzeiten mithelfen, Kunden in den USA und Kanada zu betreuen. Sobald die Saison vorbei ist, verlassen diese Mitarbeiter das Unternehmen wieder. Daher ist es für die Prozesse von Intuit unerlässlich, dass Tools sofort und ohne große Einführungszeit von neuen Mitarbeitern genutzt werden können. Aus diesem Grund hat sich Intuit auch zu einer Zusammenarbeit mit Box entschieden. Denn Box bietet Integrationsmöglichkeiten mit G Suite, Office 365 und Slack. 

Früher erforderte die gemeinsame Arbeit an internen Inhalten – wie z.B. das Finalisieren einer Präsentation – das Verschicken verschiedenster Versionen per E-Mail und damit jede Menge an zeitlichen Verzögerungen. Jetzt können alle Beteiligten in Echtzeit am Content ohne Zeitverlust arbeiten. In Box ist gleichzeitiges Kooperieren möglich. Hier können die Mitarbeiter gemeinsam Konzepte entwickeln, Inhalte ergänzen und aufeinander aufbauen. „Die Energie bei dieser neuen Form der Zusammenarbeit ist eine ganz andere“, erklärt Atticus Tysen.

Die Partnerschaft von Intuit und Box basiert auf den Box-Integrationen

Die Inhalte befinden sich in Box, können jedoch problemlos über G Suite und Office 365 abgerufen werden. Die Mitarbeiter haben dabei die Wahl, wie sie Inhalte bearbeiten möchten. Gleichzeitig sind die sensiblen Daten oder das geistige Eigentum des Unternehmens zu jeder Zeit umfassend geschützt. Egal, welche Tools verwendet werden: Die Inhalte befinden sich immer auf der gleichen Plattform-Ebene und können so leicht gefunden, verwaltet und kontrolliert werden. „Box für G Suite gibt uns die Möglichkeit, direkt an Kundenproblemen zu arbeiten, anstatt erst entscheiden zu müssen, über welche Tools die Arbeit erfolgen soll“, erklärt Atticus Tysen. 

Die Vorteile von Box liegen darin, dass Mitarbeiter über die offene Plattform weiterhin mit ihren gewohnten Tools arbeiten können, aber auch die Möglichkeit besteht, jederzeit neue, zukunftsorientierte Lösungen zu integrieren. Das bedeutet für Intuit, dass sich mit der Veränderung der Arbeitsform nach und nach auch der digitale Arbeitsplatz entsprechend weiterentwickeln und immer besser den Bedürfnissen der Mitarbeiter angepasst werden kann.

 

„Es ist Teil unserer Philosophie, unseren Mitarbeitern Best-of-breed-Tools zur Verfügung zu stellen. Wir müssen dafür sorgen, dass die Technologien dahinter topmodern sind und erwarten von den Anbietern, uns entsprechende, neue Denkanstöße zu liefern.“

Atticus Tysen, SVP und CIO, Intuit

 

Mehr Sicherheit im Fluss der Innovation

Intuit muss in seiner Branche natürlich ein besonderes Augenmerk auf Sicherheit haben. Sicherheitsfunktionen müssen sich gut integrieren lassen und die Arbeitsweise der Mitarbeiter nicht behindern. Sicherheit der Enterprise-Klasse bedeutet heute nicht mehr, dass die Mitarbeitererfahrung darunter zu leiden hat.

Die Aufgabe von Atticus Tysen ist es, Tools zu finden, die den Bedürfnissen des Unternehmens perfekt entsprechen. „Unsere Kunden legen uns ihre persönliche, finanzielle Situation dar. Das sind extrem sensible Daten“, betont er. „Deshalb ist es sehr wichtig, dass wir diese Informationen auch in Zeiten des Umbruchs mit besonderer Sorgfalt und auf höchster Sicherheitsstufe behandeln. Trotzdem müssen wir unseren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, kreativ zu sein und die von ihnen bevorzugten Tools zu verwenden.“

Individuelle Tools für die Unternehmensanforderungen

Der digitale Arbeitsplatz ist nur dann sinnvoll und praktikabel, wenn er die umfassende Sicherheit und Governance von Inhalten gewährleisten kann. Einer der Gründe, warum sich Intuit für Box entschieden hat, sind die vorhandenen, umfassenden Sicherheitsfunktionen. Mit Box KeySafe hat Intuit vollständige, unabhängige Kontrolle über Kodierungsschlüssel für Inhalte in Box. Zudem bietet Box Governance zusätzlichen Schutz für sensible Daten. Die Möglichkeit, Inhalte sicher über Links anstatt über E-Mail-Anhänge auszutauschen, vereinfacht ein intensives Zusammenarbeiten der Belegschaft bei gleichzeitigem umfassenden Schutz des Informationsflusses.

 

„Unserer Philosophie nach gehören sämtliche Informationen dem Kunden, und nur dem Kunden. Daher liegt die Meßlatte für uns hier sehr hoch.“

Atticus Tysen, SVP und CIO, Intuit

 

Erweiterungsmöglichkeiten in der Zukunft

Früher nutzte das Unternehmen DOS. Dann wechselte es in die Cloud. Innerhalb seiner dreieinhalb Jahrzehnte umfassenden Geschäftstätigkeit hat sich Intuit mehrere Male selbst neu erfunden. Der Impuls für Veränderungen innerhalb des Unternehmens kommt laut Atticus Tysen immer dann zum Tragen, wenn allgemein „konstruktive Unzufriedenheit mit dem Status Quo“ vorherrscht.

Die Branche ändert sich und Intuit passt sich mit innovativen neuen Produkten und der Erschließung neuer Zielgruppen den Gegebenheiten an. Das Unternehmen analysiert und bewertet Kundenbedürfnisse und Markterfordernisse sehr genau. Durch ständige Auswertung der Daten lassen sich maßgeschneiderte Produkte entwickeln und für anhaltenden Erfolg sorgen – natürlich stets mit einem Auge auf Governance und den Schutz der Inhalte. „One Intuit“ beginnt mit sicherem Content Management in der Cloud, ohne die bekannten Nutzungsweisen zu beeinträchtigen.

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