Office of the Attorney General, Washington D.C.

Optimierung von Strafprozessen

PROBLEM

Das Büro des Generalstaatsanwalts (OAG) hatte damit zu kämpfen, Anwälte und Mitarbeiter bei einfachen Aufgaben vor und nach Strafprozessen wie dem Überprüfen von Beweismitteln zu unterstützen. Vorhandene On-Premise Datenaustausch-Lösungen und SharePoint konnten nicht die Integration bieten, die die Anwälte benötigten. Sie waren für interne und externe Zusammenarbeit zu umständlich und für die IT zu schwierig zu verwalten.

 

LÖSUNG

Box ist der zentrale Hub für das OAG für die Überprüfung und den Datenaustausch von Beweismitteln als Teil der Gerichtsakte zu Strafverfahren. Box dient als einheitliche Content-Ebene für führende Technologielösungen, darunter Office 365, Outlook, Adobe Signature, Abacus und Salesforce. Das OAG testet außerdem den Einsatz von Box Skills, um von Bodycam-Aufnahmen der Polizei Transkriptionen zu erstellen.

 

ERGEBNIS

Juristische Dienste können besser bereitgestellt werden, da sich Anwälte und Mitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren können, anstatt sich mit zeitaufwendiger Informationssuche zu beschäftigen. Die Produktivität hat sich verbessert und die Belastung der IT verringert. Sicherheits- und Compliance-Risiken wurden minimiert. 

Der Film Minority Report hat ein Bild eines futuristischen Washington D.C. gezeichnet, in dem die Verbrechensbekämpfung hauptsächlich von einer Technologie des Übersinnlichen abhing mit Voraussagen, wer bald gegen geltendes Recht verstoßen würde. Im richtigen Leben kommt heute keine übersinnliche Software in D.C. zum Einsatz, so aufregend (und problematisch) das auch klingen mag. Es gibt allerdings ein Team, das daran arbeitet, die Strafjustiz durch fortschrittlichste Technologie in der Cloud voranzubringen.
Als Hüter der Gesetze des District of Columbia bietet das OAG den Behörden der Bezirksregierung rechtliche Beratung und schützt die Interessen seiner Bürger. Das OAG hat sich zum Ziel gesetzt, die effektivste und respektierteste Kanzlei für öffentliches Recht der gesamten USA zu werden. Dazu arbeiten die leitenden Mitarbeiter an einem fortschrittlichen Technologieportfolio, das diese ambitionierte Vision unterstützt. Zusätzlich zu den KI-gestützten Testfällen, die wichtigen Content nach Mustern durchsuchen, hat das OAG für seine 400 Anwälte und die 200 Mitarbeiter einen papierlosen digitalen Arbeitsplatz mit Tools wie Box, Office 365 und DocuSign eingerichtet, der erweiterte Zusammenarbeit, flüssigere Prozesse und sichere mobile Nutzung erlaubt.

Der CIO des OAGs, Chris Tonjes, sagt dazu: „Mein Talent liegt darin, Sachen in Ordnung und zum Laufen zu bringen. Es gibt definitiv Änderungen, die wir schnell einführen können, um den Menschen das Leben und ihre Arbeit zu erleichtern.“ Chris Tonjes leitet die digitale Revolution im OAG, die alles – von den Grundlagen der Zusammenarbeit an Dateien in der Cloud bis hin zu modernster KI – umfasst. Er möchte die Rechtsprechung in einer der bedeutendsten öffentlichen Verwaltungen in den USA optimieren.

 

„Ich bewerte unsere ganzen potenziellen Projekte danach, wie sehr sie den Menschen das Leben erleichtern.“

Chris Tonjes, CIO, Office of the Attorney General, Washington D.C.

 

Die nächsten Stufe der KI

So viel Aufmerksamkeit die KI derzeit auch erhält und so viel Potenzial in ihr steckt, ist es dennoch nicht einfach, KI-Lösungen im Rahmen des vorhandenen Budgets und der Ressourcenbeschränkungen – ein Problem, mit dem fast alle Unternehmen zu kämpfen haben – in einem ausreichenden Maße einzusetzen. Chris Tonjes als technologischer Visionär behält in seinem Verantwortungsbereich das große Ganze im Auge, widmet aber seine Aufmerksamkeit auch den Details und verfügt über die Gabe, Dinge im richtigen Tempo zu erledigen.

Mit den aktuellen, vorhandenen KI-Initiativen des OAGs wird auch eine große Anzahl von Dokumenten mithilfe von KI nach bestimmten Mustern und Kriterien durchsucht. Das OAG verwendet beispielsweise eine eigene KI-Lösung, um Gebühren in Rechnungen von Anbietern auf Duplikate zu prüfen, damit Produkte oder Dienstleistungen nicht zweimal bezahlt werden. Dieser Prozess, der früher eine aufwendige manuelle Bearbeitung erforderte, ist heute weitgehend automatisiert.

Das OAG testet außerdem die Verwendung von Box Skills, um von den Bodycam-Aufnahmen der Strafverfolgungsbeamten Transkriptionen zu erstellen. Staatsanwälte können so Videobeweise bei der Fallbearbeitung viel einfacher überprüfen. Chris Tonjes und sein Team hoffen, Box Skills am Ende für fortschrittlichere KI-Aufgaben einsetzen zu können. Sie möchten eine Mustererkennung entwickeln, die beispielsweise Personen – Zeugen oder Wiederholungstäter – in diversen Videos wiederfindet. „Es ist wirklich wichtig, dass wir diese Verbindungen sehen können“, erklärt Chris Tonjes.

Box

Neben dem Einsatz von Box Skills denkt das OAG darüber nach, den Bürgerservice zu optimieren. Es plant daher, 2019 einen KI-gestützten Chatbot einzuführen, der z.B. Routinefragen bezüglich Unterhaltsansprüche für Kinder und Probleme bei Mietverhältnissen beantworten soll. Der Chatbot führt Bürger durch die Einreichungsprozesse von Unterlagen und hilft ihnen auch beim Hochladen der Dokumente, falls dies erforderlich ist. Das OAG beschränkt sich nicht nur auf die Strafverfolgung, sondern möchte den Bürgern auch bei alltäglichen Problemen helfen und ihnen so das Leben erleichtern. Dazu nutzt es KI.  

 

„Wir sind davon überzeugt, dass Box eine wirklich großartige Plattform für Innovation ist.“

Chris Tonjes, CIO, Office of the Attorney General, Washington D.C.

Start mit einer sicheren, einheitlichen Content-Plattform

Die KI-Initiativen des OAGs sind spannend. Doch keine dieser Initiativen könnten ohne einen umfassenden, geeigneten TechStack umgesetzt werden, mit dem das Auffinden, Teilen, Verwalten und Sichern von Content sowie die Zusammenarbeit erleichtert wird. Der Wechsel zu Box hat seinen Ursprung darin, dass das OAG auf den alten lokalen Servern einfach keinen Datenspeicher-Platz mehr verfügbar hatte. Als Chris Tonjes seine Arbeit im OAG aufnahm, arbeitete man noch mit einer SharePoint-Instanz. Ihm war schnell klar, dass für eine effektive Zusammenarbeit der Mitarbeiter an Content hier absoluter Handlungsbedarf bestand. „Hier in Washington D.C. gab es eine Menge Versuche, SharePoint zu implementieren, die normalerweise in Frustration und Fehlschlägen endeten“, berichtet Chris Tonjes. „Wir glauben, dass Box wesentlich besser funktioniert und für die Mitarbeiter einfacher zu erlernen ist.“ 

Box gewährte dem OAG unbegrenzten Speicherplatz für Content sowie komplexere Zugangsberechtigungen und prüfbare Nachverfolgung für Governance. Jetzt können beispielsweise Beweise in einem Strafverfahren in Box hochgeladen, als Teil der Gerichtsakte gespeichtert und für autorisierte Personen freigegeben werden. So erhalten die richtigen Personen vor, während und nach den Verfahren Zugriff auf diese Beweise. Box ermöglicht eine papierlose Vorgehensweise, die die Zusammenarbeit fördert, dem OAG aber dennoch gestattet, die Konformität und Compliance mit den sehr strengen Auflagen zu wahren. 

 

„Dokumente müssen auf sehr sichere Weise von einer Person zur nächsten weitergereicht werden. So sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus.“ 

 Chris Tonjes, CIO, Office of the Attorney General, Washington D.C.

Box

Integrationen für die Strafverfolgung

Chris Tonjes hält Content Management nicht für eine Standardstrategie. Er hat in Box einen großen Vorteil (und ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber SharePoint) entdeckt: die gute Integration mit anderen Anwendungen. „Integrationen sind mit Produkten wie SharePoint nicht einfach. Die Möglichkeit, eigene APIs zu verwenden, ist besser und unsere IT-Abteilung ist mit Box wesentlich weniger belastet als im Vergleich mit SharePoint“, erklärt Chris Tonjes. 

Viele Mitarbeiter im OAG sind mit der Oberfläche von Office 365 sehr vertraut und diese Daten können über Box sofort geteilt und bearbeitet werden. Andere Box-Integrationen, wie z.B. mit Adobe Signature, Salesforce und Abacus, sorgen für flüssige Prozesse und vertrautes Arbeiten auf einer sicheren, robusten Content-Plattform in der Cloud. Chris Tonjes zufolge ist die enge Integration zwischen Box und Outlook zudem ein riesiger Vorteil für das OAG, da die gesamten Anwaltskanzleien auf der Basis von Outlook arbeiten.

Es darf bezweifelt werden, dass die Zukunft der Verbrechensbekämpfung und Strafverfolgung jemals aussehen wird wie in Minority Report, was wahrscheinlich auch ganz gut ist. Aber mit KI und Cloud Content Management zur Bewältigung der alltäglichen Aufgaben sind Behörden wie das OAG gerüstet, den Bürgern besser zu dienen und die gerechte Sache voranzubringen

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