Die Vorteile einer digitalen Notiz-App

In einem Unternehmen mit hybriden und remote arbeitenden Teams ist es ohne die richtigen Tools und Technologien für die Zusammenarbeit schwierig, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Notizen können zum Beispiel zum Problem werden, wenn Sie Informationen nicht für Ihr Team freigeben oder nicht auf freigegebene Dokumente zugreifen können, um sich ein klares Bild von den Fragen Ihrer Kolleg:Innen zu machen. 

Sich während einer Besprechung, Präsentation oder Projektdiskussion effektive und effiziente Notizen zu machen, kann Ihren Mitarbeitenden dabei helfen, ihre Aufgaben zu erfüllen, Erwartungen zu artikulieren, Verwirrung zu verringern und allen einen klaren Weg zu ihren Zielen aufzuzeigen. Handgeschriebene Notizen auf Papier lassen sich jedoch nur schwer teilen und können zeitaufwändig zu dokumentieren sein. Mit dem richtigen Tool für die Freigabe von Inhalten ermöglichen Sie es Ihren Teams, sich digital Notizen zu machen. Diese Weiterentwicklung erlaubt es, Dateien an einem Ort zu bearbeiten, zu überprüfen und freizugeben, damit alle auf dem gleichen Stand sind. 

Warum sind digitale Notizen besser als Notizen auf Papier?

Wenn Sie herausfinden möchten, welche Art von Notizen für Ihre hybriden und Remote-Teams am effizientesten ist, sollten Sie sich die Vorteile von digitalen Notizen im Vergleich zu handschriftlichen Notizen bewusst machen.

Überall Notizen machen

Der offensichtlichste Vorteil von digitalen Notizen besteht darin, dass sie sich überallhin mitnehmen lassen. Sie können natürlich Notizen in Papierform zu Meetings mitnehmen, aber das ist nicht so einfach wie bei den benutzerfreundlichen und zugänglichen elektronischen Notizen. 

Wenn Sie Remote-Teammitglieder haben, wäre es unmöglich, ihnen Ihre Notizen auf Papier zu zeigen und zusammenzuarbeiten, ohne die Notizen auf ein Gerät zu scannen und hochzuladen. Selbst dann könnten Sie Ihre Notizen nicht bearbeiten oder ergänzen. Wenn Sie digitale Notizen anfertigen, können Sie sie überall auf Ihrem Laptop, Desktop, Tablet oder Smartphone aufbewahren – oder am besten in der Cloud. 

Stellen Sie sich vor, Sie fliegen zu einem Geschäftstreffen und möchten nicht einen Stapel Notizen in Papierform mitschleppen. Elektronische Notizen sind überall und jederzeit verfügbar. Oder Sie sitzen im Café und bekommen plötzlich eine tolle Idee für Ihr bevorstehendes Projekt. Sie müssen nicht warten, bis Sie wieder an Ihrem Schreibtisch sind, um die Idee aufzuschreiben. Schnappen Sie sich Ihr Telefon oder Ihren Laptop und halten Sie sie fest.

Da die meisten Menschen bereits immer ein elektronisches Gerät bei sich haben, sind digitale Notiz-Apps sinnvoll, um überall und jederzeit auf Notizen zuzugreifen.

In Echtzeit zusammenarbeiten 

Mit Notizen auf Papier können Sie nicht gemeinsam und gleichzeitig mit Kolleg:Innen und Teammitgliedern an einem Dokument arbeiten. Wenn Ihre remote arbeitenden Teammitglieder nicht auf Ihr Dokument zugreifen oder dieses nicht bearbeiten können, wird es für sie schwierig, einen Beitrag zu einem Projekt zu leisten und Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. 

Mit digitalen Notizen können Sie ein Dokument in derselben Anwendung ganz einfach senden, freigeben und gemeinsam bearbeiten. Anhand von praktischen Zeitstempeln behalten Sie den Überblick darüber, wer Änderungen vorgenommen hat. Mit digitalen Notizen können Sie und Ihre Mitarbeitenden schnell auf Inhalte zugreifen, sie organisieren und verwalten sowie Aufgaben für eine nahtlose Zusammenarbeit zuweisen. Wenn es um hybride und remote arbeitende Teams geht, sind Tools für die Zusammenarbeit der Schlüssel zur Aufrechterhaltung einer kohärenten, aufeinander abgestimmten Belegschaft. 

Physischen und virtuellen Speicherplatz sparen

Stehen in Ihrem Büro Regale voller Notizbücher, Papierblöcke, Haftnotizen oder Planer? Diese Stapel von Notizen können zu Unordnung und Desorganisation führen und nehmen zu viel Platz in Anspruch. 

Wenn Sie handschriftliche Notizen zu einem Langzeitprojekt führen, werden viele dieser Dokumente verloren gehen oder durch verschüttete Flüssigkeiten ruiniert werden. Betrachten Sie digitale Notizen als Platzsparer, mit denen sich Ihre Inhalte auf Knopfdruck erweitern oder zusammenfassen lassen, sodass Sie weniger Platz in Ihrem Büro oder Ihrer Aktentasche benötigen. 

Organisiert bleiben 

Notizen werden schnell ineffektiv, wenn man sie nicht gut organisiert. Mit handgeschriebenen Notizen können Sie sich bei der Suche nach verschiedenen Themen, Besprechungen oder Details zu Ihren Projekten leicht verlieren. Digitale Notizen beseitigen dieses Problem. Sie können Ihre Notizen in beliebig vielen Ordnern kategorisieren, die Sie sortieren und nach denen Sie innerhalb Ihres Unternehmens suchen können. 

Mit einer digitalen Notiz-App können Sie und Ihr Team Inhalte nahtlos von einem Ordner in einen anderen verschieben und sogar Unterordner erstellen, um Unordnung zu reduzieren und den Zugriff zu beschleunigen. Auf einer Cloud-Plattform sind Ihre Notizen sicher, nach Ihren Vorstellungen organisiert und bieten Ihnen unbegrenzte Anpassungsmöglichkeiten

Finden, was Sie brauchen

Digitale Notizen verbessern die Durchsuchbarkeit. Bei Notizen in Papierform müssen Sie jedes Dokument oder jeden Ordner manuell durchsuchen, bis Sie das Gesuchte gefunden haben. Das kann lästig sein, wenn Sie vor einer Besprechung wichtige Notizen abrufen oder während einer Besprechung darauf verweisen wollen. 

Dank digitaler Notizen müssen Sie nicht Dutzende von Dokumenten durchblättern, sondern können schnell nach den benötigten Inhalten suchen, indem Sie Stichwörter oder Unterüberschriften eingeben. Eine digitale Dateistruktur ist von Vorteil, da Sie finden, was Sie brauchen, ohne sich den Namen der entsprechenden Datei merken zu müssen. 

Inhalte mit allen teilen 

Ein Schlüsselelement bei der Zusammenarbeit mit hybriden und remote arbeitenden Teams ist die gemeinsame Nutzung von Inhalten, ohne jedes einzelne Dokument kopieren und scannen zu müssen, um es dann per E-Mail zu verschicken. Ihre Mitarbeitenden können mithilfe digitaler Notizen zusammenarbeiten, sodass alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen und darüber hinaus ein Dokument schnell freigeben und daran arbeiten können. 

Anstatt wie bei handschriftlichen Notizen ein Papierdokument zu überreichen, können Sie mit digitalen Notizen Inhalte an Ihre Teammitglieder senden, egal wo sie sich aufhalten. Dieser Vorteil kann die Produktivität am Arbeitsplatz steigern und dafür sorgen, dass Projekte schneller beendet werden. Außerdem erübrigt sich die Frage, wie Sie gewährleisten können, dass Ihr gesamtes Team über das verfügt, was es für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. 

Bildmaterialien hinzufügen 

Digitale Notizen sind der richtige Weg, wenn Sie möchten, dass Ihre Notizen interaktiv sind und nicht nur Wörter enthalten. Vielleicht bereiten Sie eine Präsentation für Ihr Team vor und möchten Grafiken, Links oder Videos hinzufügen, um es zu informieren und Ihre Botschaft zu vermitteln.

Mit digitalen Notizen erstellen Sie umfassende Konzepte, die mehr Ressourcen enthalten, als Papiernotizen es jemals könnten. Bildmaterialien helfen Ihrem Team auch, Informationen besser zu erfassen. Und da Sie Ihre digitalen Inhalte einfach freigeben können, greifen andere bei Bedarf jederzeit problemlos darauf zu.

Frei bearbeiten

Denken Sie daran, wie schwierig es ist, Notizen in Papierform zu bearbeiten. Wenn Sie einen Radiergummi bzw. Korrekturroller verwenden oder Wörter durchstreichen, sehen die Dokumente schnell unordentlich und unprofessionell aus. Das kann Ihren Teammitgliedern gegenüber unangenehm sein. Da erscheint das Scannen und Hochladen handgeschriebener Notizen für Ihr Remote-Team wie eine gute Lösung. Aber wenn diese unleserliche Stellen oder Fehler enthalten, erhalten Sie wahrscheinlich mehrere E-Mails, in denen Sie aufgefordert werden, den Inhalt klarzustellen. 

Wenn Sie digitale Notizen machen, können Sie beliebig viele Korrekturen an Ihrem Dokument vornehmen, ohne dass etwas verschmiert oder Spuren auf der Seite zurückbleiben. Sie können einen Absatz sofort löschen, einen Rechtschreibfehler korrigieren oder die Formatierung Ihrer Inhalte anpassen, um die Lesbarkeit für Ihre remote arbeitenden Teams zu verbessern. 

Tipps für digitale Notizen

Da Sie jetzt die Vorteile von digitalen Notizen im Vergleich zu handschriftlichen Notizen kennen, lassen Sie uns nun sehen, wie Sie und Ihre Teammitglieder diese in die Praxis umsetzen können. Hier finden Sie die wichtigsten Möglichkeiten, Ihre digitalen Notizen zu verbessern. 

Machen Sie sich mit Ihrem Notiz-Tool vertraut 

Der erste Schritt zur Erstellung effizienter, hilfreicher Notizen in Ihrer digitalen Notiz-App besteht darin, die Funktionen auszuprobieren und sich ihre Verwendung anzueignen. Die meisten digitalen Tools verfügen über eine benutzerfreundliche Oberfläche und sind leicht anzupassen. Trotzdem kann es nicht schaden, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um die verschiedenen Möglichkeiten kennenzulernen. 

Erkunden Sie das Tool und teilen Sie das Gelernte mit Ihren Teammitgliedern. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Hybrid- und Remote-Teams Schritt halten und sich mit der App vertraut machen können, bevor Sie sie in einer Präsentation oder einem Projektmeeting verwenden.

Wählen Sie eine Methode oder einen Stil 

Jeder Mensch hat eine bevorzugte Methode, sich Notizen zu machen und sie erneut durchzugehen. Um Ihre Notizen noch besser zu organisieren, wählen Sie eine Methode oder einen Stil, mit der Sie die Notizen ordentlich und effizient strukturieren. Egal, ob Sie sich Notizen mit Aufzählungspunkten machen oder eine detaillierte Übersicht jeder einzelnen Besprechung anfertigen, um sie später nachzulesen – gestalten Sie Ihre Aufzeichnungen so, dass alle für Sie wichtigen Informationen enthalten sind. 

Die Gliederungsmethode umfasst beispielsweise das Hauptthema der Sitzung oder Präsentation, gefolgt von Aufzählungspunkten für jedes Unterthema und die wichtigsten Punkte. Vielleicht bevorzugen Sie die Satzmethode, bei der Ihre Notizen das Hauptthema enthalten, aber die Nebenpunkte in vollständigen Sätzen geschrieben sind. Probieren Sie verschiedene Notizstile aus und finden Sie heraus, welcher Stil am besten zu Ihren Anforderungen passt. 

Legen Sie fest, welche Informationen Sie dokumentieren möchten 

Wenn Sie sich bei einer Besprechung oder Präsentation nicht sicher sind, was Sie dokumentieren müssen, können Ihre Notizen unübersichtlich und verwirrend werden. Nehmen Sie sich bei der Vorbereitung auf ein Meeting einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, welche Art von Informationen Sie sammeln möchten. Möchten Sie sich darauf konzentrieren, den Sprecher:Innen zuzuhören, und nur die wichtigsten Punkte notieren? Oder wollen Sie eine detaillierte Übersicht über alle Themen erstellen, die Ihr Team behandelt hat? 

Um Ihre Notizen so effektiv wie möglich zu gestalten und unnötige Details zu vermeiden, sollten Sie festlegen, was wichtige Informationen sind und was nicht. Das Aufschreiben irrelevanter Notizen erschwert die spätere Überprüfung. Zum Beispiel müssen Sie sicherlich nicht jeden Witz aufschreiben, der in einem Meeting gemacht wird. Projektaktualisierungen, Organisationsziele und geänderte Richtlinien oder Verfahren sind dagegen Elemente, die Sie festhalten sollten. 

Fertigen Sie schon vor der Besprechung Notizen an

Wenn Sie eine Besprechung leiten, ist es nicht nur wichtig, dass sich Ihre Teammitglieder während der Präsentation Notizen machen, sondern auch, dass Sie bereits im Voraus Notizen anfertigen. Wenn Sie Notizen bereithalten, die das zu behandelnde Material, die Maßnahmen und Updates zum Projektmanagement enthalten, maximieren Sie die Effizienz und sorgen für eine reibungslose Besprechung. 

Selbst eine einfache Liste mit Aufzählungspunkten und Diskussionselementen kann Ihnen und Ihrem Team helfen, ein produktiveres Meeting zu führen, anstatt durch Papiere oder Registerkarten zu blättern, um herauszufinden, was als Nächstes besprochen werden soll. Schließlich haben Sie und alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen viel zu tun. Die Optimierung Ihrer Meetings ermöglicht es allen, schneller an den Arbeitsplatz zurückzukehren. 

Bestimmen Sie den Zweck Ihrer Notizen

Manchmal vergisst man leicht, warum man überhaupt Notizen macht. Bei Besprechungen und Präsentationen kann es zur Gewohnheit werden, den Laptop herauszuholen und den Ausführungen der Teammitglieder mit einer Gliederung zu folgen. Der eigentliche Sinn von Notizen besteht jedoch darin, Ihre Gedanken zu ordnen und als genaue Quelle zu dienen, auf die Sie später zurückgreifen können. 

Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, sollten Sie sich Notizen zu den Projektzielen, wichtigen Terminen, Aufgaben und anderen wichtigen Informationen machen, die Sie später erneut durchgehen können. Das einfache Transkribieren der Besprechung ist in der Regel Zeitverschwendung (und etwas, das ein automatisiertes Tool übernehmen kann).

Bevor Sie mit dem Schreiben einer Notiz beginnen, fragen Sie sich, ob die Information allgemein bekannt und damit überflüssig ist oder ob sie in Ihrem Dokument einen Zweck erfüllt. Diese Strategie kann unordentliche Notizen verhindern.  

Schreiben Sie Fragen auf

Das Notieren von Fragen und Erkenntnissen ist ein weiterer wichtiger Bestandteil umfassender, effizienter Notizen – insbesondere dann, wenn Sie ein Tool zur gemeinsamen Nutzung von Inhalten mit anderen Mitgliedern Ihres Teams verwenden. Da Ihr gesamtes Unternehmen dort gemeinsam an freigegebenen Dokumenten und Inhalten arbeitet, kann ein anderes Teammitglied Ihre Frage in Ihren freigegebenen Notizen beantworten. 

Wenn nicht, kann Ihr Team Ihre wichtige Frage bei der nächsten Besprechung anbringen und ein Gespräch über Ihre Notizen beginnen. Wenn Sie nach dem Meeting noch Fragen, Bedenken oder Ideen haben, nehmen Sie diese in Ihre Notizen auf und sehen Sie, wohin Ihre Überlegungen führen. 

Bearbeiten Sie Ihre Notizen nach

Oft machen wir Notizen und schauen sie uns dann nicht mehr an. Wenn wir es dann doch tun, kann es sein, dass uns unsere Gedankengänge unklar erscheinen. Wenn Sie sich gerne nur schnell die wichtigsten Punkte notieren, sollten Sie sich hinterher einige Minuten Zeit für die Bearbeitung und Zusammenfassung nehmen. 

Diese Methode kann Sie während der Besprechung oder Präsentation im Schreibfluss halten und verhindern, dass Sie beim Schreiben abgelenkt werden. Wenn Sie Ihre Notizen nachbearbeiten, sehen Sie auch, an welcher Stelle Ihre Konzentration nachgelassen hat und wo Sie angefangen haben, Details mit wenig Relevanz einzubeziehen. Um klare, wirklich brauchbare Notizen zu erhalten, gehen Sie sie nochmals durch. Löschen Sie alle unnötigen Informationen und fassen Sie so viel wie möglich zusammen. 

Machen Sie Ihre Notizen für andere zugänglich

Einer der wichtigsten Vorteile digitaler Notizlösungen besteht darin, dass Sie Ihre Aufzeichnungen sofort an beliebige Personen in Ihrem Unternehmen und darüber hinaus weitergeben können. Notizen, die von überall aus zur Verfügung stehen, machen es für Ihre Hybrid- und Remote-Teams einfacher, auf dem neuesten Stand zu bleiben und an Inhalten zusammenzuarbeiten. So verläuft jedes Projekt reibungslos. 

Sie können auch eine Person ernennen, die während einer Besprechung Notizen macht und sie an das gesamte Team weitergibt. Oder Sie legen fest, dass alle Teammitglieder innerhalb eines Dokuments zusammenarbeiten sollen. So oder so verringert die digitale Zugänglichkeit die Gefahr von Missverständnissen und Verwirrung und schafft effektiv eine vertrauenswürdige Informationsquelle für alle Beteiligten. 

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