Was ist EDI?

Sie wollen Dokumente digital mit Kunden und Geschäftspartnern austauschen? Oder Sie planen, Ihre gesamte Lieferkette zu automatisieren? Dann haben Sie in diesem Zusammenhang vielleicht schon einmal den Begriff EDI gehört oder gelesen. Das Akronym steht für „Electronic Data Interchange“ und bezeichnet den elektronischen Austausch von Dokumenten.

EDI-Lösungen werden von Unternehmen in aller Welt dafür eingesetzt, um Geschäftsdokumente elektronisch auszutauschen. Dabei werden digitale Dokumente vom Computer des Senders an den Computer des Empfängers gesandt. Diese Kommunikation basiert auf zuvor vereinbarten Standards für den Datenaustausch, den sogenannten EDI-Nachrichtenstandards.

Was bedeutet EDI?

Mit einem EDI-System werden elektronische Daten ausgetauscht. Wenn zwei Unternehmen nach einem branchenüblichen oder allgemeinen EDI-Standard Geschäftsdokumente austauschen, bedienen sie sich einer gemeinsamen Sprache. Diese EDI-Daten werden von den elektronischen Systemen beider Unternehmen verstanden.

Anstatt wie bisher einem Spediteur die Anschrift des Empfängers per Telefon oder E-Mail mitzuteilen, kann ein Versender die entsprechenden Daten mittels EDI-Daten digital übermitteln. Die Kommunikationssysteme des Versenders und des Spediteurs kommunizieren dabei direkt miteinander und in derselben Sprache – indem sie den von beiden Geschäftspartnern vereinbarten EDI-Standard nutzen. Somit lässt sich der ganze Informationsfluss entlang der Supply Chain beschleunigen.

Den Geschäftspartnern stehen zahlreiche universelle oder branchenspezifische EDI-Nachrichtenstandards für den elektronischen Datenaustausch zur Verfügung. Beispielsweise entwickelten die Vereinten Nationen bereits in den Achtzigerjahren den branchenunabhängigen Standard EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Das American National Standards Institute hat den branchenübergreifenden EDI-Standard ANSI X12 entwickelt.

Darüber hinaus gibt es etliche branchenspezifische EDI-Nachrichtenstandards:

• EDI-Standards der Automobilindustrie: In Deutschland nutzen die Autobauer und ihre Zulieferer den EDI-Standard des Verbands der deutschen Automobilindustrie (VDA). Die europäische Automobilbranche nutzt ODETTE (Organization for Data Exchange by Tele Transmission in Europe).
• EDI-Standard im Finanzwesen: Der SWIFT-Nachrichtenstandard (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) dient zur sicheren Kommunikation über das Telekommunikationsnetz SWIFTNet, das von Tausenden von Banken in aller Welt genutzt wird.
• EDI-Standard im Gesundheitswesen: Für den elektronischen Austausch medizinischer, finanzieller und administrativer Daten zwischen Informationssystemen im Gesundheitsbereich wird der branchenspezifische Nachrichtenstandard HL7 (Health Level 7) verwendet.

Wie funktioniert EDI?

Über den elektronischen Datenaustausch können Geschäftsdokumente aller Art als strukturierte Daten sicher zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden, beispielsweise Bestellungen, Bestelländerungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften, Frachtbriefe, Zollerklärungen und vieles mehr. Dabei ist kein manueller Aufwand erforderlich, wie die Eingabe der Daten in ein System.

Die Kommunikation mittels EDI-Anbindung funktioniert auch zwischen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) unterschiedlicher Hersteller. Hierzu sind dann spezielle EDI-Software sowie jeweils ein EDI-Interface erforderlich. Zudem benötigt man einen speziellen ERP-Konnektor, um ERP-System und EDI-Software zu integrieren. Mithilfe des EDI-Konverters werden die ausgehenden Daten in das vereinbarte Nachrichtenformat umgewandelt und anschließend übertragen.

Warum sind EDI-Nachrichtenstandards wichtig?

Die EDI-Nachrichtenstandards für den elektronischen Datenaustausch sind die Voraussetzung dafür, dass Geschäftspartner auf der ganzen Welt elektronische Geschäftsdokumente automatisiert austauschen können. Der vereinbarte EDI-Standard legt zudem fest, wie Nachrichten erstellt und übertragen werden. Mithilfe von EDI-Nachrichtenstandards können elektronische Geschäftsdokumente automatisch, schnell und sicher ausgetauscht werden.

Vorteile von EDI

Im Unternehmensalltag hat der elektronische Datenaustausch mittels EDI-Standards viele Vorteile:

• Mehr Tempo: Mit EDI-Lösungen lassen sich Geschäftsdokumente schneller übertragen und interne Abläufe beschleunigen, sodass die Durchlauf- und Abwicklungszeiten reduziert werden.
• Weniger Kosten: Die Kosten für die Übertragung elektronischer Daten sind wesentlich niedriger als bei der Übermittlung in Papierform oder am Telefon. Zudem sparen Sie an den Personalkosten für das Handling der Daten und können die Lagerhaltungskosten reduzieren, zum Beispiel durch Just-in-Time-Ansätze. Die schneller und in strukturierter Form vorliegenden Daten liefern Ihnen zudem wichtige Business Insights.
• Größere Effizienz: Werden Geschäftsdokumente elektronisch ausgetauscht, sind weniger manuelle Dateneingaben notwendig und Unternehmen können den Anteil an Dokumenten in Papierform verringern. Dadurch kann das Unternehmen effizienter arbeiten und seine Ressourcen gezielter nutzen.
• Höhere Qualität: Der automatisierte Austausch elektronischer Geschäftsdokumente fördert die Datenqualität, da Eingabefehler wegfallen und die Genauigkeit der Informationen zunimmt. Somit entfällt auch eine Nacharbeit, um fehlerhafte Daten zu korrigieren.

Der elektronische Datenaustausch über EDI-Standards hat zudem auch strategische Vorteile für Unternehmen. Da wichtige Informationen in strukturierter Form schneller zur Verfügung stehen, können diese in Entscheidungsprozesse und Business Intelligence einfließen. Dadurch sind unterschiedliche Analysen (Produktivität; Soll/Ist-Vergleich; Lager-/Warenbestand), Simulationen und Prognoseverfahren möglich. Anhand der elektronischen Geschäftsdaten können Unternehmen diverse Prozesse optimieren, vom Einkauf und der Lagerhaltung bis hin zum Cash-Management.

Implementierung von EDI 

Die Vorteile des elektronischen Austauschs von Geschäftsdokumenten sprechen für sich. Dann bleibt Ihnen nur noch, in Ihrem Unternehmen die Voraussetzungen für eine genau auf Ihre Anforderungen zugeschnittene EDI-Implementierung zu schaffen. Am besten gehen Sie bei der Umsetzung einer EDI-Lösung schrittweise vor:

1. Bedarf analysieren:
   Gemeinsam mit Ihrem Partner für die EDI-Implementierung sollten Sie zunächst klären, welche Geschäftsprozesse und Dokumente die EDI-Lösung unterstützen soll. Welche Daten sollen ausgetauscht werden? Wählen Sie Prozesse und Daten, die strategisch den größten Mehrwert bei der EDI-Implementierung bieten.
2. Projektteam ausstatten:
   Die Umsetzung von EDI ist dann am erfolgreichsten, wenn das zuständige Projektteam über die erforderlichen Kompetenzen und Ressourcen verfügt. Hierzu gehört auch die Unterstützung seitens der Geschäftsführung.
3. EDI-Lösung auswählen:
   Damit Ihre Daten und Dokumente automatisiert übertragen werden, benötigen Sie eine passende EDI-Software, die die vereinbarten bzw. branchenüblichen Nachrichtenstandards und Ihre IT-Schnittstellen unterstützt. Prüfen Sie, welche Konfiguration von EDI für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist: gehostet in der Cloud, als Installation On-Premise oder eine Kombination von beidem. Häufig ist es nicht erforderlich, eine eigene EDI-Infrastruktur aufzubauen, die im Unternehmen Ressourcen bindet.
4. Informationen für die Implementierung zusammenstellen:
   Für die EDI-Implementierung benötigen Sie eine GLN (Global Location Number). Diese Nummer ist eine Art Ausweisdokument des Unternehmens für den nationalen und internationalen Geschäftsverkehr. Zudem sollten Sie das Austauschformat für Ihre EDI-Umsetzung festlegen. Nennen Sie Ihrem Implementierungspartner zudem Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen und treffen Sie schriftliche Vereinbarungen.
5. Systeme und Daten integrieren:
   Zunächst benötigen Sie die notwendige Infrastruktur, wenn Sie EDI On-Premise installieren, oder eine Kommunikationsanbindung für Ihren EDI-Anbieter, wenn Sie EDI aussourcen. Des Weiteren brauchen Sie EDI-Schnittstellen beim eigenen ERP-System. Auch müssen Sie die einzelnen Geschäftsprozesse im EDI-System abbilden. Vorlagen für solche EDI-Mappings stellen die meisten EDI-Anbieter zur Verfügung.
6. Mit Pilotprojekt beginnen:
   Wählen Sie ein geeignetes Pilotprojekt, um gemeinsam mit Ihrem EDI-Partner zu testen, ob das EDI-System richtig implementiert wurde und alle Voraussetzungen erfüllt sind. Im Verlauf des Pilotprojekts ist die Feinabstimmung an der ein oder anderen Stelle noch möglich. Nach erfolgreicher Durchführung des Pilotprojekts überführen Sie die elektronische Kommunikation in den Produktivbetrieb.
7. Changemanagement im Blick behalten:
   Der automatisierte Austausch elektronischer Dokumente führt in betroffenen Funktionsbereichen oft zu erheblichen Veränderungen: Die Arbeitsweise und der Personaleinsatz ändern sich. Die gesamte EDI-Implementierung sollten Sie daher von der Planung bis zum Produktivbetrieb aktiv mit Changemanagement begleiten. So nehmen Sie alle Beteiligten und Betroffenen im Unternehmen mit.

Wenn Ihr Unternehmen schrittweise vorgeht und die erforderlichen Voraussetzungen schafft, dürfte der erfolgreichen EDI-Implementierung nichts mehr im Wege stehen. Mithilfe eines kompetenten Partners nehmen Sie die organisatorischen und technischen Hürden spielend.

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