Ein Mentorenprogramm für benachteiligte Maya-Mädchen in Yucatan, Mexiko, eine bessere Verfügbarkeit von Muttermilch auf den Säuglings-Intensivstationen in Mississippi, unternehmerische Unterstützung für Navajo-Familien mit niedrigem Einkommen: Dies sind nur einige der Förderungen, die die W.K. Kellogg Foundation in der Vergangenheit vergeben hat, um Kinder, Familien und Gemeinden zu unterstützen. Seit 1930 arbeitet diese Organisation, die ursprünglich von der Frühstücksflocken-Legende W.K. Kellogg gegründet wurde, daran, die Welt über Fördergelder, nachhaltige Investitionen, Networking und Partnerschaften zu verbessern. 

Heute beschäftigt die W.K. Kellogg Foundation ca. 200 Mitarbeiter und betreibt Niederlassungen an sechs wichtigen Standorten, darunter der Hauptsitz in Battle Creek, Michigan, sowie Stellen in Mississippi, New Mexico, New Orleans, Haiti und in Teilen von Mexiko. An jedem dieser Standorte sind die Armutsraten hoch und die Ressourcen knapp – doch sie alle bieten großes Verbesserungspotenzial.

Dan Ryan, IT-Manager bei der W.K. Kellogg Foundation, hat vor seiner Zeit bei der Stiftung lange bei der lokalen Regierung gearbeitet, bevor er schließlich zur internationalen gemeinnützigen Arbeit wechselte. Er sah den Wechsel als Chance an, sozial mehr zu bewirken – und das nicht nur lokal. Ryans Job ist es, das weit verstreute Team der Stiftung mit der Technologie zu versorgen, die es für die grenzübergreifende Zusammenarbeit benötigt. Er selbst sieht Technologie als Möglichkeit, Menschen zusammenzubringen und so die Ziele der Stiftung effizienter und effektiver zu erreichen. 

Ryans Suche nach den richtigen Tools führte ihn zu Cloud Content Management von Box.

„Wenn man mit 200 extrem intelligenten Kollegen zusammenarbeitet, die allesamt so effizient und effektiv wie möglich arbeiten wollen, erkennt man schnell, ob man die richtige Technologie gefunden hat.“

Dan Ryan, IT Manager, W.K. Kellogg Foundation

Probleme mit der Schatten-IT

Noch vor wenigen Jahren füllte sich der zentrale Speicher der W.K. Kellogg Foundation rasant mit Daten. Zu dieser Zeit erkannte Ryan einen Trend unter seinen weit verstreuten Kollegen: den Ruf nach Mobilität. Ihre bestehenden Content-Management-Lösungen ermöglichten weder mobile Freigabe noch Governance. Deshalb versuchten Mitarbeiter, die Beschränkungen zu umgehen, und entwickelten eigene, nicht genehmigte Freigabemethoden: von E-Mail-Anhängen bis hin zu cloudbasierten Speichern. „Wir wussten, dass das Team eigene Lösungen nutzt“, erklärt Ryan zur mobilen Freigabe. „Das hinderte uns jedoch an der Governance unserer Daten.“

Er sprach mit Kollegen anderer Stiftungen, um herauszufinden, wie sie das Problem der Schatten-IT angingen. „Stiftungen unterstützen sich gegenseitig, wenn es um Best Practices geht. Die Zusammenarbeit in diesem Sektor ist überragend“, so Ryan. „Wie sind wir also auf Box gekommen? Indem wir mit Kollegen gesprochen haben.“

Der Umstieg auf Box diente unter anderem dem Risikomanagement. Die zentrale, cloudbasierte Content-Plattform ersetzt alle lokalen Server und bietet der Stiftung die nötige Mobilität und interne Governance. Mit der leistungsstarken Suchfunktion von Box erhält die W.K. Kellogg Foundation umfassende Einblicke in freigegebene Daten – über die gesamte Organisation hinweg. Ryan erklärt: „Die Suchfunktionen bieten uns viele geschäftliche Vorteile, die wir zuvor nicht hatten.“ Doch Box ermöglicht der Organisation noch zahlreiche weitere Verbesserungen, die Ryan bei der Auswahl der Content-Management-Lösung gar nicht auf dem Schirm hatte. 

„Wir modernisieren unsere Unternehmenskultur: weg von inoffiziellen Lösungen, hin zu Box.“

 Dan Ryan, IT Manager, W.K. Kellogg Foundation

Bessere Zusammenarbeit für eine schnellere Vergabe von Fördergeldern

Die Zentralisierung der Inhalte war nur der Anfang. Box bietet der W.K. Kellogg Foundation noch viele weitere Vorteile. So konnte die Stiftung entscheidende Prozesse, so auch die Vergabe von Fördergeldern, beschleunigen. Dank der Vision von Phil Scamihorn, dem Knowledge and Data Team Squad Leader, verlegte das Team den Prozess für die Zuweisung von Fördergeldvergaben und den Zugriff auf diese in Box und nutzte die Box APIs, um eine optimale Lösung zu schaffen. Durch die umfassende Umgestaltung des Portals für Förderempfängerdokumente, das zuvor auf SharePoint und der unternehmenseigenen Lösung Encompass basierte, konnte die Stiftung die Effizienz und Zusammenarbeit bei der Vergabe von Förderungen deutlich steigern. 

Das neue Portal bietet Mitarbeitern, die über Förderungen entscheiden, verschiedene Vorteile, darunter die automatische Aktualisierung von Inhalten, Benachrichtigungen zu Änderungen innerhalb der ihnen zugewiesenen Fälle sowie die Möglichkeit, Vertragsinhaber bei Vertragsabschluss automatisch zu benachrichtigen. Das Upgrade umfasst zahlreiche Verbesserungen, darunter die bessere Transparenz und Zugriffskontrolle für alle Beteiligten des Vergabeprozesses. Die Stiftung konnte SharePoint aus ihrer Infrastruktur beseitigen und spart so viele unnötige Serverkosten.

Für Ryan ist Box eine zukunftssichere Lösung: „Wenn wir zu einer anderen Lösung für die Fördervergabe wechseln, können wir Box weiterhin als Repository für die Inhaltsfreigabe verwenden.“

„Wir setzen auf Technologien und Plattformen, die gut zu unserem Programm passen. Unser Geschäft ist die Vergabe von Fördergeldern. Wenn uns die Technologie also keinen Mehrwert bietet, erhalten wir auch keine Genehmigung.“

 Dan Ryan, IT Manager, W.K. Kellogg Foundation

Optimiertes Änderungsmanagement dank Integrationen

Der Umstieg von der lokalen Speicherung von Inhalten auf die Cloud verlief reibungslos – nicht zuletzt, weil Ryan Box auf eine Weise implementieren konnte, die für alle Beteiligten funktioniert hat. „Beim Umstieg auf Box holten wir die Mitarbeiter da ab, wo sie waren“, erklärt Ryan. So konnten Mitarbeiter, denen der Umstieg nicht recht war, Box Drive verwenden, um Inhalte wie gewohnt in freigegebenen Laufwerken anzuzeigen. Und je mehr sie sich an die neue Lösung gewöhnten, desto einfacher war es, ihnen die Vorteile von Box näherzubringen, zum Beispiel die einfache Freigabe über die rechte Maustaste. Doch auch für anspruchsvollere Anwender, die offen für neue, mobile Funktionen waren, war Box laut Ryan perfekt geeignet.

Für die Organisation ist Box heute mehr als eine reine Content-Management-Plattform. Die W.K. Kellogg Foundation nutzt auch die Vorteile, die die Lösung durch die Automatisierung bestimmter Standardprozesse bietet. So verwendet die Personalabteilung Box beispielsweise für das Mitarbeiter-Onboarding. Zuvor musste für diesen Prozess ein Dokument per E-Mail an 48 verschiedene Personen gesendet werden, die es allesamt bearbeiten oder überprüfen mussten, bevor es an die nächste Person weitergegeben werden konnte. Box bietet der Organisation umfassende Transparenz für den gesamten Workflow, sodass Beteiligte ihre Aufgaben erledigen können, ohne den Prozess aufzuhalten.

Darüber hinaus lässt sich Box gut in die Produktivitätstools der Organisation integrieren, darunter Slack und Trello. Und Ryan plant Integrationen in weitere Tools wie Tableau. Zu künftigen technologischen Entscheidungen erklärt Ryan: „Ab jetzt muss jede Lösung, für die wir uns entscheiden, Box integrieren können.“

Unendliche Möglichkeiten für die Zukunft des Content Management

Angesichts der immer intensiveren Nutzung von Box in der W.K. Kellogg Foundation freut sich Ryan auf die künftige Entwicklung. So plant er beispielsweise die Verwendung von Box Governance, um Aufbewahrungsrichtlinien zu implementieren, die sich an aktuellen Praktiken orientieren und optimierte Protokolle nutzen.

Und für die vielen Terabyte an Fotos, die die Gemeindemitarbeiter produzieren, erwägt Ryan auch die Implementierung von KI mithilfe von Box Skills. Durch das automatische Geotagging der Bilder nach dem Hochladen in Box müsste sich die Organisation nicht mehr damit befassen, den Urheber eines Fotos zu ermitteln, um später Details dazu zu erfragen. „Seien wir ehrlich“, so Ryan. „Menschen kommen und gehen, aber Dateien bleiben. Mit Box Skills können wir Fotos einfach taggen und das automatisierte Tagging durch zusätzlichen Kontext ergänzen, um maschinelles Lernen zu integrieren und Informationen mit Funktionen wie Gesichtserkennung zu optimieren.“ 

„Es ist spannend, mitzuverfolgen, wohin sich der Sektor angesichts der hohen Transparenz, Offenheit und der vielen Integrationspunkte entwickelt“, erzählt er. „Box ist einfach die ideale Lösung für uns.“