Energie
Kritisches Wissen sichern für den
modernen Außendienst
Leistungsstarke Abläufe dank sicherer, KI-fähiger Inhalte
Energieunternehmen organisieren den Betrieb in Anlagen, an abgelegenen Standorten und in Netzen von Auftragnehmern und sehen sich dabei mit immer strengeren Vorschriften und zunehmendem Modernisierungsdruck konfrontiert. Die für diese Arbeit relevanten Inhalte – von Inspektionsprotokollen und Betriebsanweisungen bis hin zu Wartungsprotokollen und Genehmigungsunterlagen – sind häufig über gemeinsam genutzte Laufwerke und veraltete Ablageorte verstreut. Mit Box verfügen Energieunternehmen über eine einheitliche, der Governance unterliegende Plattform zur Verwaltung, Sicherung und Nutzung dieser Inhalte mithilfe von KI. So können Teams den manuellen Aufwand reduzieren und auch bei compliance-intensiven Workflows effizient arbeiten.
Teams und Auftragnehmer sicher
miteinander vernetzen
Der Betrieb im Energiesektor muss Büros, Anlagen und Netze von Auftragnehmern abdecken. Mit Box steht allen Beteiligten ein sicherer Ort zur Verfügung, an dem sie gemeinsam an vertraulichen Inhalten arbeiten können – und zwar ohne E-Mail oder isolierte Laufwerke. Techniker:innen im Außendienst greifen über mobile Geräte auf aktuelle Arbeitsanweisungen zu, Auftragnehmer:innen tauschen Dateien in demselben regulierten Bereich aus, und Ingenieurteams koordinieren ihre Arbeit, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.
Betriebsinhalte
mit KI nutzbar machen
In Inspektionsberichten, Wartungsprotokollen und Außendienstdokumenten ist Wissen enthalten, das sich nur schwer in großem Umfang erschließen lässt. Mit Box AI ändert sich das. Teams können dateiübergreifend Fragen stellen, Dokumente zusammenfassen und Datensätze vergleichen. KI-Agenten führen Aufgaben unter Einhaltung der bestehenden Berechtigungen aus. Gleichzeitig extrahiert Box Extract strukturierte Daten aus unstrukturierten Dokumenten und reduziert so den manuellen Erfassungsaufwand.
Betriebsabläufe
automatisieren
Im Energiebereich fällt ein stetiges Volumen an dokumentenintensiven Aufgaben an, das von der Erfassung von Außendienstdokumenten und dem Onboarding von Auftragnehmern bis hin zur Einreichung von Genehmigungsanträgen und Compliance-Prüfungen reicht. Box Automate verteilt diese Prozesse auf Personen, KI-Agenten und vernetzte Systeme und stellt sicher, dass dort, wo es darauf ankommt, eine Überprüfung durch Menschen erfolgt. Teams ersetzen E-Mail-Ketten durch strukturierte Workflows, die auf der Governance unterliegenden Inhalten basieren.
Signaturen in jeden Workflow integrieren
Box Sign unterstützt Genehmigungen und Unterschriften für Genehmigungsanträge, Sicherheitsabnahmen und Verträge mit Auftragnehmern im Content-Workflow.
Außendienstteams eine einzige zuverlässige Informationsquelle zur Verfügung stellen
Mit Box Hubs steht den Teams ein kontrollierter Bereich für aktuelle Abläufe und Anleitungen zur Verfügung, sodass Teams im Außendienst und im kaufmännischen Bereich gleichermaßen stets mit der richtigen Version arbeiten.
Anschluss an die Systeme, die die Energieversorgung gewährleisten
Box lässt sich mit den Tools verbinden, die Energieunternehmen bereits einsetzen, darunter SAP, ServiceNow und Microsoft 365, und bietet über 1.500 sofort einsatzbereite Integrationen.
Inhalte zu kritischer Infrastruktur schützen
Box Shield klassifiziert sensible Dateien und wendet automatisch Kontrollmaßnahmen an. Die Bedrohungserkennung und Aufbewahrung von Daten tragen zum Schutz kritischer Infrastrukturdaten bei.
Kritisches Betriebswissen sichern
Machen Sie institutionelles Wissen verfügbar. Geben Sie Außendienstteams und KI bei Bedarf Zugriff auf Anlagenhistorien, Verfahren und Fachwissen.
Dokumentenverwaltung im Ingenieurwesen
Stellen Sie sicher, dass technische Dokumente, Betriebsanweisungen und Sicherheitsprotokolle an allen Standorten kontrolliert, auf dem neuesten Stand und prüfungsbereit sind.
Zusammenarbeit mit Auftragnehmern und Partnern
Geben Sie Auftragnehmern, Lieferanten und Aufsichtsbehörden sicheren Zugriff auf Energieinhalte mit durchgängig einheitlichen Berechtigungen und Governance.
Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten im Außendienst
Extrahieren Sie Daten automatisch aus Inspektionsberichten und Außendienstdokumenten und leiten Sie die Aufgaben anschließend durch den entsprechenden Prüfprozess weiter.
Prüfungsfähige Aufzeichnungen gemäß den aufsichtsrechtlichen Vorschriften
Bewahren Sie Inspektionsprotokolle, Sicherheitsabnahmen und behördliche Einreichungen unter Einhaltung einheitlicher Aufbewahrungsfristen und unter Gewährleistung einer rechtlich abgesicherten Entsorgung auf.
Energieverträge umfassend verwalten
Verwalten Sie Auftragnehmervereinbarungen und Lieferantenverträge von der Anfrage bis zur Verlängerung mithilfe von KI, um wesentliche Vertragsbedingungen zu extrahieren und verschiedene Versionen zu vergleichen.
Heute noch mit Ihrer Energietransformation beginnen
Mit Box verfügen Energieunternehmen über eine zentrale Plattform für die Verwaltung, Sicherung und Bereitstellung wichtiger Inhalte. Erfahren Sie, warum Kunden auf Box vertrauen.