Die Ideenfindungs-Engine hinter großen Investitionen von Box

Große Investitionen beginnen ganz klein: eine einfache Idee, die Botschaften für die Kontaktaufnahme zu organisieren, die Lösung für ein Problem beim Lieferanten-Onboarding oder ein Konzept zur Skalierung des Kundenservice.

In der wichtigen Ideenfindungsphase der KI-Transformation werden diese ersten Ideen in funktionierende Prototypen umgewandelt. Und nur diejenigen, die so effektiv sind, dass sie unternehmensweit Wellen schlagen könnten, werden bei Box zu Investitionen, auf die sich die Wachstumsstrategie stützt. Diese Projekte werden als „Hero Agents“ bezeichnet.

Prospecting Agent: ein Experiment

Um die Ideenfindungsphase in Aktion zu erleben, sehen wir uns die Anfänge eines zentralen Vertriebs-Agents an, der von Senior Director of Sales Development Alex Hudzik gefördert wird.

Im Rahmen der zunehmenden Experimente im Box-Vertrieb entstanden in den Teams in EMEA und den USA mehrere Initiativen, die sich überschnitten, aber sich alle mit ähnlichen Herausforderungen der Akquise befassten. Anstatt die Bemühungen parallel ablaufen zu lassen, beschlossen die Teams, sie zu einer einzigen leistungsstarken Lösung zu bündeln: dem Intelligent Prospecting Agent.

„Wenn wir weniger Zeit aufwenden müssen, um herauszufinden, welchen Account wir ansprechen sollen, welche Personen innerhalb dieses Accounts wir kontaktieren müssen und was wir ihnen sagen sollen, dann haben wir bereits 90 % der Arbeit von Vertriebsmitarbeiter:innen erledigt“, so Hudzik. „Und wenn sie dafür nur noch 10 % der Zeit brauchen, können sie in den restlichen 90 % der Zeit tatsächlich mit Kund:innen sprechen.“

Indem der Prospecting Agent von Box die Funktionen der anfänglichen, experimentellen Agents vereinte, entwickelte er sich zu einer wichtigen Investition für Box. Demnächst wird er auch mit Salesforce-Daten verknüpft, kann Analysen zur Produktnutzung abrufen und unseren Produktmarketing-Hub nutzen, um einheitliche Botschaften zu gewährleisten.

„Der Agent befindet sich noch in Version 1.0“, meint Hudzik. „Wir müssen noch einiges optimieren – und wir möchten noch einige weitere Integrationen hinzufügen.“

Derzeit sind rund 20 Vertriebsmitarbeiter:innen an der Pilotphase beteiligt (das Ziel sind mehrere Dutzend nach Skalierung des Agents). Damit ist das Tool von Box auf dem besten Wege, ein Hero Agent zu werden – als „Produktvermarkter, den Verkäufer:innen in der Hinterhand haben sollten“, so Hudzik.

Zunächst muss der Agent jedoch den strengen Vier-Phasen-Ansatz von Box für die KI-Transformation durchlaufen und beweisen, dass er wirkungsvolle Ergebnisse liefern kann.

Definition der Ideenfindung

In der Ideenfindungsphase sollen interne Probleme und ineffiziente Abläufe untersucht werden. In dieser Phase entscheiden Unternehmen durch teamweite Experimente und strategische Priorisierung, welche Ideen sie weiterverfolgen möchten.

„Bei der Ideenfindung wird das, was man erreichen möchte, aus der Perspektive der Geschäftsprozesse untersucht. Dann folgt das Prozess-Mapping und die Überlegung, wo KI Vorteile erzielen kann“, erklärt Nora Soza, Senior Director of GTM Strategy and Operations.

 

Bei der Ideenfindung wird das, was man erreichen möchte, aus der Perspektive der Geschäftsprozesse untersucht. Dann folgt das Prozess-Mapping und die Überlegung, wo KI Vorteile erzielen kann.

Nora Soza, Senior Director of GTM Strategy and Operations bei Box

Wichtige Wege der Ideenfindung

Die Ideenfindung kann bei Box unterschiedlich ablaufen. Zunächst können Teams mit organischen Experimenten beginnen, beispielsweise über Demokonten in Box AI Studio, über Einreichungsformulare oder im Rahmen jährlicher Hackathons. Darüber hinaus können Fachbereichsverantwortliche Leitlinien zur Priorisierung bereitstellen, die zur Entstehung von Ideen beitragen.

„Agents, die letztlich zu unseren Hero Agents werden, sind nicht zwangsläufig von oben vorgegeben“, erklärt Robert Ferguson, Head of Corporate Strategy bei Box und Chief of Staff des CEO. „Es geht um den Mittelweg: Vielleicht stammt die Idee von einer Person im Geschäftsbereich, wurde dann aber von der Fachbereichsleitung aufgegriffen und vorangetrieben.“

1. Bottom-up-Ideen

Organische Erstellung in Box-Demokonten

In der Sandbox-Umgebung von Box AI Studio führen Mitarbeiter:innen von Box ständig Demos mit Agents durch, die vielleicht die neuen Hero Agents bei Box werden.

Hierzu zählt auch Hudziks Prospecting Agent, der die Vertriebsunterstützung verbessern soll.

Alles begann mit der einfachen Idee, die Art und Weise zu verbessern, wie Teams Zielgruppeneinblicke aus Kontaktaufnahme-E-Mails gewinnen und Botschaften gestalten. Während der Ideenfindungsphase identifizierte die Unternehmensführung diese Herausforderung als Chance mit großer Reproduzierbarkeit und kritischem Denken. Damit qualifizierte sich der Agent als wichtige Investition.

 

Der Agent verkörpert den Traum aller Vertriebsmitarbeiter:innen: einen Mini-Produktvermarkter in der Hinterhand zu haben, der dafür sorgt, dass Botschaften immer einheitlich sind.

Alex Hudzik, Senior Director of Sales Development bei Box

Seitdem hat Box Anwendungen wie Salesforce und Tableau sowie einen wachsenden Wissens-Hub in den Agent integriert.

„Um wirklich leistungsfähig zu sein, musste der Agent mit Kunden- und Produktdaten verbunden werden“, so Ferguson. „Daher haben wir letztendlich das Datenwissenschaftsteam einbezogen und ein Portal für Dateneinblicke aufgebaut, das auf unseren Produktdaten in GCP beruht.“

Hudzik erklärt, dass damit durch konkrete Daten und relevante Erkenntnisse Ungenauigkeiten reduziert werden.

„Der Agent verkörpert den Traum aller Vertriebsmitarbeiter:innen: einen Mini-Produktvermarkter in der Hinterhand zu haben, der dafür sorgt, dass Botschaften immer einheitlich sind, der Kundenprobleme klar aufdeckt, richtig differenziert und das wertbasierte Storytelling auf die jeweilige Zielgruppe zuschneidet“, fügt er hinzu.

Weitere Bottom-up-Ideen, die später von Führungskräften gefördert wurden: eine Wissensdatenbank, die den Kundenservice optimiert, und ein „Doc Bot“, der benutzerdefinierte Entwicklerdokumentation generiert.

Überwindung von Entwicklungshindernissen

Box erkannte, dass fehlende Programmierkenntnisse niemals ein brillantes Konzept ausbremsen dürfen. Also schuf das Team gleiche Voraussetzungen, sodass heute Mitarbeiter:innen aus allen Abteilungen in der Lage sind, die nächste große Idee vorzustellen.

„Wir wollten das Hindernis für Input aus dem Weg räumen, indem wir den alten Ansatz – bei dem man wissen musste, wie man einen Agent entwickelt, um eine Idee vorlegen zu können – abgeschafft haben“, erklärt Soza. „Wir haben dieses Hindernis abgebaut, indem wir sagten: ,Wie sieht Ihr Geschäftsprozess aus? Wie lautet Ihr Ziel? Das können Sie einreichen.‘ Wir haben also die Anforderung beseitigt, einen Agent entwickeln zu müssen.“

Um kontinuierlich Ideen zu sammeln, pflegt Box einen Hub, in dem Mitarbeiter:innen ein Formular einreichen und die Entwicklung eines benutzerdefinierten Agents anfordern können. Für jedes eingereichte Formular erstellt Box Doc Gen automatisch ein Dokument mit allen Details. Diese Dokumente werden dann in eine benutzerdefinierte Box-App eingespeist, in der die Leistung nachverfolgt wird.

Ideenfindung durch Hackathons

Auch die Hackathons von Box – bei denen weltweite Teams aus den Bereichen Entwicklung, Design, Produktmanagement sowie Kund:innen für 24 Stunden voller Kreativität und Zusammenarbeit zusammenkommen – können Ideen zutage fördern, die andernfalls übersehen werden. So erhalten Konzepte die nötige Aufmerksamkeit, um Geschäftsvorteile zu liefern.

„Es gibt enorme Bottom-up-Anstrengungen, die durch Hackathons, Menschen mit Ideen und die Einführung von Box AI Studio für zusätzliche Anwender:innen möglich wurden“, so Olivia Nottebohm, Chief Operating Officer bei Box.

2. Fokus der Fachbereiche

Nach der ersten Ideenfindung unterstützen Fachbereichsverantwortliche die Ideenfindungsphase, damit die wirkungsvollsten KI-Innovationen direkt in die Abläufe bei Box eingebunden werden.

Durch das Verständnis grundlegender Business-Workflows ist diese Gruppe besonders geeignet, die Priorisierung vorzunehmen, sich um die KI-Transformation über verschiedene Teams hinweg zu kümmern und Erfolge nachzuverfolgen. Das schafft einen systematischen, langfristigen Mehrwert statt nur schrittweiser Verbesserungen alltäglicher Aufgaben.

„Wir versuchen, unseren Fokus mehr und mehr darauf zu legen, wie wir große Prozessziele angehen wollen und wie KI uns bei der Transformation unterstützen kann. Wir prüfen allgemeine Geschäftsprozesse, die uns helfen, unsere ambitionierten Ziele für das Geschäftsjahr 2027 zu erreichen, und betrachten KI als Teil unseres Teams, der zum Erreichen dieser Ziele beiträgt“, fügt Soza hinzu.

 

Talente sind wichtig für unsere Wachstumsstrategie: Je schneller wir die richtigen Personen finden, rekrutieren und einstellen können, desto besser.

Robert Ferguson, Head of Corporate Strategy bei Box und Chief of Staff des CEO

Fachbereichsverantwortliche stellten beispielsweise fest, dass das Recruiting von zusätzlicher Unterstützung profitieren könnte, um die Einstellung bei Box zu beschleunigen und zu optimieren. Das führte dazu, dass unser Personalteam den Fokus auf die Entwicklung von Recruiting-Agents legte statt auf andere HR-Bereiche.

„Talente sind wichtig für unsere Wachstumsstrategie: Je schneller wir die richtigen Personen finden, rekrutieren und einstellen können, desto besser“, erklärt Ferguson.

In einem anderen Beispiel priorisierte Box einen Agent, mit dem Teams relevante Anwendungsfälle aufdecken können, damit Vertriebsmitarbeiter:innen Kund:innen besser ansprechen können. Weitere Ideen wie die Erstellung kurzer Zusammenfassungen und die Identifizierung von Partnern erwiesen sich bei der Anwendung als Nischenlösungen, auch wenn sie potenziell nützlich sein könnten.

Von Vorschlägen zur strategischen Pipeline

Konkurrierende Initiativen werden mithilfe des 2x2-Frameworks von Box für Reproduzierbarkeit und kritisches Denken beurteilt und priorisiert, wie in Artikel 1 dieser Serie besprochen.

Erste Ideen werden skalierbar, wenn Sponsoring durch Fachbereiche, klare Unterstützung und ein Schwerpunkt auf durchgängige Prozessveränderungen hinzukommen. Vielversprechende Ideen werden von neugierigen Entwickler:innen in Prototypen umgewandelt und dann von KI-Manager:innen geprüft und konsolidiert. Redundante Punktlösungen werden zu maßgeschneiderten Agents zusammengeführt.

„Es geht darum, mehrere Methoden zu nutzen, um die besten Ideen zu finden, und sich dann zu überlegen, wie die Roadmap dazu aussehen soll“, so Soza.

Phase 1 in Dauerschleife

Die Ideenfindung ist bei Box nach wie vor die treibende Kraft, auch wenn die strategische Ausführung immer mehr in den Mittelpunkt rückt.

„Wir möchten nicht einfach nur unsere Arbeitsweise transformieren“, meint Soza. „Wir nutzen das Ganze als Feedback-Schleife, um Informationen zurück an unser Produktteam zu leiten.“

 

Durch Feedback-Zyklen lässt sich beurteilen, was funktioniert.

Alex Hudzik, Senior Director of Sales Development bei Box

Innovationen erfordern laut Soza Bottom-up-Kreativität ebenso wie strategische Ausrichtung. In anderen Worten: Ohne Ideenfindung keine Innovation.

Diese Philosophie spiegelt die Haltung von Box wider, dass sich durch Feedback-Zyklen beurteilen lässt, was funktioniert. Indem wir neue Sichtweisen in unser Framework einbringen, erreichen wir das Gleichgewicht zwischen der Transformation von Aufgaben und der Integration unerwarteter Innovationen, die von überall im Unternehmen stammen können.

Für Hudziks Prospecting Agent gilt: Die Reise vom Experiment zur strategischen Investition hat gerade erst begonnen.