Die Geschäftswelt hat sich so stark verändert, dass selbst TechStart-ups, die in der digitalen Welt entstanden sind, die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und mit Partnern im Geschäftsumfeld überdenken.

Das galt auch für Udemy, einem Unternehmen hinter dem führende Investoren aus Silicon Valley stehen und welches 2010 das Online-Lernen völlig auf den Kopf stellte. Seitdem hat der weltweit größte Anbieter für Online-Unterricht mehr als 20 Millionen Nutzern geholfen. Professionelle Lehrkräfte erstellen Udemys umfangreiche Bibliothek mit 65.000 Kursen in mehr als 5.080 Sprachen in beliebten Themenbereichen, von der beruflichen bis zur persönlichen Weiterentwicklung. Udemy for Business bietet geschäftsrelevante Abonnements an, die Unternehmen auf Wunsch durch eigene Inhalte ergänzen können. Udemy hat Niederlassungen in San Francisco (USA), Dublin (Irland), São Paulo (Brasilien) und Ankara (Türkei).

Sean Young kam 2014 zu Udemy, da er von der Mission des Unternehmens, das Leben durch Lernen zu verbessern, überzeugt war. Sein IT-Team verbindet die weltweit verteilten Mitarbeiter von Udemy miteinander. Das IT-Team ist für verschiedene Bereiche zuständig, z. B. für die Auswahl der Arbeitstools, die Behebung von IT-Problemen und dAbläufe beim Eingliedern und beim Ausscheiden von Mitarbeitern — all das beeinflusst die Produktivität der Mitarbeiter und das schnelle Wachstum des Unternehmens.

Udemys Cloud Content Management-Strategie unterstützt das Geschäftsmodell und Markenversprechen des Unternehmens. Die Abläufe bei der internen und externen Verwaltung von Inhalten wirkt sich auf Umsätze und Gewinne aus.  

„Udemys Geschäftsmodell globale Trends ein: eine erweiterte Bandbreite, technologische Fortschritte, grenzübergreifender Handel und eine Kultur der Zusammenarbeit.“

– Sean Young, IT Manager, Udemy

Lektion gelernt: Wenn Technologie Betriebsabläufe behindert

2016 erkannte Udemy den Bedarf für eine Cloud Content Management-Plattform, die über die bestehenden IT-Lösungen wie Dropbox hinausging. Die damals 300 Mitarbeiter von Udemy benötigten einen einfacheren Zugriff auf die Unternehmensinhalte, um intern zusammenarbeiten und um Kunden, Schulungsleiter und Anbieter unterstützen zu können. Beim Eingliedern neuer Mitarbeiter musste Youngs IT-Team die Berechtigungen für den Zugriff auf die Teamunterlagen manuell zuweisen.

„Wir geben oft große Videodateien im Team weiter und mussten viel Zeit dafür aufwenden, den Mitarbeitern die richtigen Berechtigungen zuzuweisen“, sagt Young.

Obwohl das Team sein Bestes gab, wurden immer mehr Anfragen an die IT gestellt. Die Eingliederung neuer Mitarbeiter war umständlich, und ihnen fehlte der Zugriff auf wichtige Ressourcen, mit denen sie ihre Arbeit zügig hätten aufnehmen können. Die Mitarbeiter machten außerdem ihrem Frust Luft, was die Moral und die Produktivität beeinträchtigte. Das Team von Udemy wollte zudem die Compliance mit den sich verändernden globalen Bestimmungen sicherstellen. Je größer die Teams und die Dateien wurden, desto mehr Probleme traten auf.

Cloud Content Management als Antrieb für die verteilte Belegschaft

Udemy hat sich für Box als neuen Partner für Cloud Content Management entschieden, um die Produktivität der Mitarbeiter bei wachsender Unternehmensgröße zu steigern und den permanenten Schutz globaler Daten sicherzustellen. Als Box Services 4 TB an Daten in Box verlagerte, waren die Vorteile sofort klar.

Zuverlässige Datensicherheit. Die Cloud-Infrastruktur und der serviceorientierte Aufbau von Box geben Youngs Team die nötige Flexibilität Applikationen zusammenzustellen, die die Mitarbeiterproduktivität steigern, lokale Daten auf Benutzercomputern und Servern sichern und die Speicherung optimieren. Young sagt, dass er nachts wieder besser schlafen kann, weil er die Daten des Unternehmens in sicheren Händen weiß.

„Dank der Redundanz und der Infrastruktur von Box müssen wir uns keine Sorgen mehr machen.“

– Sean Young, IT Manager, Udemy

Digitalisierte Unternehmensprozesse. Youngs IT-Team hat wiederkehrende Aufgaben mithilfe der nativen Integrationen von Box in Okta für Single Sign-In und Slack für Livegespräche in Echtzeit automatisiert. Das IT-Team muss die Benutzerberechtigungen beim Eingliedern und beim Ausscheiden von Mitarbeitern nicht mehr manuell verwalten. Stattdessen können die Teamleiter von Udemy einfach die betreffenden Benutzer in Okta und Slack in die entsprechenden Abteilungsgruppen aufnehmen (oder aus den Gruppen entfernen), und Box weist die Berechtigungen anhand dieser Angaben zu.

„Die Abläufe beim Eingliedern und beim Ausscheiden von Mitarbeitern sind deutlich einfacher. Wir können Benutzer mühelos hinzufügen und entfernen, wenn sich der Bedarf an Berechtigungen verändert.“

– Sean Young, IT Manager, Udemy

Zufriedenere und produktivere Teams. Die Produktivität der Mitarbeiter bei Udemy ist deutlich gestiegen. Sie berichten, dass die IT-Lösungen benutzerfreundlicher sind. Die Mitarbeiter arbeiten lieber mit Box als mit Schatten-IT-Lösungen. Es ist wichtig , dass jedem die Tools zur Verfügung stehen, mit denen er in seiner Rolle wachsen und produktiv sein kann“, sagt Young. Neue Mitarbeiter werden schnell eingegliedert. Youngs Team bekommt „nahezu keine Anfragen wegen des Zugriffs auf Box, nach der Eingliederung der Mitarbeiter“.

Verbesserte Governance. Heute kann das IT-Management-Team feststellen, wie die Daten für Mitarbeiter und für Außenstehende freigegeben werden. Young erklärt: „Die Entscheidung für Box aus Sicht der IT war einfach. Jetzt haben wir eine Sorge weniger.“

„Wir können besser nachvollziehen, wie wir Daten und Informationen innerhalb und außerhalb des Unternehmens freigeben.“

– Sean Young, IT Manager, Udemy

In einer Welt, in der sich die Anforderungen ebenso rasch verändern wie das Online-Lernen, beeinflussen die Mitarbeiter- und Partnererfahrungen die Geschäftsergebnisse gleichermaßen. Letztlich geht es immer darum, den Menschen zu helfen, ihr Leben zu verbessern. Die Macht durch Bildung Veränderung voranzutreiben, geht über Sprachen und Kultur hinaus. Und das jetzt gilt auch für Udemys Cloud Content Management-Strategie.