Das sich selbst verstärkende Problem: Wie der Box Agent die wachsende Herausforderung durch immer mehr Unternehmensinhalte bewältigt
Wenn KI Ihr Problem mit unstrukturierten Daten nicht löst, verschlimmert sie es möglicherweise sogar.
Jede KI-generierte Zusammenfassung, jeder Bericht und jedes Dokument vergrößert den Berg an Inhalten. Dadurch wächst die Unübersichtlichkeit schneller, als ein Team sie bewältigen kann.
Für Sie als Führungskraft stellt sich 2026 nicht mehr die Frage, ob Sie KI einführen sollten. Entscheidend ist vielmehr, ob Ihr Unternehmen sie nutzen kann, bevor sie genau die Herausforderungen weiter verschärft, die Sie lösen möchten.
Wir haben mit Yashodha Bhavnani, Head of AI bei Box, darüber gesprochen, was Unternehmen wirklich daran hindert, dieses Problem zu lösen – und worin der Ansatz des Box Agent anders ist.
Wesentliche Erkenntnisse
- Für Unternehmen, die KI einsetzen, bestehen die zentralen Herausforderungen darin,sie sicher zu steuern, ihr Ihre unstrukturierten Inhalte als zuverlässige Grundlage bereitzustellen und sie an Ihre spezifischen Workflows und Anwendungsfälle anzupassen.
- Künstliche Intelligenz kann die bereits bestehende Informationsflut noch verschärfen, indem sie noch mehr Zusammenfassungen, Berichte und Dokumente erstellt. Unternehmen benötigen eine Content-KI, die diese Inhalte effektiv verwalten und nutzen kann
- Box Agent ist ein sicherer, inhaltsorientierter Enterprise-KI-Agent, der leistungsstarke KI-Modelle mit einem Verständnis für Enterprise-Dateisysteme und den jeweiligen Kontext kombiniert, um Wissensarbeit zu vereinfachen
- Box Agent lässt sich über Box AI Studio anpassen, um benutzerdefinierte Workflows und Agenten zu erstellen und damit den Einsatz von Agenten in Arbeitsabläufen auszuweiten.
- Der Box Agent wird durch zusätzliche Tools, eine erweiterte Agentenverwaltung, mehr Anpassungsmöglichkeiten und weitere Integrationen zur Unterstützung umfangreicher Unternehmensworkflows kontinuierlich leistungsfähiger.
Sie haben beschrieben, dass KI das Problem der unstrukturierten Daten möglicherweise verschlimmert, anstatt es zu lösen. Wie kommt es dazu?
Aus meinen Gesprächen mit CIOs von Fortune-500-Unternehmen geht klar hervor, dass sich KI von einer experimentellen Technologie zu einer Lösung entwickelt hat, von der Umsatzsteigerungen, ein besserer ROI und konkrete Geschäftsergebnisse erwartet werden.
Die meisten Unternehmen verfügen jedoch zu 90 % über Inhalte, die in unstrukturierten Formaten vorliegen – Dokumente, Präsentationen, Verträge, Besprechungsnotizen, E-Mails. Dies schränkt die Einsatzmöglichkeiten von KI ein, da es sich hierbei um Daten handelt, die sich nicht ohne Weiteres abfragen, analysieren oder nutzen lassen.
Und nun erzeugen KI-Tools immer mehr Inhalte, was das Problem noch verschärft.
Daher ist es unerlässlich, über eine Content-KI zu verfügen, die all diese ungenutzten Inhalte für das Unternehmen tatsächlich zugänglich und nutzbar macht.
Nehmen wir einmal an, Sie hätten gerade eine:n Doktorand:in direkt nach dem Studium eingestellt. Diese:r ist wirklich klug und gut ausgebildet. Wenn er/sie jedoch nichts über Ihr Unternehmen oder Ihre Arbeitsweise weiß, ist der Mehrwert, den er/sie bieten kann, begrenzt.
Was hindert Unternehmen daran, dieses Problem zu lösen?
Drei Dinge: Kontext, Struktur und Sicherheit.
Kontext: Nehmen wir einmal an, Sie hätten gerade eine:n Doktorand:in direkt nach dem Studium eingestellt. Diese:r ist wirklich klug und gut ausgebildet. Wenn er/sie jedoch nichts über Ihr Unternehmen oder Ihre Arbeitsweise weiß, ist der Mehrwert, den er/sie bieten kann, begrenzt.
Unternehmen sehen sich bei Allzweck-KI denselben Einschränkungen gegenüber. Den „Frontier“-Modellen fehlt das unternehmensspezifische Wissen – über Prozesse, Terminologie und institutionelle Gegebenheiten –, das für den sinnvollen Einsatz von KI unerlässlich ist. Ohne dieses Wissen muss jemand diesen Kontext jedes Mal manuell für jede Eingabe bereitstellen.
Ein Beispiel: Wenn Sie mehr als 200 Finanzdokumente analysieren, um eine Präsentation für einen Termin zur Finanzberichterstattung zu erstellen, müssen Sie die Strategie, Vorlagen und Markensprache Ihres Unternehmens kennen.
Ein KI-Agent ohne diesen inhärenten Kontext gleicht jenem klugen Doktoranden, der nicht weiß, wo er anfangen soll. Seine Ergebnisse werden zwar gut sein, aber letztendlich zu allgemein gehalten, um von Nutzen zu sein.
Sicherheit: Niemand kann sich Datenlecks, Verstöße gegen Berechtigungsregeln oder Verstöße gegen Compliance-Vorgaben leisten. Die Befürchtung, dass KI möglicherweise sensible Informationen offenlegen oder unsachgemäß handhaben könnte, hält viele Unternehmen davon ab, sie in großem Umfang einzusetzen. Von KI-Systemen und -Anbietern höhere Standards zu fordern, um Sicherheit auf Enterprise-Klasse zu gewährleisten, ist durchaus richtig.
Struktur: Jede KI kann Inhalte zusammenfassen. Damit ein KI-Agent jedoch tatsächlich von Nutzen ist, muss er die Struktur dieser Inhalte wirklich kennen. Das bedeutet, dass man das Dateisystem verstehen muss, wissen muss, dass verschiedene Versionen derselben Datei existieren, und dass man beispielsweise erkennen sollte, dass für die aktuellsten Dateien der Ordner mit dem Namen „2026“ verwendet werden sollte. All diese Details zum Inhalt, die alle in dessen Struktur verankert sind, sind entscheidend für den effektiven Einsatz von Inhalten mithilfe von KI.
Ohne diese Struktur erhalten Sie am Ende KI-Antworten, die nicht hilfreich sind. Ebenso stellt das Verständnis der Dateistruktur – sowie eine Dateistruktur, die sowohl auf Agenten als auch auf Benutzer:innen zugeschnitten ist – sicher, dass die KI Workflows mit höherer Genauigkeit und geringerem Rechenaufwand automatisieren kann.
Wie bewältigt Box Agent diese drei Hindernisse konkret?
Wir haben den Box Agent als KI-Lösung für Enterprise-Inhalte entwickelt, die auf der langjährigen Erfahrung von Box sowie dessen Fachwissen in den Bereichen Enterprise-Wissen, Dateisysteme und Sicherheit basiert.
Dies ist weit mehr als nur eine Hülle für die neuesten Modelle. Der Box Agent wurde speziell dafür entwickelt, das Dateisystem und die Struktur eines Unternehmens zu erfassen. Er nutzt wesentliche Signale aus diesem Dateisystem, darunter Relevanz und Nutzungshäufigkeit, um präzisere, fundiertere Antworten auf Fragen von Benutzer:innen zu liefern und Workflows zuverlässiger zu automatisieren.
Darüber hinaus bietet er zwei sicherheitsrelevante Vorteile, von denen ich weiß, dass sie für Unternehmen besonders wichtig sind:
- Er folgt derselben Berechtigungsstruktur wie der/die Benutzer:in, sodass kein unbefugter Zugriff möglich ist; und
- Die Box-Plattform bietet Ihnen Zugang zu den neuesten KI-Technologien und stellt gleichzeitig sicher, dass Ihre Daten niemals in das Modell gelangen.
Box Agent kann von stark regulierten Unternehmen eingesetzt werden, darunter im Gesundheitswesen, im Finanzsektor und sogar im öffentlichen Sektor – darauf sind wir stolz.
Wir wissen schließlich, dass jedes Unternehmen einzigartig ist und über eine individuelle Unternehmenssprache, Marke, Richtlinien und Inhaltsarten verfügt – und die Agenten müssen in der Lage sein, in diesem Umfeld zu arbeiten.
Aus diesem Grund lässt sich der Box Agent mithilfe von Box AI Studio individuell anpassen, um den spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens gerecht zu werden.
Bei genauerer Betrachtung ist die Entwicklung eines Agenten tatsächlich sehr schwierig. Sie müssen Modelle hosten, Ihren neuen Agenten sichern und ihn anschließend an Ihre Inhalte anbinden. Außerdem müssen Sie konkrete Beispiele und Anweisungen hinzufügen, damit der Text zweckbezogen ist.
Box AI Studio bietet all dies in einer „No-Code“-Umgebung und ermöglicht es Ihnen, Chatbots speziell auf das Profil Ihres Unternehmens zuzuschneiden – unter Berücksichtigung von Zugriffsberechtigungen für Inhalte und auf der Grundlage Ihres Wissensbestands.
All dies geschieht direkt in Box, sodass Sie Ihre Daten weder verschieben noch hochladen müssen und sich keine Gedanken über deren Sicherheit machen müssen. Das bedeutet auch, dass der Agent immer mit den aktuellsten Versionen Ihres Unternehmenswissens arbeitet. Dadurch bleibt der Agent stets auf dem neuesten Stand und passt sich Ihrem sich weiterentwickelnden Unternehmen an.
Bei genauerer Betrachtung ist die Entwicklung eines Agenten tatsächlich sehr schwierig. Sie müssen Modelle hosten, Ihren neuen Agenten sichern und ihn anschließend an Ihre Inhalte anbinden. Außerdem müssen Sie konkrete Beispiele und Anweisungen hinzufügen, damit der Text zweckbezogen ist.
Wie wird sich Box Agent Ihrer Meinung nach in Zukunft weiterentwickeln?
Es gibt drei Ebenen, auf die ich mich unglaublich freue.
Die erste Ebene umfasst all die zusätzlichen Tools, die der Box Agent erhalten wird. Derzeit nutzt der Box Agent die neuesten Funktionen zur Erstellung von Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen; im Laufe der Zeit wird er um weitere Tools und Funktionen erweitert, um die Suche im Internet oder die Durchführung mehrerer Aktionen in Ihrem Box-Dateisystem zu ermöglichen.
In der zweiten Ebene geht es darum, den Box Agent für den unternehmensspezifischen Einsatz noch individueller anpassbar zu machen. Das bedeutet, dass Endbenutzer:innen die Möglichkeit erhalten, Agenten für ihre eigenen Workflows problemlos selbst zu erstellen. Stellen Sie sich einen maßgeschneiderten Assistenten für das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen vor, der Ihnen mehrere Tage an Schulungen und Einzelgesprächen erspart, oder einen Assistenten, der Ihre Inhalte so organisiert, dass andere in Ihrem Unternehmen diese leichter finden und verstehen können.
Die letzte Ebene, auf die ich mich am meisten freue, betrifft Agenten, die bei umfangreichen betrieblichen Prozessen helfen und diese sogar verwalten – unabhängig davon, ob diese deterministischer oder nichtdeterministischer Natur sind. Stellen Sie sich eine große Versicherungsagentur mit 10.000 Mitarbeiter:innen vor, die herausfinden muss, ob Fotos bei verschiedenen Schadenfällen mehrfach verwendet werden. In dieser Zukunft kann ein Agent Schadensfälle überprüfen und bearbeiten – unter angemessener menschlicher Aufsicht – und doppelte Fotos effizienter erkennen sowie damit zusammenhängende Schadensfälle kennzeichnen.
Dies könnte den Durchsatz erheblich steigern und Betrugsfälle reduzieren, wodurch sich Einsparungen in Millionenhöhe im Geschäftsergebnis ergeben würden, während gleichzeitig mehr Spielraum für menschliche Versicherungssachverständige geschaffen würde, um Aufgaben mit größerer Wirkung zu übernehmen und so ihren Kundenstamm zu vergrößern.
Die Herausforderung im Zusammenhang mit unstrukturierten Daten ist nicht neu. Doch die rasante Verbreitung von KI in Unternehmen verschärft dieses Problem zunehmend. Nach Ansicht von Bhavnani erfordert die Lösung das Zusammenspiel von drei Faktoren: eine KI, die den Kontext Ihres Unternehmens versteht, ein Dateisystem, in dem sie sich intelligent zurechtfinden kann, sowie Sicherheitsmaßnahmen der Enterprise-Klasse.
Der Box Agent basiert auf allen drei Komponenten, wobei Box AI Studio dies noch weiter ausbaut und maßgeschneiderte Workflows sowie Agenten ermöglicht, die auf spezifische geschäftliche Anforderungen zugeschnitten sind. Um mehr über die Funktionen des Box Agent zu erfahren, lesen Sie bitte die vollständige Ankündigung.
* Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.