Contract Lifecycle Management: mit Box sicher und zeitsparend
Mit modernem CLM steigern Sie die Effizienz bei der Vertragsverwaltung, reduzieren Risiken und stellen problemlos die Einhaltung rechtlicher Vorschriften sicher.
Contract Lifecycle Management – für mehr Ordnung und schnellere Prozesse
Die Vertragsverwaltung kann viel Arbeitszeit beanspruchen, wenn die Verträge teils noch in Papierform und teils schon elektronisch vorliegen: Es braucht eine gehörige Portion an Zeit, Umsicht und Disziplin, Verträge ohne oder nur mit partieller elektronischer Unterstützung so abzulegen, dass sie auch sicher wiedergefunden werden. Außerdem sollten alle Unterlagen zu einem Vertrag nach Möglichkeit gemeinsam abgelegt sein. Bei der Erstellung oder Änderung eines Vertrags sollten alle Prozesse aufeinander abgestimmt sein und schließlich müssen Verträge nach allen gesetzlichen Regeln aufbewahrt werden.
Erleichtern Sie sich die Arbeit! Digitales Contract Lifecycle Management (CLM) hilft Ihnen bei der stringenten und schnellen Verwaltung von Verträgen mit all ihren Aspekten. Mit der CLM-Software von Box definieren Sie Prozesse, um die Erstellung, Verhandlung und den Abschluss von Verträgen zu optimieren. Profitieren Sie zusätzlich von der sicheren, gesetzes- und Compliance-konformen Aufbewahrung dieser sensiblen Dokumente. Analysetools helfen Ihnen darüber hinaus bei der Gewinnung wichtiger Erkenntnisse.
Digitales Contract Lifecycle Management erleichtert Ihre Arbeit
Zentralisierte Vertragsarchive
Speichern Sie alle Verträge an einem zentralen Ort in der sicheren Cloud. So wissen alle, die an der Er- oder Bearbeitung von Verträgen beteiligt sind, wo sie die Dokumente finden. Arbeiten Sie vom Büro aus oder von unterwegs: Sie und Ihr Team haben immer Zugriff auf alle Dokumente. Die Dateizugriffsrechte können abgestuft vergeben werden.
Workflow-Automatisierung
Erstellen Sie Workflows, die Arbeitsvorgänge sinnvoll strukturieren. Wenn eine Unteraufgabe abgeschlossen ist, erhält die Person, die den nächsten Schritt bearbeitet, eine Nachricht mit Deadline für die Erledigung. Für Standardverträge erstellen Sie andere Workflows als für spezialisierte Verträge mit besonderen Anforderungen.
Elektronische Signaturen
Statt Verträge für die Unterschrift auszudrucken und in Papierform per Post zu schicken, lassen Sie einen Vertrag einfach elektronisch unterschreiben. Dabei bleibt der Vertrag immer sicher gespeichert im CLM-Tool von Box. Das ist für Sie und Ihre Vertragspartner:innen bequemer und übersichtlicher.
Compliance-Management
Mit digitalem Contract Lifecycle Management stellen Sie sicher, dass Verträge in Übereinstimmung mit allen relevanten Anforderungen gehandhabt werden. So reduzieren Sie das Risiko von Verstößen, verbessern die Geschäftsbeziehungen und schützen das Unternehmen vor möglichen rechtlichen Konsequenzen.
Kernfunktionen
Reibungslose Zusammenarbeit
Da Contract Lifecycle Management mit Box vollständig in der Cloud stattfindet, können Sie, Ihre Teams sowie Vertragspartner:innen bequem von jedem Ort aus gemeinsam und gleichzeitig an den Vertragsdateien arbeiten.
Einfacher Gedankenaustausch
Kommentare und Anregungen hinterlassen Sie direkt im jeweiligen Dokument. Das reduziert die Kommunikation per Mail und Chat nahezu auf null und alle behalten den Überblick.
Abgestufte Dateiberechtigungen
Steuern Sie die Zugriffsberechtigung für jede Einzeldatei in sechs Stufen – ohne ein Zutun des Admins. Wenn der Zugriff einzelner Personen auf ein oder mehrere Dokumente nicht mehr nötig ist, nehmen Sie die Berechtigungen wieder zurück.
Benutzerdefinierte Workflows
Erstellen Sie mit Box Relay elektronische Arbeitsabläufe, wie sie für Ihr Unternehmen und die jeweilige Vertragsart am besten passen. Sie können dafür mitgelieferte Vorlagen nutzen oder ganz eigene Workflows erstellen.
Vertragsentwicklungen abfragen
In der Admin-Konsole von Box können Sie nachvollziehen, wie weit die Arbeit an einem Vertrag gediehen ist. Über die Vertragsentwicklung lässt sich mit wenigen Klicks ein Bericht erstellen.
Detaillierte Berichte
Erstellen Sie automatisiert Berichte über die Fortschritte bei verschiedenen Verträgen und teilen Sie sie mit Vorgesetzten oder Partnern. So haben alle wichtigen Stakeholder den gleichen Wissensstand.
Einfache Dateivorschau
Die Vorschaufunktion für mehr als 120 verschiedene Dateiformate ermöglicht Ihnen das Weiterarbeiten unterwegs. Auf Ihrem mobilen Gerät müssen nicht alle Apps und Programme installiert sein, um einen Vertrag zu überprüfen.
Tiefergehende Einblicke
Durch maschinelles Lernen mit Box Skills erfahren Sie mehr über Ihre Verträge und deren Bearbeitung, als Sie jemals vorher wussten. Diese Einblicke können Sie für Ihre weitere Arbeit gewinnbringend nutzen.
Erfüllung von Compliance-Standards
Mit Box Governance erfüllen Sie die Anforderungen an die Aufbewahrung von Vertragsunterlagen gemäß FINRA, SOX und FLSA.
Sicherheit hat Priorität
Mit globalen Sicherheitskontrollen, der Möglichkeit, Dateien mit Wasserzeichen zu versehen, sowie integrierten Auditfunktionen sind Ihre Daten im CLM-Tool von Box auf verschiedenen Ebenen bestens gesichert.
Datei-Versionskontrolle
Dateien in Box haben eine integrierte Versionierung. Damit ist gesichert, dass alle Beteiligten immer an der neuesten Version etwa eines Vertragsentwurfs arbeiten. Wenn nötig, kann auf ältere Versionen zurückgegriffen werden.
So unterstützt Sie Box beim Contract Lifecycle Management
Mit Box Relay Arbeitsabläufe effektiv gestalten
Erstellen Sie automatisierte Workflows, die allen Beteiligten einen sicheren Rahmen dafür geben, was ihre Aufgabe ist und wann sie diese am besten erledigen. Workflows lassen sich jederzeit an veränderte Bedingungen anpassen. Behalten Sie stets den Überblick darüber, wie weit die Bearbeitung eines Vertrags oder eines Vertragsentwurfs gediehen ist.
Mit Box Skills schnell auf Veränderungen reagieren
Wenn sich gesetzliche Rahmenbedingungen ändern, müssen manche Verträge rasch angepasst werden. Mit den Metadaten von Box Skills finden Sie schnell heraus, welche Verträge von den Änderungen betroffen sind. So gelingt es Ihnen ohne Mühe, Vertragsunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten.
Digitale Transformation im Rechtswesen
Verträge sind oft streng vertraulich und enthalten hochsensible Inhalte. Zudem arbeiten beim Entwurf eines Vertrags meist verschiedene Fachprofis sowie die Vertragspartner mit – und der Zeitdruck ist oft groß. Umso wichtiger ist es, das gesamte Contract Lifecycle Management mit einer CLM-Software zu betreiben, die nicht nur zahlreiche starke Sicherheitsfeatures mitbringt, sondern auch die reibungslose Zusammenarbeit und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen enorm erleichtert. Box unterstützt Juristinnen und Juristen dabei, ihre Workflows zu modernisieren.