Was bedeutet Enterprise Content Management?

Die Verwaltung von Unternehmensinhalten (Enterprise Content Management, ECM) ist der Prozess und die Methode zur Speicherung, Archivierung und Wiederauffindung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens oder einer ähnlich großen Organisation. Mithilfe einer ECM-Plattform werden Dokumente und andere Unterlagen digitalisiert, zentralisiert und geschützt. Der Produktivitätsverlust, der durch die beim Suchen nach Unterlagen aufgewendete Zeit entsteht, wird verringert und die ECM-Plattform fungiert als Backup-System für Dokumente und gewährleistet, dass der Datennachweis immer verfügbar ist.

ECM in der Cloud

Verabschieden Sie sich vom lokalen Speichern. Unbegrenzter Cloud-Speicher versetzt Sie in die Lage, selbst Ihre ältesten Dokumente zu migrieren und neue Dateien an einem zentralen Aufbewahrungsort zu speichern, sodass Datenverlust verhindert und die Auffindung vereinfacht wird.

Senken Sie die Betriebskosten. Box kümmert sich um die gesamte Wartung und Sicherung der Server, beseitigt damit die Datenverwaltungsaufgaben früherer Zeiten und steigert die Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer Daten.

Garantieren Sie Compliance. Präzise Steuerung der Berechtigungen, detaillierte Zugriffsprotokolle und automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien sorgen bei Audits mühelos für den Compliance-Nachweis.

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Finden Sie benötigte Dateien sofort

Kein langwieriges Suchen mehr. Alle Dateien werden an einem zentralen, durchsuchbaren Aufbewahrungsort gespeichert, sodass Sie keine Ordner auf lokalen Rechnern, in Aktenschränken und Lagerräumen aufwendig durchstöbern müssen.

Klassifizieren Sie Ihre Inhalte. Finden Sie Inhalte blitzschnell per Metadatensuche. Bewährte Vorlagen sorgen durch Attribute wie Dateityp, Versionsdatum, Autor und Tags für schnelles Auffinden von Dokumenten.

Verhindern Sie Datenverluste und -offenlegung. Migrieren Sie Dateien von lokalen Rechnern, digitalisieren Sie veraltete Ablagesysteme und etablieren Sie Zugriffsberechtigungen, sodass der Verlust von Dokumenten und die Offenlegung von Daten verhindert werden kann.

So können Sie Ihre digitalen Assets verwalten

Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe optimieren

Halten Sie Ihre Dateien auf dem neuesten Stand. Mit Box Edit werden lokal bearbeitete Dateien automatisch mit Box Accounts synchronisiert, sodass die Aktualität der Dokumente stets gewährleistet ist.

Steigern Sie die Produktivität. Alle betroffenen Teammitglieder erhalten bei Änderungen an einer gemeinsam genutzten Datei eine Benachrichtigung, sodass schnelle Iterationen bei Kooperationsprojekten möglich sind.

Automatisieren Sie Genehmigungen. Standardisieren Sie Genehmigungsprozesse für Dateien, die interne oder externe Freigabe erfordern, um Fehlerquellen zu verringern und die Entscheidungsfindung zu modernisieren.

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Freigabe großer Dateien an beliebige Personen

Übertragen Sie große Dateien. Senden Sie Dateien beliebiger Größe – oder sogar ganze Ordner – mit einem einfachen Link und einem Klick, ohne sich um die bei E-Mail-Anhängen übliche Größenbeschränkung sorgen zu müssen.

Übermitteln Sie Dokumente an externe Partner. Übertragen Sie Dateien an externe Stellen, um Rückmeldungen und Genehmigungen einzuholen. Die Empfänger benötigen für die Überprüfung und Verwaltung freigegebener Dokumente keinen Box Account.

Schützen Sie vertrauliche Dokumente. Weisen Sie Zugriffsberechtigungen zu, sperren Sie Downloads und Dokumente und überwachen Sie Aufrufe und Freigaben, um die Integrität und Vertraulichkeit freigegebener Dateien zu wahren.

Eine sichere Lösung für regulierte Branchen

Schützen Sie PHI. Übertragen Sie medizinische Datensätze und DIACOM-Dateien zwischen Ärzten, Anbietern und Versicherungsgesellschaften. Box hat die HIPAA Business Associate Agreements (BAAs) bei allen Kunden im Gesundheitswesen unterzeichnet.

Garantieren Sie FINRA-Compliance. Automatisieren Sie Hypothekenabläufe, optimieren Sie Vertragsverhandlungen und geben Sie Finanzdokumente frei. Box sorgt für die Sicherheit von Finanzinformationen und ist vollständig FINRA-konform.

Erfüllen Sie FedRAMP- und EU-Normen. Profitieren Sie von behördenübergreifender Zusammenarbeit und statten Sie Notfallpersonal mit dem Zugang zu lebensrettenden Daten aus, wobei strenge staatliche Sicherheitsbestimmungen eingehalten werden.

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Sicherheit und Compliance

Erfassen Sie Aufrufe und Änderungen. Weisen Sie den korrekten Umgang mit Informationen durch detaillierte Audit-Verfolgung nach und stellen Sie umfassende Berichte zu allen früheren Änderungen und Aufrufen von Dokumenten zur Verfügung.

Legen Sie automatische Aufbewahrungsrichtlinien fest. Richten Sie Regeln und Kalendarien für die Konservierung, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten ein, um den Verlust von Dateien zu verhindern, die für die Compliance erforderlich sind.

Schützen und verschlüsseln Sie Daten. Präzise Zugriffssteuerung gewährleistet, dass Dateien nur von befugten Stellen aufgerufen werden können, und durch die Verschlüsselung von Dokumenten wird die Preisgabe sensibler Informationen verhindert.

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