Eine einfachere Methode für das Verwalten von Inhalten

Legacy-Server

Inhalte intuitiv organisieren

Einfach ausgedrückt: Die Methoden, mit denen Unternehmen ihre Inhalte heute verwalten, funktionieren nicht mehr. Unternehmen geben Millionen von US-Dollar für die Bestandssysteme der ECM-Software und -Server sowie für Support und Implementierung dieser Systeme aus, aber die Mitarbeiter nutzen dennoch ihre eigenen nicht autorisierten Tools und Consumer-Lösungen.

 

Stellen Sie sich dagegen jetzt eine Enterprise-Lösung vor, mit der Sie Ihre Inhalte sicher verwalten und gleichzeitig eine herausragende Benutzererfahrung bieten können. Glücklicherweise ist so ein System nicht nur vorstellbar, sondern tatsächlich verfügbar: Diese moderne Content-Management-Plattform trägt den Namen Box und erleichtert das Organisieren von Inhalten, das Automatisieren von Workflows und das Verwalten der Lebenszyklen von Dokumenten.

 

Content-Bereitstellung und Metadaten

Kontextbasierte Content-Bereitstellung

Klassifizieren von Inhalten: Organisieren Sie Inhalte mit Metadaten-Vorlagen, über die Ihre Dokumente, Bilder, Videos und anderen Inhalte anhand von Metadaten-Attributen gruppiert werden, die Sie festlegen.

Endlose Suchen gehören der Vergangenheit an: Weisen Sie den Dateien Metadaten zu und nutzen Sie erweiterte Suchfunktionen, um die Suchergebnisse zu filtern – so finden Sie jede gewünschte Datei im Handumdrehen.

Beseitigen von Datensilos: Migrieren Sie Dateien mithilfe von Metadaten aus bestehenden Content-Management-Tools in Box und verwalten Sie die Zugriffsberechtigungen und -Richtlinien zentral.

Workflow-Richtlinien und Automatisierung

Rationalisierung und Beschleunigung von Arbeitsabläufen

Freigabeautomatisierung: Von der Dokumentenverwaltung bis zu Abrechnungsprozessen können Teams interne und externe Prozesse automatisieren und Richtlinien festlegen, die vorgeben, welche Maßnahmen nach bestimmten domänenspezifischen Ereignissen zu ergreifen sind.

Reduzieren von Wiederholungen: Ermöglichen Sie die Automatisierung von Prozessen auf der Basis von bestimmten Ereignissen und Auslösern und steigern Sie dadurch die Effizienz von häufig durchgeführten Aufgaben wie dem Einführen neuer Mitarbeiter oder dem Genehmigen von Verträgen.

Kennzeichnen von Geschäftsrisiken: Schützen Sie Ihre Inhalte durch die Festlegung von Benachrichtigungen, die angezeigt werden, wenn unerwünschte Aktivitäten wie ein Zugriff durch unbekannte Benutzer auftreten.

Data Governance

Zusicherung von Information Governance

Verwalten von Archivierung und Aufbewahrung: Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Dokumente die Verwaltung bestimmen. Legen Sie automatisierte Richtlinien fest, mit denen Zeitpläne für das Aufbewahren, Archivieren und Löschen von Daten gesteuert werden.

Verwalten von Verschlüsselung und Rechten: Nutzen Sie Sicherheitsrichtlinien und Wasserzeichen für Dokumente, um Sicherheitsverletzungen bei vertraulichen Informationen wie Kreditkartennummern oder vertraulichem geistigen Eigentum zu verhindern.

Abwehrfähige eDiscovery: Identifizieren Sie relevante Inhalte, archivieren Sie Dokumente und Metadaten und verhindern Sie das Löschen von Informationen, sodass Sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einhalten.

Content Management mit Box transformieren